¿Qué es un contrato de retención de informes de incidentes (IR)?

Un contrato de retención de IR es un término contractual por el que una entidad celebra un contrato con un tercero, normalmente una empresa de relaciones con inversores (IR), para la prestación de servicios permanentes.

Mantener una comunicación clara y coherente con los inversores es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Las empresas necesitan una estrategia bien pensada para atraer a los inversores en medio del crecimiento, los cambios del mercado y las crisis. Esta es la brecha que llenan los contratos de retención de informes de incidentes (IR). La mayor parte de la capacidad de respuesta ante posibles crisis proviene de contar con un contrato de retención de IR adecuado. Mantiene a las empresas preparadas para abordar las cuestiones de los inversores y promueve la honestidad y la confianza en todas las situaciones. Establecer una relación con una empresa de IR ayuda a las empresas a gestionar las comunicaciones, contener las crisis y tranquilizar a los inversores sobre sus objetivos a largo plazo.

En esta publicación se analiza la importancia de los contratos de Incident Report para mantener una línea de comunicación eficaz entre una empresa y sus inversores durante un periodo de crecimiento, cambios en el mercado y crisis. Los lectores aprenderán qué es un contrato de retención de relaciones con inversores, cómo funciona en diferentes escenarios empresariales, sus ventajas, tipos y mejores prácticas. La publicación también explicará cómo las empresas eligen el contrato de retención de relaciones con inversores adecuado y los retos a los que pueden enfrentarse al gestionarlo, junto con información sobre los componentes clave de un contrato de retención eficaz.lt;/p>

¿Qué es un contrato de retención de IR?

Un contrato de retención de informes de incidentes (IR) es un término contractual por el que una entidad celebra un contrato con un tercero, normalmente una empresa de relaciones con inversores (IR), para la prestación de servicios permanentes, incluida la orientación sobre la comunicación con sus inversores. Un contrato de retención permite a una empresa interactuar con los inversores y tratar cuestiones. Las empresas con un contrato de retención de IR pueden emitir informes rápidamente, abordar las preocupaciones de los inversores en situaciones de crisis y desarrollar estrategias de comunicación duraderas.

La función de un contrato de IR en las relaciones con los inversores

La función principal de un asesor de relaciones con inversores es garantizar una comunicación clara y oportuna con los inversores para satisfacer sus necesidades. En lo que respecta a los asesores de relaciones con inversores, estos son muy importantes en los anuncios de resultados. Por ejemplo, en las juntas generales anuales y otras reuniones de accionistas, o en otros momentos de volatilidad del sentimiento de los inversores. Por ejemplo, una pequeña empresa tecnológica que tenga que retirar un producto debido a defectos de fabricación llamaría a su asesor de relaciones con inversores para asegurar a los inversores que los problemas se están resolviendo y que el rendimiento de la empresa no se ve afectado. En situaciones como estas, en las que la empresa y los inversores se encuentran en apuros y existe una gran probabilidad de que la mala confianza de los inversores perjudique a la empresa a largo plazo, este nivel de preparación y comunicación estructurada tiene un gran impacto a la hora de permitir que la empresa mantenga la confianza de los inversores, lo que garantiza aún más que los inversores y la empresa sean socios a largo plazo.

Los servicios de retención de IR son beneficiosos en eventos corporativos como fusiones y adquisiciones. Para ilustrarlo, supongamos que un fabricante farmacéutico de tamaño moderado quiere llevar a cabo una fusión. Durante la fusión, la empresa confió en su empresa de IR para las relaciones con los inversores. El retenedor de IR desarrolló mensajes para tranquilizar a los inversores sobre los beneficios de la fusión y las mejoras de marketing. Con la orientación proporcionada a través del retenedor, la empresa farmacéutica garantizó una transición fluida.

