Frauderisicobeheer is het beheren van systemen en processen om het bedrijf te beschermen tegen financiële criminaliteit. Tegenwoordig, nu bedrijven elke minuut transacties uitvoeren, is fraudepreventie een onderdeel van de kernactiviteiten. Oplichters richten zich op organisaties van alle soorten en maten om op illegale wijze geld of gegevens te verkrijgen. Een effectief kader voor frauderisicobeheer maakt het mogelijk om deze risico's vroegtijdig op te sporen en fraude te voorkomen voordat deze plaatsvindt, terwijl er snel kan worden gereageerd als er toch fraude plaatsvindt.
In deze blog bespreken we de belangrijkste onderdelen van frauderisicobeheer, waarom het belangrijk is en hoe bedrijven een veerkrachtiger fraudebeschermingssysteem kunnen opzetten. Door deze informatie op te splitsen, kunnen bedrijven die te maken hebben met toenemende fraudedreigingen geld, hun merknaam en uiteindelijk het vertrouwen van de consument redden. Vanwege de steeds veranderende fraudetactieken moeten organisaties waakzaam blijven en hun beschermingsstrategieën regelmatig vernieuwen.
Wat is frauderisicobeheer?
Frauderisicobeheer omvat alles wat een organisatie doet om het risico op fraude te identificeren, te beoordelen en te beperken. Alles wat een bedrijf doet om zijn activa, gegevens en geld te beveiligen tegen illegale acties valt hieronder. Het maakt deel uit van de bredere structuur voor de preventie van financiële criminaliteit om fondsen te helpen beschermen tegen fraudeverlies.
Waarom frauderisicobeheer cruciaal is
Fraude kan ernstige gevolgen hebben voor het financiële deel van de organisatie. Het financiële verlies als gevolg van verduistering blijft niet beperkt tot gestolen geld of activa. Bedrijven investeren ook grote sommen in het herstellen van problemen na fraude, zoals de kosten van onderzoeken, het herstellen van inbreuken op systemen en juridische kosten.
Een ander nadeel van fraude kan een zware tol eisen van de reputatie en status van het bedrijf. De organisatie kan het vertrouwen van klanten, partners en investeerders verliezen wanneer het nieuws over fraude bekend wordt. Een dergelijke afname van vertrouwen kan zeer kostbaar zijn voor het bedrijf door verloren contracten, dalende aandelenkoersen of het zoeken naar nieuwe investeerders of partners.
Soorten fraude waar organisaties op moeten letten
Enkele vormen van fraude waar organisaties voortdurend op moeten letten, zijn:
- Fraude met financiële overzichten is een van de meest schadelijke vormen van fraude waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen. Hierbij manipuleren bedrijven opzettelijk hun financiële overzichten om betere prestaties te laten zien dan in werkelijkheid het geval is.
- De meest voorkomende vorm van fraude waarmee organisaties te maken krijgen, is verduistering van bedrijfsmiddelen. Dit gebeurt wanneer een persoon bedrijfsmiddelen voor persoonlijk gebruik wegneemt of misbruikt.
- Inkoopfraude richt zich op de inkoopprocessen van een entiteit. Bij dergelijke praktijken kunnen werknemers fictieve leveranciersaccounts aanmaken, betalingen voor niet-geleverde goederen goedkeuren of smeergeld aannemen van leveranciers voor contracten.
- Cyberfraude neemt exponentieel toe als gevolg van de toenemende digitalisering van bedrijven. Phishingaanvallen waarbij werknemers worden gemanipuleerd om gevoelige informatie vrij te geven, ransomware die de bedrijfssystemen vergrendelt, en een business email compromise, waarbij fraudeurs zich voordoen als leidinggevenden om betalingen te verkrijgen, vallen allemaal onder deze categorie.
Belangrijkste onderdelen van frauderisicobeheer
Een frauderisicobeheersysteem is een complete oplossing die bestaat uit meerdere onderling gekoppelde onderdelen die samenwerken om uitgebreide bescherming te bieden.
