La massiccia multa di 345 milioni di euro inflitta a TikTok nel 2023 per violazione del GDPR è un classico esempio di cosa può andare storto quando si trascura la conformità.
La conformità è molto più di una semplice casella da spuntare. Se gestita correttamente, può rafforzare la fiducia dei clienti, migliorare la sicurezza interna e proteggerti da problemi legali e multe.
Nell'ambito più ampio della gestione della conformità, che comprende la valutazione dei rischi, lo sviluppo di politiche e la formazione in materia di conformità, il monitoraggio della conformità garantisce che la vostra azienda rimanga costantemente vigile rispetto alle esigenze e ai cambiamenti normativi, proteggendovi in ultima analisi dai rischi finanziari e legali.
Questo è esattamente ciò che è andato storto in tre diverse banche negli Stati Uniti. Prima del 2023, gli Stati Uniti avevano registrato un solo fallimento bancario che coinvolgeva un istituto con almeno 100 miliardi di dollari di attività: Washington Mutual nel 2008.
Tuttavia, questo numero è salito a tre nel giro di soli tre giorni nel marzo 2023. La Silicon Valley Bank, con 209 miliardi di dollari di attività, e la Signature Bank, con 110 miliardi di dollari di attività, sono entrambe fallite durante questo periodo. A maggio, la First Republic Bank, con 229 miliardi di dollari di attività, è diventata la quarta banca a crollare.
Le autorità di regolamentazione federali e statali hanno chiuso ciascuna di queste banche dopo che l'instabilità finanziaria ha causato il panico tra i clienti, che si sono precipitati a ritirare i propri depositi. I fallimenti sono stati attribuiti a una gestione inadeguata dei rischi legati all'aumento dei tassi di interesse e alla concentrazione della clientela, nonostante i numerosi avvertimenti delle autorità di regolamentazione.
Inoltre, a marzo, le autorità di regolamentazione svizzere hanno costretto Credit Suisse a fondersi con il suo concorrente più grande, UBS, a causa di una "crisi di fiducia".
In risposta a questi fallimenti, le autorità di regolamentazione bancaria statunitensi hanno imposto nuovi requisiti alle banche con un patrimonio superiore a 100 miliardi di dollari, imponendo riserve più elevate e strategie di gestione del rischio riviste.
Notate lo schema ricorrente? Queste multe sostanziali evidenziano una lezione fondamentale: trascurare la protezione dei dati e la conformità non solo compromette la fiducia, ma porta anche a enormi perdite finanziarie.
Impariamo come costruire un solido piano di monitoraggio della conformità per stare al passo con i cambiamenti normativi e ridurre al minimo i problemi legali, finanziari e di reputazione.
Che cos'è il monitoraggio della conformità?
La conformità è una serie di test relativi al controllo qualità che un'organizzazione implementa nelle proprie operazioni come parte della conformità normativa e delle politiche interne. Se eseguita correttamente, la conformità può aumentare la fiducia dei clienti, rafforzare la sicurezza interna e, di conseguenza, prevenire problemi legali e sanzioni.
Il monitoraggio della conformità è l'atto di monitorare continuamente se l'organizzazione sta rispettando le normative e le politiche. Ad esempio, l'Organizzazione internazionale per la normazione (ISO) e altri organismi di accreditamento lo menzionano nel loro processo di richiesta: richiedono alle organizzazioni di fornire un piano durante l'approvazione. Ciò garantisce che le aziende non solo soddisfino gli standard attuali, ma siano anche preparate ai futuri cambiamenti normativi.
La reputazione di qualsiasi impresa dipende in larga misura dalla sua capacità di seguire le normative del settore e i cambiamenti nel tempo. Il mancato rispetto di tali norme può comportare gravi conseguenze, come abbiamo visto in esempi recenti.
Importanza del monitoraggio della conformità
A livello globale, i governi, gli organismi di settore e persino le singole aziende hanno stabilito diverse regole di conformità che le imprese devono rispettare, indipendentemente dalla loro ubicazione.