Ventajas de utilizar un contrato de servicios de relaciones con inversores

Las empresas que utilizan un contrato de servicios de relaciones con inversores pueden obtener varias ventajas clave, como las siguientes:

• Compromiso continuo con los inversores: Un enfoque más constante, prospectivo y activo de las relaciones con los inversores es fundamental para fomentar y preservar las relaciones a lo largo del tiempo. Si los beneficios trimestrales fluctúan, una empresa puede utilizar un contrato de retención de IR para mantener informados a los inversores. La empresa explicará los problemas de rendimiento y propondrá medidas para alcanzar el umbral de rentabilidad o la rentabilidad. Esta forma de comunicación ayuda a la futura dirección de la empresa a sobrevivir a la baja presión de venta de acciones.
• Estrategias de comunicación mejoradas: Las empresas que utilizan un contrato de IR tienen la oportunidad de comprender cómo contextualizar mejor sus mensajes a sus inversores. La comunicación es fundamental, especialmente durante la temporada de presentación de resultados, cuando las expectativas son altas. Por ejemplo, supongamos que una empresa minorista no ha cumplido sus previsiones de ingresos debido a interrupciones inesperadas en la cadena de suministro, por lo que ha recurrido a una de sus agencias de relaciones con inversores para elaborar un mensaje que abordara no solo los ingresos previstos que no se han alcanzado, sino también las iniciativas de la empresainiciativas futuras para frenar las cadenas de suministro y, por lo tanto, mitigar los riesgos futuros. Este mensaje positivo tranquilizó a los inversores y contribuyó a la estabilización del precio de las acciones tras el anuncio de los resultados.
• Gestión de crisis: En tiempos de crisis, ya sea por motivos financieros, retiradas de productos o una inspección regulatoria de la empresa, se ha observado que contar con un asesor de relaciones con inversores es beneficioso para gestionar las relaciones con las familias de los inversores. Un buen ejemplo de ello fue la pandemia de COVID-19, cuando la mayoría de las empresas sufrieron tensiones insostenibles. Las empresas con contratos de IR pudieron informar a los inversores sobre sus estrategias de crisis y su situación financiera. Esto les permitió capear el temporal con mayor facilidad que las empresas que no contaban con una estrategia de comunicación con los inversores.
• Planificación estratégica a largo plazo: Además de gestionar las comunicaciones a corto plazo, un contrato de IR permite a una empresa pensar más allá del periodo actual y alinearse con sus objetivos de crecimiento a largo plazo. Este enfoque es útil, ya que las comunicaciones con los inversores no se consideran tareas puntuales, sino un elemento táctico de un panorama más amplio. Por ejemplo, una startup fintech utilizó su contrato de IR para alinear las comunicaciones con los inversores con su plan de crecimiento a cinco años, lo que contribuyó a su expansión global. Facilitaron a sus inversores la comprensión de la conexión entre sus actividades y sus planes de expansión.

Tipos de contratos de relaciones con inversores

Los contratos de relaciones con inversores varían considerablemente en función de las necesidades de la empresa y la gama de servicios que se solicitan. Las empresas deben definir con mucho cuidado qué tipo de contrato es el más adecuado para su estrategia de relaciones con inversores.

• Contratos basados en proyectos: Las empresas con proyectos o eventos concretos, como lanzamientos de productos o salidas a bolsa, deben utilizar estos contratos. Estos contratos satisfacen necesidades de comunicación específicas para compromisos a corto plazo centrados en los retos deseados. Por ejemplo, una empresa de SaaS utilizó un contrato para garantizar una comunicación coherente con los inversores durante su primera salida a bolsa.
• Contratos mensuales: Los contratos mensuales ofrecen asistencia continua y sin complicaciones en función del contexto empresarial. Son útiles para empresas con requisitos de difusión de información periódicos, como las empresas públicas, que tienen necesidades continuas, como la publicación trimestral de estados financieros. Los contratos mensuales ayudan a las empresas a ajustar sus mensajes en función de la dinámica del mercado o de los comentarios de los inversores.
• Contratos anuales: Los contratos anuales son la opción más adecuada cuando una empresa tiene objetivos a largo plazo y necesita asistencia y apoyo continuos. Cuando se contrata un servicio de este tipo, la empresa de relaciones con inversores se encarga de aplicar las políticas de relaciones con inversores y de gestionar la comunicación en situaciones de crisis.

Cómo elegir el retenedor IR adecuado para su empresa

La selección de un contratista de IR adecuado depende en gran medida de los objetivos, el tipo de actividades y las finanzas de la empresa.

