La gestione del rischio di frode consiste nella gestione di sistemi e processi volti a proteggere l'azienda dai reati finanziari. Oggi, in un contesto in cui le aziende effettuano transazioni ogni minuto, la prevenzione delle frodi è parte integrante dell'attività principale. I truffatori prendono di mira organizzazioni di ogni tipo e dimensione per ottenere illegalmente denaro o dati. Un quadro efficace di gestione del rischio di frode consente di individuare tempestivamente tali rischi e prevenire le frodi prima che si verifichino, rispondendo rapidamente nel caso in cui si verificassero comunque.
In questo blog discuteremo i componenti principali della gestione del rischio di frode, perché è importante e come le aziende possono creare un sistema di protezione dalle frodi più resiliente. Analizzandole nel dettaglio, queste informazioni possono far risparmiare denaro, salvaguardare il marchio e, in ultima analisi, preservare la fiducia dei consumatori per le aziende che devono affrontare minacce di frode sempre più gravi. A causa delle tattiche di frode in continua evoluzione, le organizzazioni devono rimanere vigili e aggiornare regolarmente le loro strategie di protezione.
Che cos'è la gestione del rischio di frode?
La gestione del rischio di frode comprende tutte le attività svolte da un'organizzazione per identificare, valutare e mitigare il rischio di frode. Rientra in questa categoria tutto ciò che un'azienda fa per proteggere i propri beni, dati e denaro da azioni illecite. Opera come parte di una più ampia struttura di prevenzione dei reati finanziari per aiutare a proteggere i fondi dalle perdite dovute a frodi.
Perché la gestione del rischio di frode è fondamentale
Le frodi possono avere un grave impatto sulla parte finanziaria dell'organizzazione. La perdita finanziaria associata all'appropriazione indebita non si limita al furto di fondi o beni. Le aziende investono anche ingenti somme per risolvere i problemi post-frode, come i costi delle indagini, la riparazione delle violazioni dei sistemi e le spese legali.
Un altro aspetto negativo della frode può essere un pesante impatto sulla reputazione e sullo status dell'azienda. L'organizzazione può perdere la fiducia di clienti, partner e investitori quando la notizia della frode si diffonde. Una tale diminuzione della fiducia può essere molto costosa per l'azienda in termini di contratti persi, calo dei prezzi delle azioni o ricerca di nuovi investitori o partner.
Tipi di frodi a cui le organizzazioni devono prestare attenzione
Alcune delle frodi a cui le organizzazioni dovrebbero prestare costante attenzione sono le seguenti:
- La frode nei bilanci è uno dei tipi di frode più dannosi per le aziende. Si verifica quando le aziende manipolano intenzionalmente i propri bilanci per mostrare risultati migliori di quelli reali.
- La forma di frode più frequente riscontrata dalle organizzazioni è l'appropriazione indebita di beni. Si verifica quando un individuo sottrae o abusa dei beni aziendali per uso personale.
- La frode negli appalti si concentra sui processi di acquisto di un'entità. In tali schemi, i dipendenti possono creare conti fornitori fittizi, approvare pagamenti per merci non consegnate o accettare tangenti dai fornitori per i contratti.
- Le frodi informatiche sono cresciute in modo esponenziale a causa dell'aumento della digitalizzazione tra le aziende. Gli attacchi di phishing che manipolano i dipendenti per ottenere informazioni sensibili, ransomware che blocca i sistemi aziendali e compromissione delle e-mail aziendali, in cui i truffatori si spacciano per dirigenti per ottenere pagamenti, rientrano tutti in questa categoria.
Componenti chiave della gestione del rischio di frode
Un sistema di gestione del rischio di frode è una soluzione completa che consiste in più componenti interconnessi che lavorano in tandem per fornire una protezione completa.
Valutazione del rischio di frode
Questo processo identifica le aree e le modalità in cui potrebbero verificarsi frodi all'interno dell'organizzazione. In questa fase, i team esaminano ogni singolo processo aziendale e individuano i punti vulnerabili che potrebbero essere sfruttati da malintenzionati.
Controlli e strategie di prevenzione
I team introducono controlli di prevenzione per poter prevenire rapidamente le frodi. Questi controlli possono consistere sia in misure tecniche che in politiche operative. I controlli tecnici potrebbero limitare l'accesso al sistema, richiedere diverse approvazioni prima dell'esecuzione delle transazioni e sottoporre le transazioni a controlli automatici per individuare modelli insoliti.