La mancata conformità può comportare gravi ripercussioni per le aziende, da pesanti sanzioni pecuniarie a problemi legali. Un esempio recente è quello di Amazon, che è stato condannato a una multa di 886 milioni di dollari per aver violato le leggi dell'Unione Europea (UE) sulla protezione dei dati.
Oltre alle multe, la non conformità può comportare costose battaglie legali. Le aziende possono essere citate in giudizio da individui o gruppi interessati, con conseguenti spese legali aggiuntive e potenziali danni. Ad esempio, le violazioni dei dati possono dare luogo a cause collettive da parte dei clienti le cui informazioni personali sono state compromesse.
Inoltre, gli organismi di regolamentazione potrebbero imporre restrizioni o sanzioni, come la chiusura delle attività operative o modifiche obbligatorie alle pratiche commerciali. Tali sanzioni possono interrompere le operazioni commerciali e influire sui flussi di entrate.
Gli effetti a lungo termine della non conformità includono danni al marchio dell'azienda e alla fiducia dei clienti. Ricostruire la fiducia può essere un processo lungo e costoso, che influisce ulteriormente sulla quota di mercato e sul potenziale di crescita dell'azienda. In alcuni casi, gravi violazioni della conformità possono portare a un maggiore controllo da parte delle autorità di regolamentazione, con conseguenti audit e supervisioni più frequenti.
Ma non sono solo i team di sicurezza informatica ad essere responsabili del mantenimento della conformità.
I dirigenti senior e altro personale chiave devono seguire le pratiche in modo coerente per rimanere in linea con la conformità. Ad esempio, il California Consumer Privacy Act impone multe fino a 7500 dollari per ogni violazione a chi vende informazioni personali di minori (di età inferiore ai 16 anni) senza il loro consenso.
La conformità, in generale, è complicata. Si può infrangere la regola involontariamente. Si prenda ad esempio la violazione che ha coinvolto Pegasus Airlines nel marzo 2022. Il team di sicurezza informatica SafetyDetectives ha scoperto che una grande quantità di dati sensibili era stata esposta online a causa di un bucket AWS S3 non protetto. Questo bucket conteneva circa 23 milioni di file, tra cui dati di volo critici, informazioni personali dell'equipaggio e codice software, per un totale di circa 6,5 terabyte.
Tale esposizione avrebbe potuto compromettere migliaia di passeggeri e membri dell'equipaggio, violando potenzialmente le leggi turche sulla protezione dei dati, con conseguenti sanzioni fino a 183.000 dollari. Il problema è derivato dalla negligenza di un dipendente: un amministratore di sistema non ha configurato correttamente l'ambiente cloud, lasciando i dati non protetti. Fortunatamente, questo incidente non ha causato alcun danno duraturo noto. La svista evidenzia l'importanza di monitorare le interazioni degli utenti e di proteggere gli account privilegiati per prevenire tali vulnerabilità.
Inoltre, le aziende che operano in settori di nicchia potrebbero non avere una conoscenza completa delle normative o non essere aggiornate sulle leggi sulla protezione dei dati che includono politiche esplicite sulla privacy dei clienti. È qui che diventa essenziale un sistema di monitoraggio della conformità.
Aiuta l'organizzazione a gestire i rischi identificando tempestivamente i problemi, consentendole di risparmiare tempo e denaro e semplificando notevolmente la rendicontazione alle agenzie di regolamentazione.
Ecco come il monitoraggio della conformità svolge un ruolo importante:
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Mitigazione dei rischi legali
Il monitoraggio della conformità aiuta a identificare tempestivamente i problemi, riducendo il rischio di gravi conseguenze legali e costose sanzioni, garantendo il continuo rispetto dei requisiti normativi.
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Garantire la privacy dei dati dei clienti
Monitorando attivamente la conformità, le organizzazioni possono proteggere meglio i dati dei clienti, garantendo il mantenimento degli standard di privacy e la prevenzione delle violazioni.
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Creare fiducia
Il rispetto costante dei requisiti di conformità favorisce la fiducia dei clienti, dimostrando che l'azienda apprezza e salvaguarda le loro informazioni personali.