• Evaluar las necesidades de su empresa: Evaluar lo que su empresa necesita de una empresa de relaciones con inversores es el primer factor para seleccionar el contrato adecuado. Las empresas que se trasladan a nuevas regiones necesitan más servicios que las empresas maduras del sector que buscan asistencia pasiva.
• Determinar las restricciones presupuestarias: Existen varios tipos de contratos de servicios, cada uno con un rango de precios. Por este motivo, es aconsejable ajustar las necesidades de comunicación de la empresa al presupuesto disponible. Las empresas que trabajan con un presupuesto más ajustado pueden utilizar un contrato de servicios por proyecto. Sin embargo, las empresas más grandes pueden no dudar en comprometerse con un contrato de retención que amplíe el apoyo durante un período más largo.
• Evaluación de posibles empresas de relaciones con inversores: Las empresas deben llevar a cabo una cuidadosa diligencia debida sobre las posibles empresas de relaciones con inversores antes de firmar un contrato. Esto implica comprobar su reputación, resultados anteriores y experiencia relevante en el sector. También implica evaluar el estilo de comunicación, la capacidad de respuesta y el historial de gestión de crisis de la empresa de relaciones con inversores.
• Preguntas que se deben hacer a los posibles socios de relaciones con inversores: Durante la diligencia debida, las empresas deben buscar aspectos específicos que les ayuden a comprender la compatibilidad de la empresa de relaciones con inversores con sus necesidades. Algunas de las preguntas clave son: ¿Qué hacen para resolver los problemas? ¿Cómo saben que han hecho un buen trabajo en relaciones con inversores? ¿Qué tan familiarizados están con nuestra industria? Estas preguntas ayudan a determinar las habilidades y capacidades de la empresa de relaciones con inversores para apoyar los objetivos de la empresa.

El proceso de implementación de un contrato de retención de IR

• Consulta inicial y evaluación de necesidades: El primer paso del proceso consiste en que la empresa de relaciones con inversores concierta una cita con la empresa y le hace preguntas sobre sus operaciones y objetivos. Esto permite a ambas partes establecer expectativas realistas y preparar una estrategia de comunicación que se adapte mejor a sus necesidades.
• Desarrollo y planificación de la estrategia: Tras la consulta, la empresa de relaciones con inversores colabora activamente con la empresa y elabora una estrategia de comunicación detallada. Esta transmite la información necesaria, especifica los medios que se utilizarán y establece los indicadores de éxito.
• Ejecución y supervisión: Una vez elaborados todos los planes, el siguiente paso sería implementar la estrategia de comunicación, en la que el proveedor de servicios de relaciones con inversores se encarga de toda la comunicación con la empresa y de mantener la voz de esta adecuada al mercado. Se supervisará el rendimiento y se llevará a cabo una evaluación de la estrategia.
• Informes y ajustes: Además, se recomienda encarecidamente mantener una comunicación y actualizaciones periódicas mientras se lleva a cabo el contrato de IR. Esto incluye boletines de comunicación periódicos con una comprensión clara de la percepción de los inversores, el grado de cumplimiento del compromiso y la estrategia de comunicación empleada. Esto ayuda a la empresa a elaborar estrategias basadas en la opinión de los inversores y su respuesta a estrategias específicas.

Componentes clave de un contrato de retención de IR eficaz

Un contrato de servicios de relaciones con inversores eficaz suele incluir ciertos componentes. Entre ellos se encuentran:

• Alcance de los servicios: Es esencial que el contrato describa todas las tareas que debe realizar la agencia de relaciones con inversores, así como las conferencias trimestrales sobre resultados, la comunicación con los inversores y la gestión de la comunicación en situaciones de crisis. Esto garantiza el acuerdo mutuo sobre los servicios.
• Calendario y hitos: Además, es importante especificar en el acuerdo el calendario para la prestación de los servicios acordados con los hitos aplicables que acompañan a dichos eventos, como la publicación de informes de resultados, la celebración de juntas generales anuales de accionistas o la emisión de comunicados de prensa importantes sobre nuevos productos.
• Estructura de honorarios: También se debe fomentar una relación de trabajo positiva mediante la disponibilidad de precios claros y las tarifas de honorarios pagaderas, con los detalles de la estructura proporcionados en el acuerdo, de modo que se tengan en cuenta los posibles costes adicionales que puedan surgir durante la vigencia del contrato.
• Métricas de rendimiento e informes: En el contrato deben figurar métricas de rendimiento específicas, como el retorno de la confianza de los inversores o la estabilización de la volatilidad de los precios de las acciones, ya que dichas métricas proporcionan una forma clara de analizar la eficacia de los esfuerzos de la empresa de relaciones con inversores.

