Voor bedrijven die samenwerken met derden of externe bedrijven is risicobeheer door derden een onmisbare praktijk geworden. Er moeten nieuwe risico's worden beheerd, aangezien organisaties steeds vaker diensten uitbesteden aan derden. Deze afhankelijkheid biedt enerzijds kansen, maar brengt anderzijds ook kwetsbaarheden met zich mee die systematisch toezicht vereisen.
Risicobeheer door derden houdt in dat elke externe relatie voortdurend wordt geëvalueerd om ervoor te zorgen dat deze blijft voldoen aan de eisen op het gebied van veiligheid, naleving en prestaties. Deze continue aanpak is effectief om opkomende risico's te identificeren naarmate relaties en bedrijfsomstandigheden in de loop van de tijd veranderen.
In deze blog bespreken we wat risicobeheer door derden (TPRM) is en hoe bedrijven succesvolle TPRM-programma's kunnen opzetten om zichzelf te beschermen. In deze blog worden ook de belangrijkste risicocategorieën, de kenmerken van een robuust risicobeheersysteem voor derde partijen en de praktijken die helpen om problemen te verminderen, onder de loep genomen.
Wat is risicobeheer door derden (TPRM)?
Risicobeheer door derden omvat het identificeren, analyseren en beheersen van risico's die voortvloeien uit het gebruik van middelen van derden. Dergelijke externe entiteiten kunnen leveranciers, zakenpartners, aannemers, enz. zijn. TPRM onderzoekt hoe deze relaties van invloed kunnen zijn op het bedrijf in termen van bedrijfsvoering, beveiliging, financiën en reputatie.
Nu steeds meer bedrijven gebruikmaken van diensten van derden, is het bereik van TPRM groter geworden. De meeste bedrijven maken voor hun workflows gebruik van tientallen of zelfs honderden externe leveranciers, van cloudopslag tot softwaretools, betalingsverwerking en klantenservice. Elke schakel vormt een mogelijk kanaal waardoor problemen de organisatie kunnen binnendringen. Een effectief TPRM-programma bekijkt deze relaties om kwetsbaarheden te identificeren voordat ze tot problemen leiden.
Waarom is risicobeheer van derden zo belangrijk?
De digitale toeleveringsketen is aanzienlijk verbreed, waardoor aanvallers meer toegangspunten hebben om de systemen aan te vallen. Het verbinden van het netwerk met een leverancier kan mogelijk een achterdeur naar de gegevens creëren waar iemand anders doorheen kan lopen. De meeste opvallende datalekken zijn niet rechtstreeks gericht op grote bedrijven, maar beginnen bij kleinere leveranciers met een zwakkere beveiliging. TPRM ontdekt deze mogelijke aanvalsroutes en verhelpt ze voordat ze kunnen worden misbruikt.
Het handhaven van een goed TPRM zorgt ervoor dat verschillende wetten worden nageleefd, waardoor boetes worden voorkomen. De AVG in Europa, de CCPA in Californië en branchewetgeving in de gezondheidszorg en financiële sector verplichten organisaties om leveranciersgerelateerde problemen te benchmarken. Het bedrijf kan door toezichthoudende autoriteiten medeaansprakelijk worden gesteld als de leverancier er niet in slaagt om klantgegevens te beschermen.
TPRM is cruciaal geworden nu gegevensprivacy voor steeds meer organisaties een topprioriteit is. Organisaties blijven verantwoordelijk voor de bescherming van klantgegevens wanneer ze deze doorgeven aan derde partijen. Door ervoor te zorgen dat iedereen in uw netwerk verantwoordelijk is voor gegevens, vermindert TPRM de kans op privacyproblemen die het vertrouwen in het bedrijf in gevaar kunnen brengen.
Veelvoorkomende soorten risico's van derden
Als bedrijven weten welke verschillende soorten risico's derden kunnen vormen, kunnen ze zich hiertegen op de juiste manier verdedigen.
- Financiële risico's: Leveranciers kunnen te maken krijgen met financiële instabiliteit die hun dienstverlening in gevaar brengt. De bedrijfsvoering kan ernstig worden verstoord wanneer een leverancier insolvent wordt of te maken krijgt met aanzienlijke cashflowproblemen.
- Verhoogd veiligheidsrisico: Leveranciers kunnen schade toebrengen aan de systemen. Hackers kunnen de softwareleverancier gebruiken om toegang te krijgen tot het netwerk als de beveiliging ervan tekortschiet. TPRM kijkt naar hoe leveranciers hun systemen beveiligen en hoe ze communiceren en verbinding maken met het systeem van de organisatie.