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Crescita aziendale
Un monitoraggio efficace della conformità può semplificare le operazioni e ridurre la probabilità di problemi legali, consentendo alle aziende di concentrarsi sulla crescita e sull'espansione senza intoppi normativi.
Componenti essenziali di un piano di monitoraggio della conformità
Un solido sistema di monitoraggio della conformità è essenziale per le organizzazioni al fine di garantire il rispetto delle normative e mantenere l'integrità operativa. Questo sistema comprende diversi componenti chiave, ciascuno dei quali svolge un ruolo fondamentale nella gestione efficace della conformità.
1. Valutazione e analisi dei rischi
Un piano di monitoraggio della conformità efficace inizia con una combinazione di valutazione del rischio e valutazione. Ciò include:
- Revisione e aggiornamento regolari delle politiche di conformità per riflettere le normative e le migliori pratiche attuali
- Assunzione di revisori esterni per condurre valutazioni periodiche e identificare eventuali lacune
- Implementazione di audit interni continui per garantire il rispetto delle politiche di conformità e identificare le aree di miglioramento.
- Utilizzo della tecnologia per automatizzare i processi di conformità, monitorare le modifiche normative e mantenere registrazioni accurate.
2. Formazione dei dipendenti
Una buona formazione può portare vantaggi in molti modi:
- Riduce la possibilità di violazioni.
- L'organizzazione rimane al riparo da responsabilità legali.
- Aumenta la produttività.
- Garantisce che le persone siano consapevoli delle proprie responsabilità in materia di conformità.
3. Politiche di conformità chiare e ruoli definiti
Politiche ben documentate e ruoli chiaramente definiti costituiscono parti integranti di un piano di conformità:
- Avere politiche chiare aiuta a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e fornisce protocolli per gestire le situazioni.
- La nomina di responsabili o manager della conformità previene la supervisione della conformità. Questi membri del personale conducono anche audit e si mantengono aggiornati sui cambiamenti normativi.
Vantaggi del monitoraggio della conformità
Il monitoraggio della conformità offre diversi vantaggi che hanno un impatto significativo su un'organizzazione.
- Migliore gestione dei rischi: se un'azienda è coerente nella sua strategia di monitoraggio della conformità, può identificare tempestivamente le opportunità di rischio, che possono essere affrontate per evitare problemi legali.
- Miglioramento della reputazione dell'organizzazione: il rispetto costante dei requisiti normativi dimostra l'integrità e le pratiche etiche che riflettono la fiducia che i clienti, i partner e gli stakeholder desiderano riporre in un'organizzazione conforme.
- Semplificazione della rendicontazione normativa: La preparazione dei rapporti di audit diventa più semplice e richiede meno tempo e risorse, mentre l'organizzazione rispetta le scadenze e soddisfa le aspettative dell'ente normativo.
- Maggiore sicurezza dei dati: Il monitoraggio continuo aiuta a proteggere le informazioni sensibili garantendo il rispetto costante dei protocolli di sicurezza. Ciò riduce il rischio di violazioni dei dati e aiuta a mantenere la conformità alle leggi sulla protezione dei dati, salvaguardando così le informazioni dei clienti.
- Maggiore agilità aziendale: Grazie a un solido sistema di monitoraggio della conformità, le organizzazioni possono adattarsi rapidamente alle nuove normative e agli standard di settore. Questa agilità consente alle aziende di stare al passo con i cambiamenti normativi e mantenere la conformità senza interruzioni significative delle operazioni.
- Riduzione delle responsabilità legali e finanziarie: Rimanendo conformi, le aziende possono ridurre al minimo il rischio di azioni legali e sanzioni finanziarie. Il monitoraggio della conformità aiuta a garantire che tutti i requisiti normativi siano soddisfatti, riducendo così l'esposizione a cause legali e multe.
- Miglioramento del morale dei dipendenti: Un programma di conformità ben strutturato favorisce un ambiente di lavoro positivo, garantendo che le politiche e le procedure siano chiare e applicate in modo coerente. I dipendenti si sentiranno sicuri e apprezzati in un'organizzazione che dà priorità agli standard etici e al rispetto delle normative.