Meccanismi di rilevamento
I meccanismi di rilevamento identificano le frodi già avvenute o in corso. Questi strumenti analizzano i modelli di attività insolite che potrebbero essere indicativi di frodi. L'importanza dell'analisi dei dati risiede nell'analisi di migliaia e migliaia di dati relativi alle transazioni per identificare modelli non coerenti con i normali modelli di business.
Protocolli di indagine
Se un sistema di rilevamento identifica un'attività potenzialmente fraudolenta, i protocolli di indagine stabiliscono come l'organizzazione deve reagire. I team di indagine sono spesso composti da persone esperte in contabilità, revisione dei dati, colloqui e analisi legale.
Piani di risposta e recupero
Un piano di risposta e recupero indica cosa fare una volta accertata l'effettiva presenza di una frode. Questi piani includono l'interruzione di ulteriori frodi, il recupero dei beni persi e il potenziamento dei sistemi per evitare tali scenari.
Vantaggi di una gestione efficace del rischio di frode
I sistemi di gestione del rischio di frode sono un aspetto essenziale di qualsiasi organizzazione e i numerosi vantaggi derivanti dall'implementazione di un solido sistema di gestione del rischio influiscono positivamente sui profitti e sul successo a lungo termine dell'organizzazione.
Riduzione delle perdite finanziarie
Una gestione efficace del rischio di frode riduce le perdite subite dalle organizzazioni a causa delle frodi. Ciò consente alle imprese di risparmiare non solo i costi diretti dei fondi rubati, ma anche i costi indiretti associati alle indagini e al recupero, bloccando i tentativi di frode prima che si aggravino e affrontando i sistemi fraudolenti nelle prime fasi del loro sviluppo.
Maggiore conformità normativa
Un programma di gestione del rischio di frode ben gestito si rivela una misura più semplice e meno costosa per le organizzazioni per raggiungere gli standard legali. La maggior parte dei settori industriali ha normative finanziarie che richiedono controlli specifici contro le frodi e protocolli di segnalazione. Ciò si traduce in un minor numero di problemi di conformità, un minor rischio di sanzioni e un processo di revisione normativa più fluido.
Maggiore fiducia dei clienti
I clienti si sentono più a loro agio con l'organizzazione e la fiducia aumenta quando sono sicuri che il loro account e i loro dati sono al sicuro. Questa fiducia costituisce la base per relazioni più durature con i clienti, un aumento del volume d'affari e raccomandazioni positive tramite il passaparola.
Efficienza operativa
Controlli antifrode efficaci migliorano l'efficienza dei processi aziendali invece di creare ostacoli operativi. I sistemi di rilevamento delle frodi in tempo reale contrassegnano automaticamente solo le transazioni sospette, lasciando passare senza ritardi quelle legittime. Questa combinazione consente ai dipendenti di continuare a lavorare senza aumentare il rischio di esposizione.
Migliori processi decisionali
I dati acquisiti dalle aziende e le informazioni ricavate dalla gestione del rischio di frode aiutano a prendere decisioni aziendali ben ponderate. I dirigenti possono avere una visione molto più chiara dei rischi operativi e dei punti deboli dell'azienda. Questa consapevolezza consente loro di ottimizzare l'allocazione delle risorse, dare priorità agli investimenti nella sicurezza e comprendere le abitudini dei clienti.
Ciclo di vita della gestione del rischio di frode
Il ciclo di vita della gestione del rischio di frode è il ciclo continuo che le organizzazioni seguono per implementare e mantenere una protezione efficace contro il rischio di frode. Questo ciclo costante mantiene le protezioni contro le frodi aggiornate con l'evoluzione delle operazioni aziendali e delle modalità di frode.
Fase di pianificazione
La fase di pianificazione è quella che getta le basi per tutti gli sforzi che saranno intrapresi in seguito al fine di gestire i rischi di frode. In questa fase, le organizzazioni delineano la loro strategia, i ruoli operativi e gli obiettivi del loro programma antifrode.
Fase di valutazione del rischio
I team determinano i potenziali rischi di frode che colpiscono l'organizzazione durante la fase di valutazione del rischio. Esaminano ogni processo aziendale per identificare le vulnerabilità che potrebbero essere sfruttate da chi commette frodi. La valutazione stima la probabilità dei potenziali tipi di frode e le loro implicazioni in caso di frode.
Fase di progettazione e implementazione
Le organizzazioni creano e implementano controlli per mitigare le vulnerabilità identificate dalla valutazione dei rischi. Questi controlli sono di natura preventiva per garantire che non si verifichino frodi e includono anche controlli di rilevamento per individuare le frodi immediatamente dopo che si sono verificate.