Frauderisicobeoordeling
Dit proces identificeert de gebieden en manieren waarop fraude binnen de organisatie kan plaatsvinden. Hierbij onderzoeken teams elk afzonderlijk bedrijfsproces en bepalen ze waar er kwetsbaarheden zijn waarvan kwaadwillenden misbruik kunnen maken.
Preventieve controles en strategieën
Teams voeren preventieve controles in om fraude snel te kunnen voorkomen. Deze maatregelen kunnen zowel technische maatregelen als operationele beleidsregels omvatten. Deze technische maatregelen kunnen de toegang tot het systeem beperken, meerdere goedkeuringen vereisen voordat transacties worden uitgevoerd en transacties onderwerpen aan automatische controles op ongebruikelijke patronen.
Detectiemechanismen
Detectiemechanismen identificeren fraude die al heeft plaatsgevonden of actief is. Deze tools scannen op patronen van ongebruikelijke activiteiten die kunnen wijzen op fraude. Het belang van data-analyse ligt in het analyseren van duizenden en duizenden transactiegegevens om patronen te identificeren die niet overeenkomen met normale zakelijke patronen.
Onderzoeksprotocollen
Als een detectiesysteem potentieel frauduleuze activiteiten identificeert, bepalen onderzoeksprotocollen hoe de organisatie reageert. Onderzoeksteams bestaan vaak uit personen die bedreven zijn in boekhouding, gegevenscontrole, interviewen en juridische analyse.
Reactie- en herstelplannen
Een reactie- en herstelplan geeft aan wat er moet gebeuren zodra daadwerkelijk is vastgesteld dat er fraude heeft plaatsgevonden. Deze plannen omvatten het stoppen van verdere fraude, het terugkrijgen van verloren activa en het verbeteren van systemen om dergelijke scenario's te voorkomen.
Voordelen van effectief frauderisicobeheer
Frauderisicobeheersystemen zijn een essentieel onderdeel van elke organisatie en de vele voordelen van de implementatie van een sterk risicobeheersysteem hebben een positieve invloed op het bedrijfsresultaat en het succes van de organisatie op lange termijn.
Minder financiële verliezen
Effectief beheer van frauderisico's vermindert de verliezen die organisaties lijden als gevolg van fraude. Dit bespaart ondernemingen niet alleen de directe kosten van gestolen geld, maar ook de indirecte kosten die gepaard gaan met onderzoeken en terugvorderingen, doordat pogingen tot fraude worden gestopt voordat ze escaleren en frauduleuze praktijken in een vroeg stadium worden aangepakt.
Verbeterde naleving van regelgeving
Een goed beheerd programma voor frauderisicobeheer blijkt een eenvoudigere en goedkopere maatregel te zijn om aan de wettelijke normen voor organisaties te voldoen. De meeste sectoren hebben financiële regelgeving die unieke controles tegen fraude en rapportageprotocollen vereist. Dit komt neer op minder nalevingsproblemen, een lager risico op sancties en een vlotter proces van regelgevende toetsing.
Verbeterd vertrouwen van klanten
Klanten voelen zich meer op hun gemak bij de organisatie en hun vertrouwen neemt toe wanneer ze er zeker van zijn dat hun account en gegevens veilig worden bewaard. Dit vertrouwen vormt de basis voor langdurige klantrelaties, meer omzet en positieve mond-tot-mondreclame.
Operationele efficiëntie
Effectieve fraudecontroles verbeteren de efficiëntie van bedrijfsprocessen in plaats van operationele belemmeringen te creëren. Real-time fraudedetectiesystemen markeren automatisch alleen verdachte transacties, terwijl legitieme transacties zonder vertraging worden doorgelaten. Deze combinatie zorgt ervoor dat medewerkers kunnen blijven werken zonder het risico op blootstelling te vergroten.