Guida al mercato CNAPP
La guida di mercato Gartner per le piattaforme di protezione delle applicazioni cloud-native fornisce informazioni chiave sullo stato del mercato delle CNAPP.
Leggi la guidaSviluppare un programma efficace di monitoraggio della conformità
Dopo aver compreso i concetti fondamentali del monitoraggio della conformità, mettiamoli in pratica elaborando un piano di lavoro adatto alle vostre esigenze:
1. Condurre una valutazione dei rischi di conformità
Qualsiasi buon piano dovrebbe iniziare con l'individuazione delle lacune dell'organizzazione. Ciò comporta l'esecuzione di una valutazione approfondita dei rischi di conformità al fine di identificare le aree di rischio, valutare gli elementi di rischio e, preferibilmente, determinare anche il fattore di probabilità del rischio.
Ad esempio: Un'organizzazione sanitaria potrebbe percepire dei rischi per la privacy dei dati dei pazienti in base alle linee guida stabilite dalle norme e dai regolamenti HIPAA. Ciò può aiutare a valutare il rischio rappresentato da personale non adeguato per quanto riguarda il trattamento dei dati.
Una revisione di questa natura può essere effettuata ogni tre mesi al fine di incorporare i nuovi cambiamenti nel panorama normativo o nell'ambiente aziendale.
2. Strategie per la definizione delle politiche di conformità
Le politiche di conformità dovrebbero essere un manuale di facile comprensione per i dipendenti che si interrogano su come dovrebbero comportarsi e svolgere le loro attività all'interno dell'azienda.
Tali politiche dovrebbero concentrarsi sulla garanzia che non vengano violate le norme legali e gli altri requisiti a cui la vostra organizzazione è attualmente soggetta. È consigliabile rivedere regolarmente tali politiche per stare al passo con l'evoluzione dei requisiti normativi.
Ad esempio, un istituto finanziario crea una politica che definisce il quadro di riferimento per la segnalazione di operazioni sospette in conformità con la legge sul segreto bancario. La politica definisce le caratteristiche delle attività sospette e richiede ai dipendenti di segnalare eventuali sospetti entro 24 ore al responsabile della conformità competente. Inoltre, illustra in dettaglio la portata delle tutele concesse agli informatori.
3. Formare i dipendenti sulle politiche e le procedure
Quando si conducono sessioni di formazione sulle linee guida in materia di procedimenti penali, è opportuno sottoporre i dipendenti a un programma di formazione sulla conformità completo, divertente e coinvolgente. La loro partecipazione determinerà il successo dei programmi di conformità.
Tenersi al passo con le nuove normative può essere ulteriormente facilitato fornendo una formazione di aggiornamento sulle nuove politiche.
Ad esempio, un workshop di formazione interattivo in un'organizzazione manifatturiera potrebbe includere attività come l'uso di materiali pericolosi, che devono essere maneggiati correttamente. Ciò rende più facile per i dipendenti comprendere i requisiti di conformità e le conseguenze del mancato rispetto degli stessi.
4. Intraprendere azioni correttive e preventive
Si possono avere i piani migliori, ma in qualche modo possono sempre sorgere dei problemi e, quando ciò accade, è necessario intraprendere azioni correttive tempestive. Inoltre, cercare di intraprendere azioni preventive contribuirà a garantire che tali incidenti non si ripetano.
Ad esempio: se si verifica una violazione dei dati a causa di politiche inadeguate in materia di sicurezza delle password, l'azienda deve adottare misure correttive come l'introduzione di politiche rigorose in materia di password e lo svolgimento di audit interni sulla sicurezza. Successivamente, può anche procedere a organizzare regolarmente sessioni di formazione sulla sicurezza informatica per sottolineare l'importanza della sicurezza dei dati.
Sfide nel monitoraggio della conformità
Garantire un monitoraggio adeguato della conformità è un delicato esercizio di equilibrio. Tuttavia, affrontare queste sfide a testa alta contribuirà in modo significativo a garantire che le aziende traggano vantaggio da un solido programma di conformità.