Retos comunes en la gestión de los contratos de IR

Varias empresas se enfrentan a obstáculos en la gestión de las relaciones con los inversores, a pesar de las numerosas ventajas que ofrece el uso de un contrato de IR.

• Alineación de expectativas: Es normal que ambas partes se sientan frustradas debido a suposiciones infundadas. Las expectativas deben definirse claramente para que las compartan la empresa y la firma de relaciones con inversores, y para establecer qué se considera un éxito.
• Mantenimiento de una comunicación clara: Durante la comunicación, la empresa y la firma de RI deben mantenerse en contacto constante. La comunicación y la retroalimentación regulares ayudan a reducir los malentendidos y garantizan que ambas partes trabajen en pos de la misma estrategia.
• Adaptarse a los cambios del mercado: La economía global es volátil, y los planes de RI deben ser adaptables. Las empresas y sus firmas de relaciones con inversores deben estar preparadas para cambiar las estrategias de comunicación en función de las fuerzas del mercado, las reacciones de los inversores o los acontecimientos repentinos.
• Evaluar el rendimiento de forma eficaz: El retorno de la inversión de un contrato de IR puede ser difícil de cuantificar. Las empresas deben definir métricas medibles para evaluar el éxito de las relaciones con los inversores, como la participación de los inversores, la estabilidad de las acciones y la opinión de los medios de comunicación.

Mejores prácticas de los contratos de IR

Una empresa debe adoptar algunas mejores prácticas para garantizar que su contrato de IR valga la pena.

• Comunicación regular: La comunicación entre la empresa y la firma de relaciones con inversores es necesaria para que no haya confusión y ambas puedan manejar rápidamente cualquier contingencia que pueda surgir debido a cambios en las circunstancias internas o externas.
• Adaptabilidad: Las empresas y las firmas de relaciones con inversores deben ser lo suficientemente adaptables como para revisar sus estrategias y ajustarlas a las condiciones actuales. Esto es especialmente importante durante eventos de eliminación o cuando surgen nuevas oportunidades imprevistas.
• Métricas claras: Establecer objetivos específicos y realistas desde el principio crea un entorno en el que la dirección y la empresa de relaciones con inversores pueden supervisar el progreso hacia sus objetivos y, cuando sea necesario, revisar sus planes.

Los retenedores de IR ayudan a las organizaciones a estar preparadas

Contar con un retenedor de IR es crucial para las organizaciones que buscan una comunicación rápida, veraz y proactiva con los inversores. Permite gestionar situaciones rutinarias y de crisis, garantizando que la comunicación se ajuste a los objetivos generales. Un retenedor de IR eficaz ayuda a prepararse para diversos eventos, fomenta la confianza de los inversores y preserva la viabilidad a largo plazo.

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FAQs

¿Qué es un servicio de retención de IR?

Un servicio de retención de IR es un acuerdo a largo plazo entre una empresa y una firma de relaciones con inversores para garantizar una comunicación adecuada con los inversores, gestionar crisis y desarrollar una estrategia a largo plazo.

¿Por qué utilizar un contrato de retención de informes de incidentes (IR)?

Un contrato de retención de IR es crucial para las empresas que desean comunicarse continuamente con sus inversores y mantenerlos informados incluso en momentos adversos. Ayuda a las empresas a abordar los problemas y mantener la confianza de los inversores.

¿Cuánto cuesta un contrato de retención de informes de incidentes?

Los honorarios de un contrato de IR se cobran en función de los servicios ofrecidos. Los contratos por proyecto cuestan unos pocos miles de dólares, mientras que los contratos anuales pueden tener tarifas mucho más elevadas por servicios de amplio alcance.

¿Cómo ayuda un contrato de IR en la gestión de crisis?

Un contrato de retención de IR es útil durante las crisis, ya que proporciona a las empresas las estrategias necesarias para transmitir mensajes a los inversores, evitando así una pérdida de confianza.