Fase di monitoraggio e rilevamento
La fase di monitoraggio consiste nel monitoraggio continuo delle operazioni aziendali per individuare eventuali indicazioni di frode. Le organizzazioni utilizzano efficacemente l'analisi dei dati per analizzare le transazioni e identificare modelli insoliti che richiedono un ulteriore esame. Ciò garantisce che i controlli rimangano efficaci nel tempo, con test regolari che ne assicurano il corretto funzionamento.
Fase di indagine e risoluzione
Il processo di indagine ha inizio quando il monitoraggio rileva una potenziale frode. I team seguono le procedure prescritte per raccogliere prove, interrogare le parti coinvolte e registrare le informazioni. Quando è possibile determinare che si tratta di una frode, il processo di risoluzione prevede la cessazione dell'attività, il divieto di accesso alle persone coinvolte e il recupero dei beni, se possibile.
Fase di revisione e miglioramento
L'ultima fase del ciclo consiste nel valutare le indagini. Si esamina come è stata perpetrata la frode, quali controlli non hanno funzionato e quali segnali di allarme sono stati trascurati. I risultati di questa analisi possono aiutare a sviluppare nuove politiche, procedure e programmi di formazione o a migliorare quelli esistenti.
Che cos'è la valutazione del rischio di frode?
La valutazione del rischio di frode è una fase fondamentale in qualsiasi iniziativa di prevenzione delle frodi. Seguendo un processo, le organizzazioni possono determinare i propri rischi di frode e la loro entità. Una valutazione pone le basi per verificare se tutti i rischi rilevanti sono stati affrontati; in caso contrario, i controlli antifrode potrebbero trascurare rischi chiave o indirizzare le risorse verso aree a bassa priorità.
Ciò comporta l'esame di ogni scenario di frode immaginabile e la successiva valutazione della probabilità che la frode si verifichi e del potenziale impatto che potrebbe avere. I team analizzano i processi aziendali, i controlli di accesso e i meccanismi di supervisione per identificare i punti deboli. Si tiene conto sia delle minacce interne dei dipendenti che delle minacce esterne dei clienti, dei fornitori o di altri soggetti. La valutazione della probabilità e dell'impatto consente di classificare i rischi di frode in ordine di importanza per l'organizzazione, consentendo l'allocazione e la concentrazione delle risorse dove sono più necessarie.
Le organizzazioni dovrebbero completare una valutazione completa ogni anno e aggiornarla quando si verificano cambiamenti significativi nell'attività, nei sistemi o nell'ambiente esterno. Si tratta di un processo che, idealmente, dovrebbe essere condiviso dal personale finanziario, operativo, IT e di conformità che ha punti di vista diversi sulla rendicontazione aziendale.
Controlli interni e politiche per la prevenzione delle frodi
Controlli interni efficaci forniscono livelli di protezione che rendono molto più difficile per chiunque commettere frodi senza essere scoperto o garantire che la frode rimanga inosservata a lungo quando si verifica.
Separazione dei compiti
Separare i compiti critici tra diversi dipendenti per garantire che nessun individuo abbia il controllo sull'intero processo. Ora è molto più difficile commettere frodi perché più persone dovrebbero colludere.
Controlli di autorizzazione
I controlli di autorizzazione aiutano a garantire che le transazioni siano esaminate in modo appropriato prima di essere completate. Definiscono chiaramente chi può approvare quali transazioni e gli importi in dollari che richiedono un livello di approvazione più elevato.
Standard di documentazione
Gli standard specificano quali informazioni devono essere registrate obbligatoriamente per ogni tipo di transazione, nonché il periodo di conservazione dei registri. Una documentazione completa fornisce tracce per la revisione contabile al fine di identificare tendenze anomale. In caso di frode, fornisce anche prove per un'indagine.
Controlli di accesso fisico
I controlli fisici impediscono l'accesso non autorizzato alle risorse fisiche e alle aree sensibili. Questi possono essere, ad esempio, magazzini chiusi a chiave, telecamere di sorveglianza e tessere di accesso elettroniche. L'accesso alle aree in cui sono conservati beni di valore, assegni in bianco o documenti riservati dovrebbe essere strettamente limitato a poche persone essenziali.
Sfide comuni nella gestione del rischio di frode
Esistono numerose sfide significative che le organizzazioni devono superare per costruire un sistema efficace di prevenzione delle frodi. Ne discutiamo alcune.