Di seguito è riportata una panoramica delle problematiche più comuni e delle modalità per affrontarle:
#1. Gestire i cambiamenti normativi
Uno dei maggiori ostacoli alla conformità è rappresentato dalla complessità e dalla continua evoluzione delle normative. Il panorama normativo è in continua evoluzione, a causa degli aggiornamenti legislativi, cambiamenti specifici del settore, standard internazionali e progressi tecnologici.
Ad esempio, le nuove norme di divulgazione della SEC, entrate in vigore nel gennaio 2024, richiederanno alle società quotate in borsa di fornire relazioni annuali dettagliate sui rischi di sicurezza informatica e di divulgare gli incidenti rilevanti entro quattro giorni. Ciò include la descrizione dei processi di gestione dei rischi e dei ruoli del consiglio di amministrazione e del CISO. I CISO dovranno lavorare a stretto contatto con dipartimenti come quello legale, revisione contabile e finanziario per sviluppare un rigoroso processo di valutazione della materialità informatica. La sfida consiste nel garantire che tutti i dettagli rilevanti siano divulgati in modo accurato e tempestivo, il che richiede una maggiore collaborazione tra i vari reparti.lt;/p>
Inoltre, l'integrazione dei nuovi requisiti nei sistemi esistenti e la gestione delle sovrapposizioni normative tra le diverse regioni aumentano la difficoltà.
Per semplificare questo processo, le aziende dovrebbero tenersi informate sugli ultimi aggiornamenti normativi e chiedere consiglio a esperti in grado di offrire una guida.
È fondamentale anche l'utilizzo di un software di monitoraggio della conformità come SentinelOne. Questi strumenti automatizzano il processo di monitoraggio delle varie normative, garantendo che le aziende siano sempre aggiornate, controllando il loro stato di conformità e individuando eventuali lacune o violazioni.
Investendo in tali piattaforme, le aziende possono migliorare l'efficienza dei loro processi di conformità, aumentare la precisione e ridurre il rischio di errori umani. Ciò rende molto più gestibile la navigazione nel labirinto delle normative.
#2. Limiti delle risorse
I limiti delle risorse possono rappresentare una sfida significativa quando si tratta di monitoraggio della conformità.
Ad esempio, le organizzazioni di piccole e medie dimensioni spesso devono fare i conti con un personale limitato, responsabile non solo della gestione della conformità, ma anche di altre attività operative critiche. Questa limitazione può comportare un'attenzione inadeguata alle attività di conformità, con il rischio di perdere aggiornamenti normativi o di un monitoraggio insufficiente.
Un'altra sfida è la complessità delle normative. Ad esempio, può essere difficile orientarsi tra GDPR, HIPAA o PCI-DSS. Ciascuna di queste normative ha requisiti specifici e aggiornamenti frequenti, rendendo difficile per le organizzazioni rimanere aggiornate e garantire la piena conformità senza risorse dedicate.
Anche il sovraccarico di dati aumenta la difficoltà. Le aziende devono elaborare e analizzare grandi volumi di dati per identificare i problemi di conformità, il che può essere particolarmente difficile senza strumenti avanzati.
#3. Gestione delle integrazioni
La compatibilità delle API è un ostacolo significativo che molte aziende devono affrontare quando integrano strumenti di conformità nei loro sistemi esistenti.
Questo perché la maggior parte delle aziende si affida a diversi sistemi software, come CRM, ERP e database legacy, che possono utilizzare altri formati di dati, protocolli di comunicazione o standard API. Un caso tipico potrebbe essere quello in cui il vostro CRM legacy è in XML e il nuovo strumento di conformità funziona in JSON, quindi la traduzione e l'aggiornamento dei dati non corrispondono.
Inoltre, se lo strumento di conformità richiede determinate API e i sistemi esistenti dispongono di API obsolete o non standard, l'integrazione diventa complessa e costosa. La sincronizzazione dei dati in tempo reale complica ulteriormente le cose, soprattutto quando la frequenza degli aggiornamenti dei sistemi esistenti è inferiore a quella richiesta dal nuovo strumento.
Per superare questo ostacolo, è necessario pianificare attentamente e con largo anticipo.