- Compliance-risico's: Deze risico's doen zich voor wanneer leveranciers zich niet houden aan wetten of industrienormen die van toepassing zijn op hun bedrijf. Als partners de gegevens beheren of handelen in hun eigen belang en regels overtreden, kan het bedrijf sancties opgelegd krijgen.
- Operationele risico's: Deze risico's hebben een directe invloed op de normale bedrijfsvoering. Ze variëren van leveranciers die ondermaatse productiefaciliteiten leveren, tot het niet halen van deadlines en storingen die van invloed zijn op kritieke diensten.
- Reputatierisico's: Deze risico's doen zich voor wanneer de handelingen van de leverancier een negatieve invloed hebben op het imago van het bedrijf. Bovendien, als een partner iets onbetrouwbaars gaat doen of slechte publiciteit krijgt, zullen mensen de reputatie van de organisatie associëren met die van hen.
Belangrijkste componenten van risicobeheer door derden
Een oplossingskader biedt de verschillende, onderling afhankelijke componenten van TPRM die nodig zijn om een sterk programma op te zetten.
Identificatie en classificatie van derde partijen
Effectief TPRM begint met het identificeren en classificeren van derde partijen. Dit houdt in dat er een volledige inventaris wordt opgemaakt van alle derde partijen waarmee de organisatie samenwerkt en dat deze worden geclassificeerd op basis van de mate van risico die ze vertegenwoordigen. Bij de classificatie wordt rekening gehouden met het type gegevens waartoe ze toegang hebben, hoe cruciaal ze zijn voor de bedrijfsvoering en aan welke wettelijke verplichtingen ze onderworpen zijn. Zo kunnen middelen worden ingezet voor de relaties die het meeste risico inhouden.
Risicobeoordeling en due diligence
Effectieve risicobeoordeling en due diligence stellen organisaties in staat om inzicht te krijgen in de unieke risico's die aan elke relatie verbonden zijn. Dit proces evalueert leveranciers vóór ondertekening en periodiek na ondertekening. Deze beoordelingen kunnen beveiligingsvragenlijsten of documentbeoordelingen omvatten, en in sommige gevallen ook tests ter plaatse of technische tests. Het doel is om hiaten in de controle van leveranciers te ontdekken die problemen voor het bedrijf kunnen opleveren.
Contractuele beveiliging en vereisten
Dit zijn bepalingen in contractuele overeenkomsten die de belangen van het bedrijf beschermen. Goed opgestelde contracten bevatten niet alleen beveiligingsvereisten, maar ook regels voor gegevensbescherming, clausules inzake het recht op controle en een duidelijke omschrijving van de gevolgen van het niet naleven van vastgestelde normen. Ze beschrijven de verwachtingen en houden derden die de gegevens verwerken of een bedrijfskritische dienst leveren verantwoordelijk.
Voortdurende monitoring en herbeoordeling
Hierdoor blijft de risico-informatie van de organisatie up-to-date. Wanneer TPRM effectief is, wordt niet gewacht tot contracten zijn gesloten om leveranciers te controleren, maar wordt er gelet op veranderingen die het risico kunnen vergroten. Dit omvat het monitoren van veiligheidsbeoordelingen, financiële gezondheidsindicatoren, nieuws over leveranciers en periodieke herbeoordelingen met een frequentie die is afgestemd op het risico.
Planning van incidentrespons
Planning van incidentrespons helpt organisaties bij het plannen van maatregelen voor problemen die zich voordoen met derde partijen. Deze plannen beschrijven de maatregelen die moeten worden genomen in geval van een datalek, kennisongeluk of dienstonderbreking die rechtstreeks van invloed is op bedrijven als klant van een leverancier. Deze procedure vermindert de schade wanneer zich incidenten voordoen en zorgt ervoor dat alle responsteams zich bewust zijn van hun taak.
Voordelen van effectief risicobeheer van derden
Organisaties die krachtige TPRM-programma's implementeren, behalen voordelen die verder gaan dan alleen risicobeperking.
Minder incidenten op het gebied van beveiliging en compliance
TPRM helpt bij het opsporen en verhelpen van problemen voordat deze schade veroorzaken. Door de zwakke punten van leveranciers te herkennen en te verhelpen, verlagen ze het risico op inbreuken en overtredingen van regelgeving. Door beveiligingsincidenten in de eerste plaats te voorkomen, besparen organisaties op de kosten en verstoringen die het gevolg kunnen zijn van het uitvoeren van een programma voor dreigingsbeperking vanaf nul.