Tecniche di frode in continua evoluzione
Man mano che i criminali trovano nuovi modi per aggirare i controlli, i metodi di frode continuano ad evolversi. Questi nuovi metodi sono spesso difficili da identificare utilizzando i tradizionali sistemi di rilevamento delle frodi. Le minacce evolvono costantemente e le organizzazioni devono aggiornare continuamente i propri modelli e le proprie regole di rilevamento delle frodi.
Problemi di qualità e integrazione dei dati
La maggior parte delle organizzazioni dispone di dati relativi ai clienti e alle transazioni in sistemi scollegati tra loro. Questi silos di dati creano una frammentazione che, a volte, non consente alle aziende di avere una visione completa delle azioni che potrebbero indicare una frode. I dati sono inoltre pieni di problemi come record duplicati, campi compilati in modo errato o mancanti e così via, rendendo ancora più complesso il rilevamento delle frodi.
Equilibrio tra sicurezza ed esperienza utente
Una sicurezza robusta induce normalmente attriti nell'esperienza dei clienti e dei dipendenti. Le misure di verifica aggiuntive imposte, i limiti alle transazioni e le restrizioni di accesso sono di natura limitante per gli utenti e ostacolano l'attività aziendale. È ancora difficile garantire alle aziende il giusto livello di protezione senza ostacolare la routine quotidiana.
Complicazioni transfrontaliere
La gestione delle frodi diventa più complicata per le organizzazioni che hanno una presenza globale. I paesi differiscono in termini di normative, requisiti di segnalazione e aspettative dei clienti. Anche i sistemi di pagamento e i metodi di identificazione variano da un paese all'altro. Queste variazioni devono essere gestite e farlo fornendo al contempo un programma di protezione dalle frodi coerente richiede competenze e sistemi adattabili.
Limiti delle risorse
Possedere e gestire un programma di gestione delle frodi ha un costo e anche le organizzazioni più grandi hanno risorse limitate in termini di budget e personale. Le aziende non dispongono di risorse dedicate alle frodi, soprattutto nel caso di fenomeni relativamente nuovi, come le frodi informatiche.
Migliori pratiche per rafforzare la gestione del rischio di frode
Applicando le migliori pratiche, le organizzazioni possono affrontare alcune delle questioni più comuni che devono affrontare e progettare una difesa contro le frodi più efficace.
Stabilire un quadro di riferimento per la gestione del rischio di frode
Un quadro generale fornisce una struttura a tutte le attività di gestione delle frodi. Questo tipo di struttura definisce i vari ruoli e responsabilità, le politiche e i processi di segnalazione e garantisce la responsabilità. Collega la valutazione del rischio di frode con la progettazione dei controlli, il monitoraggio, le indagini e i processi di miglioramento.
Sviluppare una forte cultura antifrode
La cultura organizzativa svolge un ruolo fondamentale nel successo della prevenzione delle frodi. I leader devono comunicare tolleranza zero nei confronti delle frodi e dare l'esempio con un comportamento etico. I sistemi di ricompensa organizzativi dovrebbero riflettere l'integrità tanto quanto gli obiettivi di rendimento. I dipendenti hanno bisogno di modi chiari e sicuri per esprimere le loro preoccupazioni senza doversi preoccupare delle conseguenze.
Implementare più livelli di controllo
Una prevenzione efficace delle frodi si basa sull'uso di controlli sovrapposti piuttosto che su un unico elemento. Questa tattica di "difesa in profondità" significa che se un controllo fallisce, gli altri vi proteggeranno. Le organizzazioni devono combinare controlli preventivi, come la richiesta di approvazione, e controlli investigativi, come la segnalazione delle eccezioni. Questo approccio a più livelli utilizza sia controlli automatizzati che manuali.
Utilizzare analisi avanzate e intelligenza artificiale
Con l'aiuto di un modello di apprendimento automatico, che migliora continuamente con ogni transazione elaborata, i moderni strumenti di analisi possono facilmente individuare un volume elevato di transazioni per individuare modelli di frode che un essere umano potrebbe facilmente trascurare. Questa combinazione consente alle organizzazioni di identificare frodi complesse e ridurre al minimo i falsi positivi.
Condurre regolarmente attività di formazione e sensibilizzazione
La formazione dovrebbe includere i segnali di allarme delle frodi, le procedure di risposta e le responsabilità individuali. Attraverso newsletter periodiche, discussioni di gruppo e comunicazioni regolari, i programmi di sensibilizzazione garantiscono che la prevenzione delle frodi rimanga costante. Quando i dipendenti sono consapevoli dei rischi di frode e del loro ruolo nella prevenzione, fungono da potente livello umano di rilevamento.
