Qu'est-ce qu'un contrat de services IR (Incident Report) ?

Un contrat de services IR est un contrat dans lequel une entité s'engage auprès d'un tiers, le plus souvent une société de relations avec les investisseurs (IR), pour la fourniture de services permanents.

Il est essentiel pour toute entreprise de maintenir une communication claire et cohérente avec ses investisseurs afin d'assurer son succès. Les entreprises ont besoin d'une stratégie bien pensée pour impliquer les investisseurs dans un contexte de croissance, d'évolutions du marché et de crises. C'est là qu'interviennent les contrats de services de gestion des incidents (IR). La plupart des capacités de réaction en cas de crise proviennent d'un contrat IR approprié. Il permet aux entreprises d'être prêtes à répondre aux questions des investisseurs et favorise l'honnêteté et la fiabilité dans toutes les situations. L'établissement d'une relation avec une société de gestion des IR aide les entreprises à gérer leurs communications, à contenir les crises et à rassurer les investisseurs quant à leurs objectifs à long terme.

Cet article traite de l'importance des contrats de gestion des IR pour établir une communication efficace entre une entreprise et ses investisseurs en période de croissance, de changements sur le marché et de crises. Les lecteurs découvriront ce qu'est un contrat de services IR, son fonctionnement dans différents scénarios commerciaux, ses avantages, ses types et ses meilleures pratiques. L'article explique également comment les entreprises choisissent le bon contrat de services IR et les défis auxquels elles peuvent être confrontées lors de sa gestion, tout en donnant un aperçu des éléments clés d'un contrat de services efficace.

Qu'est-ce qu'un contrat de services IR ?

Un contrat de services de gestion des incidents (IR) est un contrat dans lequel une entité s'engage auprès d'un tiers, le plus souvent une société de relations avec les investisseurs (IR), pour la fourniture de services permanents, notamment des conseils en matière de communication avec ses investisseurs. Un contrat de services permet à une entreprise d'interagir avec les investisseurs et de traiter les problèmes. Les entreprises sous contrat de services IR peuvent publier rapidement des rapports, répondre aux préoccupations des investisseurs en cas de crise et élaborer des stratégies de communication durables.

Le rôle d'un IR Retainer dans les relations avec les investisseurs

Le rôle principal d'un conseiller en relations avec les investisseurs est d'assurer une communication claire et opportune avec les investisseurs afin de répondre à leurs besoins. Les conseillers en relations avec les investisseurs jouent un rôle essentiel lors des annonces de résultats financiers, lors des assemblées générales annuelles et autres réunions d'actionnaires, ou à d'autres moments où le sentiment des investisseurs est volatil. Par exemple, une petite entreprise technologique qui doit rappeler un produit en raison de défauts de fabrication fera appel à son conseiller en relations avec les investisseurs pour rassurer les investisseurs sur le fait que les problèmes sont en cours de résolution et que les performances de l'entreprise ne sont pas affectées. Dans de telles situations, où l'entreprise et les investisseurs sont en difficulté et où il y a de fortes chances que le sentiment négatif des investisseurs nuise à l'entreprise à long terme, ce niveau de préparation et de communication structurée a un impact considérable sur la capacité de l'entreprise à conserver la confiance des investisseurs, garantissant ainsi que les investisseurs et l'entreprise resteront des partenaires à long terme. Les services de conseil en relations investisseurs sont utiles dans le cadre d'événements d'entreprise tels que les fusions et acquisitions. À titre d'exemple, supposons qu'un fabricant pharmaceutique de taille moyenne souhaite procéder à une fusion. Au cours de la fusion, l'entreprise s'est appuyée sur son cabinet de relations investisseurs pour gérer ses relations avec les investisseurs. Le prestataire IR a élaboré des messages visant à rassurer les investisseurs sur les avantages de la fusion et les améliorations marketing. Grâce aux conseils fournis par le prestataire, l'entreprise pharmaceutique a assuré une transition en douceur.

Avantages du recours à un prestataire IR

Les entreprises qui font appel à un prestataire IR peuvent bénéficier de plusieurs avantages clés, tels que :