Verbeterd inzicht in uitgebreide bedrijfsrisico's
Het biedt het management een beter inzicht in de verantwoordelijkheden binnen de hele organisatie. In plaats van alleen interne risico's te zien, kunnen besluitvormers ook zien hoe externe relaties van invloed zijn op het totale risico. Dit bredere perspectief maakt een beter geïnformeerd besluitvormingsproces mogelijk, naast een betere toewijzing van beveiligingsmiddelen.
Verbeterd prestatiebeheer van derden
Betere prestaties van derden betekent dat leveranciers de organisatie beter van dienst zijn. Door naast traditionele maatstaven zoals kosten en levertijden ook de prestaties op het gebied van beveiliging en compliance te meten, zijn leveranciers extra gemotiveerd om aan de normen te voldoen. Dit verhoogt het niveau van de relaties met derden.
Kostenefficiëntie door standaardisatie
Met TPRM neemt het werk om leveranciers te beheren af. Gestandaardiseerd TPRM zorgt voor uniforme processen die tijd en middelen kunnen besparen, in plaats van de tijdrovende, individuele methoden om met elke relatie om te gaan. Teams besteden minder tijd aan routinematige beoordelingen en meer tijd aan het aanpakken van belangrijke risico's.
Versterkt vertrouwen van belanghebbenden
Organisaties hebben controle over grotere risico's door een versterkt vertrouwen van belanghebbenden. Klanten, partners, investeerders en zelfs toezichthouders hebben meer vertrouwen in de algehele risicobeperking wanneer ze zien dat bedrijven de risico's van derden goed beheren.
Stappen voor het opzetten van een raamwerk voor het beheer van risico's van derden
De eerste stap bij het opzetten van een TPRM-raamwerk is het verkrijgen van steun van het managementteam. Leidinggevenden moeten de zakelijke redenen voor TPRM begrijpen, zoals het beschermen van het bedrijf tegen financieel verlies, boetes van toezichthouders en reputatieschade. Deze zichtbare steun helpt ook om weerstand te verminderen van teams die TPRM mogelijk zien als een belemmering voor de samenwerking met leveranciers.
Het opzetten van een methodologie voor risicobeoordeling zorgt voor consistentie in het programma. Deze aanpak schetst hoe organisaties leveranciersrisico's beoordelen, welke bevindingen voor hen het belangrijkst zijn en hoe ze verschillende soorten bevindingen verhelpen.
Het creëren van governancestructuren zorgt voor een duidelijke verantwoordelijkheid voor de TPRM-activiteiten. Dat kan onder meer het specificeren van rollen en verantwoordelijkheden binnen afdelingen, het opzetten van goedkeuringsworkflows en het oprichten van commissies om risicovolle relaties te beoordelen omvatten. Governancesystemen zorgen voor verantwoordingsplicht en voorkomen dat cruciale stappen worden uitgesteld of omzeild.
Technologische oplossingen hebben TPRM efficiënter en effectiever gemaakt. Met gespecialiseerde tools kunnen teams vragenlijsten automatiseren, beoordelingsresultaten bijhouden en prestatierapporten van leveranciers of andere soorten rapporten vastleggen. Dergelijke systemen helpen handmatige inspanningen en menselijke fouten tot een minimum te beperken en geven meer inzicht in de resultaten van het programma.
Ervoor zorgen dat medewerkers en leveranciers hun rol in TPRM begrijpen. Interne teams moeten de beoordelingstools begrijpen, weten hoe ze de resultaten moeten interpreteren en wanneer ze hun bezorgdheid moeten uiten. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat leveranciers begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe ze worden beoordeeld. Training helpt om gespecialiseerde kennis op peil te houden, aangezien het programma zich voortdurend ontwikkelt.
Metrics en KPI's om de effectiviteit van TPRM te meten
Door de prestaties van het programma te meten, krijgen organisaties inzicht in hun voortgang en waar er nog werk aan de winkel is.
Als het risicoprofiel van een organisatie verandert, kan dit eenvoudig worden bijgehouden aan de hand van de risicoscores van leveranciers. Beveiligingsbeoordelingen zetten deze risicofactoren om in een uitgebreide beoordeling voor elke leverancier. Dit helpt bedrijven om te bepalen of hun programma het totale risico in de loop van de tijd vermindert en om managed service providers te identificeren die extra aandacht nodig hebben.
De dekking van het programma wordt geëvalueerd aan de hand van het percentage voltooide beoordelingen. Het percentage tijdig voltooide vereiste beoordelingen geeft de fase/het stadium van voltooiing aan. Een laag voltooiingspercentage kan wijzen op een procesprobleem of een programma met onvoldoende middelen.