Come gestiscono e riducono il rischio di frode le aziende?
Le aziende di maggior successo non lasciano al caso la gestione del rischio di frode, ma si affidano invece a un approccio integrato e strutturato, supportato da tecnologia, processi e persone. Si inizia con una valutazione regolare per capire dove è più probabile che si verifichino le frodi e ottenere un quadro del proprio profilo di rischio specifico. Successivamente, implementano controlli specifici come flussi di lavoro di approvazione per le transazioni, accesso limitato al sistema e monitoraggio delle transazioni sulla base di tali valutazioni. Queste organizzazioni comprendono che la prevenzione delle frodi è un programma, non un progetto.
Le aziende di alto livello sottolineano inoltre l'importanza di promuovere una migliore cultura antifrode, in modo che i dipendenti siano consapevoli del proprio ruolo nella prevenzione delle frodi. Mantengono alta la consapevolezza delle frodi all'interno dell'organizzazione attraverso una formazione regolare. Le aziende utilizzano anche l'analisi dei dati per identificare comportamenti anomali che possono segnalare una frode e che possono essere affrontati in modo proattivo prima di subire perdite ingenti. Integrano capacità di prevenzione, rilevamento e risposta per fornire una difesa olistica contro le minacce di frode.
Conclusione
Un approccio olistico alla gestione del rischio di frode consentirà di trovare un equilibrio tra le minacce tradizionali e quelle nuove. Per affrontare i tentativi di frode sempre più sofisticati, le organizzazioni devono abbinare controlli interni efficaci a tecnologie di rilevamento di alto livello per garantire la loro protezione. Le valutazioni dei rischi aiutano a indirizzare le risorse verso le aree dell'organizzazione che necessitano maggiormente di protezione. Con la continua evoluzione dei sistemi di frode, anche la gestione del rischio di frode deve evolversi continuamente per essere efficace.
Le organizzazioni che danno priorità alle decisioni a sostegno della difesa dalle frodi ottengono i migliori risultati adottando un approccio sistematico. Chiarite i rischi di frode e create dei controlli che mitigano prima quelli più grandi. Assicuratevi di disporre di capacità di prevenzione e rilevamento a più livelli. Formate i dipendenti affinché individuino i segnali di allarme delle frodi e segnalino eventuali preoccupazioni. Rivedete e aggiornate la vostra strategia di gestione del rischio di frode per tenere conto delle minacce emergenti. Ponendo queste basi, le organizzazioni possono ridurre al minimo la loro esposizione al rischio di frodi e continuare a operare come al solito.
"FAQs
La gestione del rischio di frode comporta una valutazione sistematica relativa all'identificazione, alla valutazione, alla prevenzione, all'individuazione e alla risposta al rischio di frode.
I diversi tipi di frode includono frodi nei bilanci, appropriazione indebita di beni, frodi negli appalti, frodi informatiche e furti di identità.
Nel processo di valutazione del rischio di frode, vengono identificate le potenziali frodi e ne viene valutata la probabilità e l'impatto, nonché la capacità dei controlli esistenti di fornire una garanzia ragionevole contro di esse.
Le organizzazioni implementano soluzioni quali piattaforme di analisi dei dati, sistemi di monitoraggio delle transazioni, tecnologie di controllo degli accessi e soluzioni di intelligenza artificiale. SentinelOne è una piattaforma di sicurezza che può aiutare a prevenire le frodi informatiche monitorando l'attività all'interno del sistema per rilevare comportamenti insoliti che potrebbero portare ad accessi non autorizzati a dati privati e sensibili.
Almeno una volta all'anno, le aziende dovrebbero identificare le aree di business specifiche che richiedono attenzione, ma qualsiasi cambiamento significativo nell'attività, nei sistemi o nell'ambiente delle minacce esterne dovrebbe comportare un aggiornamento della strategia di gestione del rischio di frode.
Alcune delle migliori pratiche per prevenire tali attività fraudolente includono l'implementazione di rigorosi controlli di accesso, la separazione delle mansioni critiche tra vari individui/dipendenti, la fornitura di regolari avvisi di frode o formazione di sensibilizzazione, l'utilizzo dell'analisi dei dati per ottenere un monitoraggio in tempo reale delle transazioni e, infine, la fornitura di un canale chiaro per la segnalazione di attività sospette.