• Engagement continu des investisseurs : Une approche plus constante, prospective et active des relations avec les investisseurs est fondamentale pour favoriser et préserver les relations au fil du temps. Si les bénéfices trimestriels fluctuent, une entreprise peut faire appel à un prestataire IR pour tenir les investisseurs informés. L'entreprise expliquera les problèmes de performance et proposera des mesures pour atteindre le seuil de rentabilité ou la rentabilité. Cette forme de communication aide la future direction de l'entreprise à survivre à une faible pression à la vente des actions.
• Stratégies de communication améliorées : Les entreprises qui ont recours à un contrat de services IR ont la possibilité de comprendre comment contextualiser au mieux leurs messages à l'intention de leurs investisseurs. La communication est essentielle, en particulier pendant la saison des résultats, lorsque les attentes sont élevées. Par exemple, supposons qu'une entreprise de vente au détail n'ait pas atteint ses prévisions de revenus en raison de perturbations imprévues de la chaîne d'approvisionnement. Elle a alors fait appel à l'une de ses agences de relations investisseurs pour élaborer un message qui abordait non seulement l'objectif de revenus non atteint, mais aussi les initiatives prises par l'entreprise pour freiner les chaînes d'approvisionnement et ainsi atténuer les risques futurs. Ce message positif a rassuré les investisseurs et contribué à stabiliser le cours de l'action après l'annonce des résultats.
• Gestion de crise : En période de crise, qu'elle soit d'ordre financier, liée à des rappels de produits ou à un contrôle réglementaire de l'entreprise, il a été constaté qu'un contrat de services IR était utile pour gérer les relations avec les investisseurs. La pandémie de COVID-19, qui a soumis la plupart des entreprises à des pressions insoutenables, en est un bon exemple. Les entreprises disposant d'un contrat de services IR ont pu informer les investisseurs de leurs stratégies de crise et de leur situation financière. Cela leur a permis de traverser la crise plus facilement que les entreprises qui n'avaient pas de stratégie de communication avec les investisseurs.
• Planification stratégique à long terme : Outre la gestion des communications à court terme, un contrat de services IR permet à une entreprise de voir au-delà de la période actuelle et de s'aligner sur ses objectifs de croissance à long terme. Une telle approche est utile, car la communication avec les investisseurs n'est pas considérée comme une tâche ponctuelle, mais comme un élément tactique s'inscrivant dans une vision plus large. Par exemple, une start-up fintech a utilisé son contrat de services IR pour aligner sa communication avec les investisseurs sur son plan de croissance quinquennal, ce qui a favorisé son expansion mondiale. Elle a ainsi permis à ses investisseurs de mieux comprendre le lien entre ses activités et ses plans d'expansion.

Types de contrats de services IR

Les contrats de services IR varient considérablement en fonction des besoins de l'entreprise et de la gamme de services recherchés. Les entreprises doivent définir très soigneusement le type de contrat le plus approprié à leur stratégie de relations avec les investisseurs.

• Contrats basés sur des projets : Les entreprises ayant des projets ou des événements particuliers, tels que des lancements de produits ou des introductions en bourse, devraient recourir à ce type de contrats. Ceux-ci répondent à des besoins de communication spécifiques pour des engagements à court terme axés sur les défis souhaités. Par exemple, une entreprise SaaS a utilisé une rémunération forfaitaire pour assurer une communication cohérente avec les investisseurs lors de sa première introduction en bourse.
• Rémunérations forfaitaires mensuelles : Les contrats mensuels offrent une assistance continue et sans tracas en fonction du contexte commercial. Ils sont utiles pour les entreprises qui ont des besoins réguliers en matière de diffusion d'informations, comme les sociétés cotées en bourse, qui ont des besoins continus, tels que la publication trimestrielle de rapports. Les contrats mensuels aident les entreprises à adapter leur message en fonction de la dynamique du marché ou des commentaires des investisseurs.
• Contrats annuels : Les contrats annuels sont l'option la plus appropriée lorsqu'une entreprise a des objectifs à long terme et a besoin d'une assistance et d'un soutien continus. Dans le cadre d'un contrat annuel, la société de relations investisseurs met en œuvre les politiques de relations investisseurs et gère la communication de crise.

Comment choisir le bon contrat de services IR pour votre entreprise

Le choix d'un contrat de services IR approprié dépend en grande partie des objectifs, du type d'activités et des finances de l'entreprise.