Betere besluitvorming
De gegevens die bedrijven verzamelen en de inzichten uit frauderisicobeheer helpen hen om goed doordachte zakelijke beslissingen te nemen. Leidinggevenden krijgen een veel duidelijker beeld van de operationele risico's en zwakke punten binnen het bedrijf. Dit inzicht stelt hen in staat om hun middelen optimaal in te zetten, prioriteit te geven aan investeringen in beveiliging en inzicht te krijgen in het gedrag van klanten.
Levenscyclus van frauderisicobeheer
De levenscyclus van frauderisicobeheer is de continue cyclus die organisaties doorlopen om effectieve bescherming tegen frauderisico's te implementeren en te handhaven. Deze constante cyclus zorgt ervoor dat de bescherming tegen fraude up-to-date blijft met de veranderende bedrijfsvoering en de vormen van fraude.
Planningsfase
De planningsfase legt de basis voor alle inspanningen die later zullen worden geleverd om frauderisico's te beheren. In deze fase schetsen organisaties hun strategie, operationele rollen en doelstellingen voor hun fraudeprogramma.
Risicobeoordelingsfase
Tijdens de risicobeoordelingsfase bepalen teams de potentiële frauderisico's voor de organisatie. Ze bekijken elk bedrijfsproces om de kwetsbaarheden te identificeren die door fraudeurs kunnen worden misbruikt. De beoordeling schat de waarschijnlijkheid van potentiële fraudetypes en de gevolgen ervan in geval van fraude.
Ontwerp- en implementatiefase
Organisaties creëren en implementeren controles om de kwetsbaarheden die door de risicobeoordeling zijn geïdentificeerd, te beperken. Deze controles zijn preventief van aard om ervoor te zorgen dat er geen fraude plaatsvindt en omvatten ook detectieve controles om fraude onmiddellijk na het plaatsvinden ervan op te sporen.
Monitoring- en detectiefase
De monitoringfase bestaat uit het continu monitoren van bedrijfsactiviteiten om te letten op aanwijzingen dat er fraude kan plaatsvinden. Organisaties maken effectief gebruik van data-analyse om transacties te analyseren en ongebruikelijke patronen te identificeren die nader onderzoek vereisen. Dit zorgt ervoor dat controles in de loop van de tijd effectief blijven, waarbij regelmatig wordt getest of ze nog steeds werken.
Onderzoeks- en oplossingsfase
Het onderzoeksproces begint wanneer bij de monitoring mogelijke fraude wordt ontdekt. Teams houden zich aan voorgeschreven procedures voor het verzamelen van bewijsmateriaal, het interviewen van betrokken partijen en het vastleggen van informatie. Wanneer kan worden vastgesteld dat er sprake is van fraude, omvat het oplossingsproces het beëindigen van de activiteit, het weigeren van toegang aan de betrokken personen en het terugvorderen van activa indien mogelijk.
Beoordelings- en verbeteringsfase
De laatste fase van de cyclus is het beoordelen van de onderzoeken. Er wordt gekeken hoe de fraude is gepleegd, welke controles hebben gefaald en welke waarschuwingssignalen zijn over het hoofd gezien. De resultaten van deze analyse kunnen helpen bij het ontwikkelen van nieuw beleid, procedures en trainingsprogramma's of het verbeteren van bestaande.
Wat is frauderisicobeoordeling?
Frauderisicobeoordeling is een cruciale stap in elk initiatief ter voorkoming van fraude. Door een proces te volgen, kunnen organisaties hun frauderisico's en de omvang daarvan vaststellen. Een evaluatie vormt de basis voor het beoordelen of alle relevante risico's zijn aangepakt. Als dat niet het geval is, kunnen de fraudecontroles belangrijke risico's missen of middelen naar gebieden met een lage prioriteit leiden.