Tecnologie e strumenti software per il monitoraggio della conformità
Disporre degli strumenti giusti è fondamentale quando si tratta di gestire la conformità.
Questi strumenti di monitoraggio della conformità possono aiutare le aziende a trovare le soluzioni migliori per le loro esigenze specifiche:
1. SentinelOne: sicurezza avanzata basata sull'intelligenza artificiale
SentinelOne è una piattaforma avanzata di sicurezza cloud basata sull'intelligenza artificiale adatta a tutte le dimensioni aziendali adatta ad aziende di ogni dimensione. Monitora il punteggio di conformità nel tempo e identifica le tendenze che contribuiranno a migliorare la strategia di sicurezza generale.
Il dashboard di conformità di SentinelOne offre una visibilità completa dell'infrastruttura cloud grazie al supporto degli standard di sicurezza, tra cui lo standard PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), il NIST (National Institute of Standards and Technology) e lo standard ISO 27001 (ISO 27001).
La sua correzione automatica delle minacce con un solo clic e il motore di sicurezza offensivo hanno stabilito un nuovo standard di semplicità nell'analisi delle minacce e nel monitoraggio della conformità.
Gli strumenti SentinelOne CSPM di SentinelOne sono fondamentali per raggiungere un elevato livello di sicurezza e diventare un esempio straordinario di monitoraggio della conformità.
Caratteristiche principali:
- Gestione automatizzata dei problemi di configurazione del cloud
- Rimedio e analisi avanzati delle minacce
- Ampio supporto alla conformità, inclusa l'integrazione CI/CD
- Binary Vault per garantire che i componenti software soddisfino gli standard di sicurezza e conformità
- Tecnologia Storyline per creare cronologie dettagliate degli attacchi
- Offensive Security Engine per simulare attacchi, scoprire vulnerabilità e testare le difese
- Cloud Detection and Response (CDR) per proteggersi dalle minacce
- Piattaforma di protezione del carico di lavoro cloud (CWPP) per visibilità e conformità
- PurpleAI fornisce approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale per garantire accuratezza ed efficienza
- Sfrutta l'integrazione di SentinelOne con Synk per gestire le vulnerabilità nel codice, nei container e nelle dipendenze per una sicurezza elevata
- Scansione segreta per proteggere chiavi API, password e informazioni critiche
- Singularity Data Lake per un monitoraggio approfondito delle minacce e della conformità
Pro:
- Demo gratuita
- Semplifica gli audit con report dettagliati
- Migliora la cloud forensics con una tecnologia innovativa
Vedere SentinelOne in azione
Scoprite come la sicurezza del cloud basata sull'intelligenza artificiale può proteggere la vostra organizzazione con una demo individuale con un esperto dei prodotti SentinelOne.
Richiedi una demo2. Sprinto: automazione semplificata della conformità
Sprinto è anche piuttosto efficace nell'automazione del monitoraggio della conformità. Si integra bene con le configurazioni cloud ed è una soluzione ideale per qualsiasi azienda SaaS che desideri ottenere le certificazioni SOC 2, ISO 27001, GDPR, HIPAA, ecc.
Questo strumento di monitoraggio della conformità dei dati garantisce che i vostri sforzi in materia di conformità siano pertinenti e tempestivi. Caratteristiche principali:Robusta automazione per il monitoraggio e il controlloPro:
- Interfaccia intuitiva con assistenza di esperti
- Processo di certificazione rapido
Contro:
- Alcuni incontri con i clienti potrebbero presentare difficoltà legate al fuso orario
3. Connecteam: gestione completa dei dipendenti
Connecteam è un software all-in-one per la gestione dei dipendenti e il monitoraggio della conformità, ideale per team remoti e mobili.
Semplifica le operazioni quotidiane consentendo notifiche in tempo reale, raccolta dati e reportistica, rendendolo un solido esempio di monitoraggio della conformità per diverse esigenze aziendali.