De efficiëntie wordt bijgehouden aan de hand van de tijd die nodig is om beoordelingen te voltooien. Hierbij wordt gekeken naar de tijd die verstrijkt tussen het begin en het einde van een leveranciersbeoordeling. Langzame beoordelingsperiodes kunnen bedrijfsprojecten vertragen en ontevredenheid veroorzaken bij interne teams en leveranciers.
Herstelpercentages geven aan hoe goed problemen worden opgelost. Hierbij wordt ook gekeken naar het percentage problemen dat leveranciers binnen de afgesproken termijn met succes hebben opgelost. Lage herstelpercentages betekenen dat bevindingen niet goed worden aangepakt.
De kosten van incidenten met derden kwantificeren de werkelijke schade. Dit omvat dekking voor incidentgerelateerde financiële verliezen die aan derden kunnen worden toegeschreven, waaronder kosten van inbreuken, bedrijfsonderbrekingen en boetes van toezichthouders. Het verlagen van de incidentkosten in de loop van de tijd is een teken van een effectief TPRM-programma.
Veelvoorkomende uitdagingen bij TPRM (Third-Party Risk Management)
Zelfs goed ontworpen TPRM-programma's worden geconfronteerd met uitdagingen die hun effectiviteit kunnen beperken. Laten we eens kijken naar enkele daarvan.
Onvolledig inzicht in het ecosysteem van derden
Het is een uitdaging om de blootstelling aan risico's in het ecosysteem volledig te beheren vanwege het beperkte inzicht in derden en hun uitgebreide netwerken. Een nog fundamenteler probleem is dat veel organisaties geen volledig overzicht hebben van hun leveranciers en wat die leveranciers leveren. Deze leemte ontstaat meestal door gedecentraliseerde inkoop, schaduw-IT en ontoereikende administratie.
Problemen met de schaalbaarheid van risicobeoordelingen
Klassieke beoordelingsmethoden, zoals uitgebreide vragenlijsten en beoordelingen ter plaatse, vergen veel tijd en moeite. Door de snelle toename van het aantal leveranciers hebben teams niet meer de energie om de kwaliteit van de beoordelingen op peil te houden en tegelijkertijd aan de zakelijke eisen te voldoen. Dit dilemma dwingt veel organisaties om kwaliteit op te offeren voor snelheid.
Inconsistente due diligence-processen
Onstabiele due diligence-processen zorgen voor inconsistente risicodekking. Deze evaluatiemethode wordt vaak binnen dezelfde organisatie gebruikt, maar kan in verschillende organisaties op verschillende manieren worden toegepast, waardoor de risicosignalen van dergelijke leveranciers niet geïntegreerd en niet vergelijkbaar zijn.
Beperkte verificatiemogelijkheden
Beperkte verificatiemogelijkheden verminderen het vertrouwen in de beoordelingsresultaten. Sommige organisaties nemen de zelfbeoordelingen van leveranciers over en baseren hun werkwijze op de verstrekte informatie zonder deze te valideren. Leveranciers kunnen verkeerde antwoorden geven of hun beveiligingsmaatregelen overdrijven.
Beperkte middelen en expertise
Beperkte beschikbare middelen en expertise verminderen de effectiviteit van de programma's. Veel organisaties hebben een tekort aan mensen met de vereiste vaardigheden, wat resulteert in oppervlakkige beoordelingen of grote achterstanden. Dit is des te problematischer gezien de technische complexiteit van moderne leveranciersdiensten.
Best practices voor risicobeheer van derden (TPRM)
Organisaties moeten enkele van de onderstaande best practices volgen om een effectief TPRM-programma te garanderen.
Implementeer een op risico's gebaseerde gelaagde aanpak
Gebruik een risicogebaseerde gelaagde aanpak om middelen te concentreren op waar ze de meeste waarde opleveren. De praktijk om leveranciers te groeperen op basis van datatoegangsniveaus, kriticiteit van diensten, regelgevende effecten, enz. Leveranciers met een hoog risico worden onderworpen aan een grondigere beoordeling en voortdurende monitoring, terwijl relaties met een lager risico minder streng worden beoordeeld. Hierdoor kan het TPRM-programma efficiënt worden uitgevoerd vanwege de correlatie tussen inspanning en risiconiveau.
Standaardiseer beoordelingsmethodologieën
Stel beoordelingsmethodologieën op organisatieniveau vast. Door voor alle leveranciers dezelfde vragenlijsten, evaluatiecriteria en scoringsmethoden te gebruiken, worden de resultaten vergelijkbaar en gemakkelijker te analyseren. Standaardisatie verbetert niet alleen het tempo aan de advieskant, maar vermindert ook de verwarring voor de leveranciers die met verschillende afdelingen binnen de organisatie werken.
Zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden en governance
Wijs duidelijke verantwoordelijkheden en governance toe om te voorkomen dat er hiaten in de dekking ontstaan. Door verantwoordelijkheden toe te wijzen voor verschillende aspecten van het TPRM-proces, wordt dubbel werk voorkomen en wordt ervoor gezorgd dat er niets tussen wal en schip valt. Goed bestuur omvat escalatiepaden voor bevindingen met een hoog risico en een evaluatie van de doeltreffendheid van het programma door het management.
Maak gebruik van automatisering en technologie
Gebruik automatisering en technologie om de dagelijkse activiteiten van teams uit te voeren. Met de huidige TPRM-platforms kunnen organisaties het verspreiden van vragenlijsten automatiseren, antwoorden bijhouden, risicoscores berekenen en rapporten genereren. Dankzij deze tools kan het team tijd besteden aan het analyseren van resultaten en het beperken van belangrijke risico's, in plaats van aan het beheren van documentatie.
Ontwikkel zinvolle statistieken en rapportages
Stel belangrijke KPI's en rapportages vast. Een sterk TPRM rapporteert aan belanghebbenden over belangrijke maatstaven die de huidige risiconiveaus en de huidige effectiviteit van TPRM weerspiegelen. De beste rapporten geven trends en gebieden aan die hulp nodig hebben, zonder de lezer te overladen met overbodige details.
Conclusie
In de verbonden wereld van het moderne bedrijfsleven heeft het beheer van risico's van derden zich gevestigd als een cruciaal aspect van de manier waarop organisaties zichzelf beschermen. De methoden en praktijken die in dit artikel worden beschreven, bieden een startpunt voor het opzetten van risicobeperkende en toch echt productieve TPRM-programma's. Systematische identificatie, beoordeling en beheersing van risico's van derden kan organisaties helpen om veel beveiligings- en nalevingsproblemen van tevoren te voorkomen.
Met de voortdurende verschuiving in de bedrijfsomgeving naar een groter gebruik van externe diensten, zal een degelijk TPRM steeds belangrijker worden. Organisaties die hierin uitblinken, zullen betere bescherming krijgen en meer waarde halen uit hun relaties met leveranciers.
FAQs
Third-Party Risk Management verwijst naar processen en activiteiten die helpen bij het identificeren, beoordelen en beheren van de risico's die gepaard gaan met externe organisaties zoals leveranciers, dienstverleners en zakenpartners.
TPRM in de context van cyberbeveiliging draait volledig om het verdedigen van de organisatie tegen bedreigingen die via relaties met derden kunnen binnendringen. Dit houdt in dat wordt onderzocht hoe leveranciers de gegevens beheren, dat hun beveiligingsmaatregelen worden geëvalueerd, dat hun systemen worden gecontroleerd op inbreuken of kwetsbaarheden en dat wordt geverifieerd of ze voldoen aan de beste praktijken op het gebied van beveiliging, om ervoor te zorgen dat ze geen toegangspoort voor aanvallen worden.
Een TPRM-raamwerk helpt een organisatie om strategisch te bepalen hoe zij intern omgaat met risico's van derden. Het omvat het beleid, de procedures, rollen, tools en normen die zij zullen gebruiken om hun relaties met leveranciers te regelen.
Hiervoor moet informatie over de leverancier worden verzameld door middel van vragenlijsten, documentatiebeoordelingen en zelfs bezoeken ter plaatse. Vergelijk deze gegevens met de beveiligings- en nalevingsvereisten. Beoordeel het risico op basis van deze resultaten en de relatie.
Meestal zijn er tal van verschillende teams betrokken bij het beheer van risico's van derden. Het selectie- en contractproces van leveranciers wordt grotendeels geleid door de inkoopafdeling. Informatiebeveiliging bepaalt het technische risico. Compliancecontroles zijn de wettelijke vereisten. Juridische beoordelingen van contracten. Operationele aanwijzingen worden vervolgens ingevoerd door bedrijfsonderdelen die gebruik zouden maken van de diensten van leveranciers.
Het risico dat elke relatie met zich meebrengt, is uniek, en dat geldt ook voor de frequentie van de beoordeling van risico's van derden. Anderen, zoals leveranciers die toegang hebben tot gevoelige gegevens of leveranciers die kritieke diensten leveren, kunnen van bedrijven verlangen dat zij hun prestaties elk kwartaal beoordelen. Leveranciers met een gemiddeld risiconiveau kunnen op jaarbasis worden beoordeeld.