Dit houdt in dat elk denkbaar fraudscenario wordt doorgenomen en vervolgens wordt beoordeeld hoe waarschijnlijk de fraude is en welke potentiële impact deze kan hebben. Teams analyseren bedrijfsprocessen, toegangscontroles en toezichtmechanismen om zwakke punten te identificeren. Hierbij wordt rekening gehouden met zowel interne bedreigingen door medewerkers als externe bedreigingen door klanten, leveranciers of anderen. Door de waarschijnlijkheid en impact te beoordelen, kunnen frauderisico's worden gerangschikt van meest tot minst kritiek voor de organisatie, waardoor middelen kunnen worden toegewezen en ingezet waar dat het meest nodig is.
Organisaties moeten jaarlijks een volledige beoordeling uitvoeren en deze bijwerken wanneer er belangrijke veranderingen plaatsvinden in het bedrijf, de systemen of de externe omgeving. Idealiter is dit een proces dat wordt gedeeld door medewerkers van de afdelingen financiën, operations, IT en compliance, die verschillende visies hebben op bedrijfsrapportage.
Interne controles en beleid voor fraudepreventie
Effectieve interne controles bieden meerdere beschermingslagen die het veel moeilijker maken voor iemand om onopgemerkt fraude te plegen of ervoor te zorgen dat fraude lang onopgemerkt blijft wanneer deze zich voordoet.
Scheiding van taken
Kritieke taken worden verdeeld over verschillende medewerkers om ervoor te zorgen dat geen enkel individu controle heeft over een volledig proces. Het is nu veel moeilijker om fraude te plegen, omdat meerdere personen moeten samenspannen.
Autorisatiecontroles
Autorisatiecontroles helpen ervoor te zorgen dat transacties op de juiste wijze worden gecontroleerd voordat ze worden voltooid. Ze definiëren duidelijk wie welke transacties kan goedkeuren en welke bedragen een hoger goedkeuringsniveau vereisen.
Documentatienormen
De normen specificeren welke informatie voor elk type transactie verplicht moet worden geregistreerd en hoe lang deze informatie moet worden bewaard. Uitgebreide documentatie biedt een spoor voor audits om abnormale trends te identificeren. In geval van fraude levert het ook bewijsmateriaal voor een onderzoek.
Fysieke toegangscontroles
Fysieke controles voorkomen ongeoorloofde toegang tot fysieke activa en gevoelige gebieden. Dit kunnen bijvoorbeeld afgesloten opslagruimtes, bewakingscamera's en elektronische toegangskaarten zijn. Toegang tot ruimtes met waardevolle inventaris, blanco cheques of vertrouwelijke documenten moet strikt worden beperkt tot een klein aantal essentiële personen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij fraudebeheer
Er zijn een aantal belangrijke uitdagingen die organisaties moeten overwinnen om een effectief fraudepreventiesysteem op te zetten. Laten we er een paar bespreken.
Evoluerende fraudetechnieken
Naarmate criminelen nieuwe manieren vinden om controles te omzeilen, evolueren fraudemethoden voortdurend. Deze nieuwe methoden zijn vaak moeilijk te identificeren met traditionele fraudedetectiesystemen. Bedreigingen evolueren voortdurend en organisaties moeten hun fraudedetectiemodellen en -regels voortdurend actualiseren.
Problemen met datakwaliteit en -integratie
De meeste organisaties hebben klant- en transactiegegevens in niet-gekoppelde systemen. Deze datasilo's zorgen voor fragmentatie, waardoor bedrijven soms geen volledig beeld hebben van acties die op fraude kunnen duiden. De gegevens zitten ook vol met problemen zoals dubbele records, velden die onjuist zijn ingevuld of ontbreken, enzovoort, waardoor de detectie van fraude nog complexer wordt.
Evenwicht tussen veiligheid en gebruikerservaring
Robuuste beveiliging leidt doorgaans tot wrijving binnen de ervaringen van klanten en medewerkers. Opgelegde extra verificatiestappen, transactielimieten en toegangsbeperkingen zijn beperkend voor gebruikers en belemmerend voor bedrijven. Het blijft een uitdaging om ervoor te zorgen dat bedrijven het juiste niveau van bescherming hebben, zonder dat dit ten koste gaat van de dagelijkse routine.