Caratteristiche principali:
- Comunicazione fluida tramite un'app mobile
- Gestione efficiente delle attività e monitoraggio dei tempi
Pro:
- Conveniente e facile da usare
- Offre un'assistenza clienti eccellente
Contro:
- Le integrazioni sono ancora in fase di sviluppo
Questi strumenti forniscono efficaci esempi di monitoraggio della conformità in diversi ambienti aziendali, garantendo che la vostra organizzazione rimanga conforme e sicura.
Best practice per un monitoraggio efficace della conformità
Per quanto riguarda la sofisticatezza del tuo piano di monitoraggio della conformità, puoi incorporare le seguenti strategie efficaci:
#1. Audit e revisioni regolari
Audit e revisioni regolari sono una parte essenziale del monitoraggio della conformità. Gli audit periodici consentono all'organizzazione di misurare il livello di conformità con varie leggi e politiche interne.
Tali audit devono essere strategici, onnicomprensivi ed eseguiti da personale competente con l'obiettivo di individuare i problemi, determinarne il livello di rischio e risolverli tempestivamente.#2. Canali di comunicazione chiari
Canali di comunicazione chiari garantiscono che l'organizzazione8217;s interessate siano adeguatamente informate in merito alle aspettative di conformità, agli aggiornamenti normativi e persino ai cambiamenti di politica.Questi includono sessioni di formazione, newsletter e documentazione facilmente accessibile a cui i dipendenti possono fare riferimento in caso di necessità.
#3. Strategie di miglioramento continuo
Le organizzazioni dovrebbero adottare pratiche che garantiscano una valutazione e un miglioramento costanti delle pratiche di conformità. Ciò include la raccolta di input dagli audit, il monitoraggio delle tendenze all'interno degli organismi di regolamentazione e il benchmarking delle migliori pratiche del settore per attuare misure preventive contro le violazioni della conformità.
Queste tecniche rafforzano e preparano in modo efficiente e produttivo il vostro programma di conformità ai cambiamenti normativi.
#4. Creazione di un team dedicato alla conformità
Un team dedicato alla conformità garantisce un'efficace supervisione e gestione delle attività di conformità. Questo team dovrebbe essere responsabile di tutti gli aspetti del monitoraggio della conformità, compresa l'attuazione delle politiche, lo svolgimento di audit e la gestione dei cambiamenti normativi.
Inoltre, garantisce che gli sforzi di conformità siano coordinati e che vi sia un chiaro punto di contatto per qualsiasi questione relativa alla conformità.
Ricordate che è responsabilità dell'azienda formare e dotare il team delle risorse e dell'autorità necessarie per far rispettare le pratiche di conformità.
#5. Formazione e sensibilizzazione dei dipendenti
Una formazione efficace aiuta i dipendenti a comprendere le loro responsabilità in materia di conformità e perché è importante aderire ai protocolli stabiliti. Queste sessioni di formazione dovrebbero coprire le normative pertinenti, le politiche aziendali e le migliori pratiche ed essere aggiornate per riflettere eventuali cambiamenti nel panorama giuridico.
Fornire risorse quali manuali, corsi online e accesso a esperti in materia di conformità sostiene ulteriormente la formazione continua.
In questo modo, le aziende possono ridurre il rischio di violazioni accidentali e promuovere un approccio proattivo al rispetto delle normative.
#6. Implementare strumenti di monitoraggio della conformità
L'integrazione di strumenti automatizzati di monitoraggio della conformità può migliorare significativamente l'efficienza e l'accuratezza dei processi di conformità. Questi strumenti, come i software di gestione della conformità (ad esempio SentinelOne), aiutano a tenere traccia delle modifiche normative, a gestire la documentazione e a semplificare la rendicontazione.
L'automazione riduce il rischio di errori manuali e garantisce che le attività di conformità siano completate in modo coerente e tempestivo. Sfruttando la tecnologia, le organizzazioni possono ottenere informazioni in tempo reale sul loro stato di conformità, adattarsi rapidamente alle nuove normative e mantenere registrazioni complete.
Conclusioni
Considerati i casi di alto profilo che hanno coinvolto aziende che hanno dovuto affrontare multe ingenti, non si sottolineerà mai abbastanza l'importanza di rimanere conformi. Un programma di conformità efficace evita o riduce al minimo queste sanzioni, creando una cultura di integrità e trasparenza all'interno dell'organizzazione.