Grensoverschrijdende complicaties
Fraudebeheer wordt ingewikkelder voor organisaties die wereldwijd actief zijn. Landen verschillen op het gebied van regelgeving, rapportagevereisten en klantverwachtingen. Ook betalingssystemen en identificatiemethoden verschillen van land tot land. Deze verschillen moeten worden beheerd, en om dat te doen en tegelijkertijd een consistent fraudebeschermingsprogramma te bieden, zijn expertise en flexibele systemen nodig.
Beperkte middelen
Het bezitten en exploiteren van een fraudebeheerprogramma brengt kosten met zich mee, en zelfs de grootste organisaties hebben beperkte middelen als het gaat om budget en personeel. Bedrijven hebben geen speciale middelen voor fraudebestrijding, vooral niet als het gaat om iets relatief nieuws, zoals cyberfraude.
Best practices voor het versterken van frauderisicobeheer
Door best practices toe te passen, kunnen organisaties een aantal van de meest voorkomende problemen aanpakken en een succesvollere fraudebescherming ontwerpen.
Zet een raamwerk voor frauderisicobeheer op
Een overzichtsraamwerk brengt structuur aan in alle activiteiten op het gebied van fraudebeheer. Dit soort constructie legt de verschillende rollen en verantwoordelijkheden, beleidsregels en rapportageprocessen vast en zorgt voor verantwoordingsplicht. Het koppelt frauderisicobeoordeling aan controleontwerp, monitoring, onderzoek en verbeteringsprocessen.
Ontwikkel een sterke antifraudecultuur
De organisatiecultuur speelt een belangrijke rol bij het succes van fraudepreventie. Leiders moeten duidelijk maken dat fraude niet wordt getolereerd en moeten ethisch gedrag voorleven. Beloningssystemen binnen de organisatie moeten zowel integriteit als prestatiedoelen weerspiegelen. Werknemers hebben behoefte aan duidelijke en veilige manieren om hun zorgen te uiten zonder zich zorgen te hoeven maken over de gevolgen.
Implementeer meerdere controlevakken
Effectieve fraudepreventie is gebaseerd op het gebruik van overlappende controles in plaats van één enkele maatregel. Deze 'diepgaande verdediging'-tactiek houdt in dat als één controle faalt, andere controles u zullen beschermen. Organisaties moeten preventieve controles, zoals het vereisen van goedkeuring, combineren met detectieve controles, zoals het rapporteren van uitzonderingen. Deze gelaagde aanpak maakt gebruik van zowel geautomatiseerde als handmatige controles.
Gebruik geavanceerde analyses en AI
Met behulp van een machine learning-model, dat continu wordt verbeterd bij elke verwerkte transactie, kunnen moderne analysetools gemakkelijk een groot transactievolume analyseren om fraudepatronen op te sporen die een mens gemakkelijk over het hoofd zou zien. Deze combinatie stelt organisaties in staat om complexe fraude te identificeren en valse positieve waarschuwingen tot een minimum te beperken.
Voer regelmatig trainingen en bewustmakingscampagnes uit
Trainingen moeten waarschuwingssignalen van fraude, responsprocedures en individuele verantwoordelijkheden omvatten. Door middel van periodieke nieuwsbrieven, teamdiscussies en regelmatige communicatie zorgen bewustwordingsprogramma's ervoor dat fraudepreventie continu blijft. Wanneer werknemers zich bewust zijn van de frauderisico's en hun rol in het voorkomen ervan, vormen ze een krachtige menselijke detectielaag.
Hoe beheren en verminderen bedrijven frauderisico's?
De meest succesvolle bedrijven laten frauderisicobeheer niet aan het toeval over, maar vertrouwen op een geïntegreerde, gestructureerde aanpak, ondersteund door technologie, processen en mensen. Het begint bij hen, door middel van een regelmatige beoordeling, waarbij ze inzicht krijgen in waar fraude het meest waarschijnlijk zal plaatsvinden om een beeld te krijgen van hun specifieke risicoprofiel. Vervolgens implementeren ze op basis van deze beoordelingen specifieke controles, zoals goedkeuringsworkflows voor transacties, beperkte systeemtoegang en transactiemonitoring. Deze organisaties begrijpen dat fraudepreventie een programma is, geen project.
Topbedrijven leggen ook de nadruk op het koesteren van een betere antifraudecultuur, zodat werknemers weten welke rol zij spelen bij het voorkomen van fraude. Door regelmatig trainingen te geven, blijft het bewustzijn rond fraude binnen de organisatie op een hoog niveau. De bedrijven gebruiken ook data-analyse om afwijkend gedrag te identificeren dat op fraude kan duiden en proactief kan worden aangepakt voordat er grote verliezen worden geleden. Ze integreren preventie-, detectie- en responsmogelijkheden om een holistische verdediging tegen fraudebedreigingen te bieden.
Conclusie
Een holistische benadering van frauderisicobeheer zorgt voor een evenwicht tussen traditionele en nieuwe bedreigingen. Om het hoofd te bieden aan de steeds geavanceerdere pogingen tot fraude, moeten organisaties effectieve interne controles koppelen aan geavanceerde detectietechnologieën om hun bescherming te waarborgen. Risicobeoordelingen helpen om middelen in te zetten op die gebieden van de organisatie die het meest bescherming nodig hebben. Met de voortdurende evolutie van fraudepraktijken moet ook het frauderisicobeheer voortdurend evolueren om effectief te blijven.
Organisaties die prioriteit geven aan beslissingen die fraudebestrijding ondersteunen, doen er goed aan een systematische aanpak te hanteren. Wees duidelijk over de frauderisico's en bouw eerst enkele controles in om de grootste risico's te beperken. Zorg ervoor dat u over preventie- en detectiemogelijkheden in verschillende lagen beschikt. Leer werknemers om rode vlaggen van fraude te herkennen en meldingen te doen als ze zich zorgen maken. Evalueer en vernieuw uw strategie voor frauderisicobeheer om rekening te houden met opkomende bedreigingen. Door deze basis te leggen, kunnen organisaties hun blootstelling aan fraudeurs minimaliseren en gewoon blijven functioneren.
FAQs
Frauderisicobeheer omvat een systematische evaluatie met betrekking tot de identificatie, beoordeling, preventie, detectie en reactie op frauderisico's.
Verschillende soorten fraude zijn onder meer fraude met financiële overzichten, verduistering van activa, fraude bij aanbestedingen, cyberfraude en identiteitsdiefstal.
In het proces van frauderisicobeoordeling worden potentiële fraudegevallen geïdentificeerd en beoordeeld op hun waarschijnlijkheid en impact, en of bestaande controles voldoende zekerheid bieden tegen deze fraudegevallen.
Organisaties zetten oplossingen in zoals data-analyseplatforms, transactiemonitoringsystemen, toegangscontroletechnologieën en kunstmatige intelligentieoplossingen. SentinelOne is een beveiligingsplatform dat cyberfraude kan helpen voorkomen door activiteiten binnen uw systeem te monitoren om ongewoon gedrag te detecteren dat kan leiden tot ongeoorloofde toegang tot privé- en gevoelige gegevens.
Bedrijven moeten minimaal één keer per jaar specifieke bedrijfsgebieden identificeren die aandacht vereisen, maar elke significante verandering in het bedrijf, de systemen of de externe bedreigingsomgeving moet aanleiding geven tot een update van de strategie voor frauderisicobeheer.
Enkele van de beste praktijken om dergelijke frauduleuze activiteiten te voorkomen zijn onder meer het implementeren van strenge toegangscontroles, het scheiden van kritieke taken tussen verschillende personen/werknemers, het geven van regelmatige fraudewaarschuwingen of bewustmakingstrainingen, het gebruik van data-analyse voor realtime monitoring van transacties en ten slotte het bieden van een duidelijk kanaal voor het melden van verdachte activiteiten.