Abbiamo esaminato le pratiche chiave per migliorare il monitoraggio della conformità, tra cui:
- Condurre audit e revisioni regolari
- Mantenere canali di comunicazione chiari
- Implementare strategie di miglioramento continuo
L'uso di strumenti automatizzati di monitoraggio della conformità, la creazione di un team dedicato alla conformità e la priorità data alla formazione e alla sensibilizzazione dei dipendenti sono altrettanto importanti per garantire il rispetto delle normative e prevenire le violazioni.
Portate il vostro monitoraggio della conformità a un livello superiore con soluzioni avanzate come SentinelOne. Il nostro software completo per il monitoraggio della conformità offre visibilità in tempo reale sulla vostra infrastruttura cloud, risoluzione automatizzata delle minacce e report dettagliati.
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"Domande frequenti sul monitoraggio della conformità
Il monitoraggio della conformità è il processo continuo di verifica che la tua organizzazione rispetti tutte le norme, i regolamenti e le politiche interne applicabili alla tua attività. Si può considerare come una sorveglianza costante delle operazioni per assicurarsi che soddisfino i requisiti legali e gli standard del settore.
Ciò comporta l'uso di strumenti automatizzati e revisioni manuali per monitorare le attività e individuare eventuali aree in cui si potrebbero verificare delle carenze.
Un esempio comune è quello di un'organizzazione sanitaria che monitora il trattamento dei dati dei pazienti per garantire la conformità HIPAA. Essa tiene traccia di chi accede alle cartelle cliniche, di come vengono archiviati i dati e se viene utilizzata una crittografia adeguata.
Un altro esempio è una banca che controlla continuamente le transazioni per verificare la conformità alle norme antiriciclaggio, segnalando modelli sospetti che potrebbero indicare attività illegali. Questi controlli avvengono automaticamente tramite software e audit regolari.
Il monitoraggio della conformità aiuta a evitare costose multe, problemi legali e danni alla reputazione derivanti da violazioni normative. Fornisce visibilità in tempo reale sui potenziali problemi prima che questi si trasformino in questioni gravi.
Senza un monitoraggio adeguato, potresti non renderti conto delle lacune di conformità fino a quando non sarà troppo tardi e ti troverai a dover affrontare delle sanzioni. Inoltre, contribuisce a creare fiducia nei clienti e nei partner che vogliono sapere che stai proteggendo adeguatamente i loro dati.
Il monitoraggio continuo è essenziale perché le normative cambiano frequentemente e emergono costantemente nuovi rischi. I tradizionali audit annuali forniscono solo un'istantanea della conformità in un determinato momento, lasciando margini di manovra in cui possono verificarsi violazioni.
Con il monitoraggio continuo, è possibile individuare e risolvere i problemi di conformità non appena si verificano, invece di aspettare mesi prima di scoprirli. Questo approccio riduce il rischio di sanzioni e consente di stare al passo con i cambiamenti normativi.
Le tre tecniche principali sono audit regolari, sistemi di monitoraggio automatizzati e autovalutazioni. Gli audit regolari prevedono che team interni o esterni esaminino i processi e la documentazione per verificare la conformità.
Il monitoraggio automatizzato utilizza software per tracciare continuamente le attività e segnalare potenziali violazioni in tempo reale. Le autovalutazioni consentono alla vostra organizzazione di valutare il proprio stato di conformità e identificare le aree che necessitano di miglioramenti.
Inizia identificando tutte le normative applicabili alla tua attività e conducendo una valutazione dei rischi per individuare le aree ad alto rischio. Stabilisci politiche e procedure chiare che definiscano i requisiti di conformità per il tuo team. Utilizza strumenti automatizzati per monitorare continuamente le attività e generare avvisi quando sorgono problemi.
Pianifica audit e revisioni regolari per verificare che i tuoi sistemi di monitoraggio funzionino correttamente. Forma i tuoi dipendenti sui requisiti di conformità e assicurati che sappiano come segnalare i problemi.