• Évaluer les besoins de votre entreprise : Évaluer les besoins de votre entreprise vis-à-vis d'une société IR est le premier facteur à prendre en compte pour choisir le bon contrat. Les entreprises qui s'implantent dans de nouvelles régions ont besoin de plus de services que les acteurs industriels matures qui recherchent une assistance passive.
• Déterminer les contraintes budgétaires : Il existe différents types de contrats de services, chacun avec une fourchette de prix. C'est pourquoi il est judicieux d'aligner les besoins de communication de l'entreprise sur son budget disponible. Les entreprises disposant d'un budget plus serré peuvent opter pour un contrat de services basé sur des projets. Cependant, les grandes entreprises peuvent n'hésiter à s'engager dans un contrat de services qui étend le soutien sur une plus longue période.
• Évaluation des sociétés d'IR potentielles : Les entreprises doivent effectuer une vérification préalable minutieuse des sociétés d'IR potentielles avant de signer un contrat. Cela implique de vérifier leur réputation, leurs résultats passés et leur expérience dans le secteur concerné. Il s'agit également d'évaluer le style de communication, la réactivité et les antécédents en matière de gestion de crise de la société de relations investisseurs.
• Questions à poser aux partenaires potentiels en matière de relations investisseurs : Au cours de la diligence raisonnable, les entreprises doivent rechercher des éléments spécifiques qui les aideront à comprendre la compatibilité de la société de relations investisseurs avec leurs besoins. Voici quelques-unes des questions clés à poser : Que faites-vous pour résoudre les problèmes ? Comment savez-vous que vous avez fait du bon travail en matière de relations investisseurs ? Connaissez-vous bien notre secteur d'activité ? Ces questions permettent de déterminer les capacités et les compétences de la société de relations investisseurs à soutenir les objectifs de l'entreprise.

Le processus de mise en œuvre d'un dispositif de rétention IR

• Consultation initiale et évaluation des besoins : La première étape du processus consiste pour le cabinet IR à prendre rendez-vous avec l'entreprise et à lui poser des questions sur ses activités et ses objectifs. Cela permet aux deux parties de définir des attentes réalistes et de préparer une stratégie de communication qui répond au mieux à leurs besoins.
• Élaboration et planification de la stratégie : Après la consultation, la société de relations investisseurs s'engage activement auprès de l'entreprise et élabore une stratégie de communication détaillée. Celle-ci transmet les informations nécessaires, précise les médias à utiliser et fixe les indicateurs cibles de réussite.
• Exécution et suivi : Une fois tous les plans établis, l'étape suivante consiste à mettre en œuvre la stratégie de communication, le prestataire IR étant responsable de toute la communication avec l'entreprise et veillant à ce que le discours de celle-ci soit adapté au marché. Les performances seront suivies et une évaluation de la stratégie sera effectuée.
• Rapports et ajustements : En outre, une communication et des mises à jour régulières sont fortement recommandées pendant la durée du contrat de services IR. Cela comprend des bulletins d'information réguliers permettant de bien comprendre la perception des investisseurs, la qualité de l'exécution de la mission et la stratégie de communication mise en œuvre. Cela aide l'entreprise à élaborer des stratégies en fonction du sentiment des investisseurs et de leur réaction à des stratégies spécifiques.

Éléments clés d'un contrat de services IR efficace

Un contrat de services IR efficace comprend généralement certains éléments. Il s'agit notamment des éléments suivants :

• Étendue des services : Il est essentiel que le contrat décrive toutes les tâches que l'agence de relations investisseurs doit accomplir, ainsi que les conférences téléphoniques trimestrielles sur les résultats, la communication avec les investisseurs et la gestion de la communication de crise. Cela permet de garantir un accord mutuel sur les services.
• Calendrier et étapes clés : En outre, il est important de préciser dans le contrat le calendrier de fourniture des prestations convenues, avec les étapes importantes qui accompagnent ces événements, tels que la publication des rapports financiers, la tenue des assemblées générales annuelles des actionnaires ou la publication de communiqués de presse importants concernant de nouveaux produits.
• Structure tarifaire : Une relation de travail positive doit également être favorisée par la mise à disposition d'une tarification claire et des taux de rémunération applicables, avec les détails de la structure fournis dans le contrat, afin que tous les coûts supplémentaires liés à la mission soient pris en compte.
• Indicateurs de performance et rapports : Des indicateurs de performance spécifiques, tels que le retour des investisseurs ou la stabilisation de la volatilité des cours boursiers, doivent être précisés dans le contrat, car ils permettent d'analyser clairement l'efficacité des efforts déployés par la société de relations investisseurs.

Défis courants dans la gestion des contrats de services IR

Plusieurs entreprises rencontrent des obstacles dans la gestion des relations avec les investisseurs malgré les nombreux avantages liés à l'utilisation d'un contrat de services IR.

• Aligner les attentes : Il est normal que les deux parties soient frustrées en raison d'hypothèses infondées. Les attentes doivent être clairement définies afin d'être partagées entre l'entreprise et la société de relations investisseurs et de déterminer ce qui constitue une réussite.
• Maintenir une communication claire : Lors de la communication, l'entreprise et la société de relations investisseurs doivent rester en contact permanent. Une communication et un retour d'information réguliers contribuent à réduire les malentendus et à garantir que les deux parties travaillent dans le sens de la même stratégie.
• S'adapter aux changements du marché : L'économie mondiale est volatile et les plans de relations investisseurs doivent être adaptables. Les entreprises et leurs agences de relations investisseurs doivent être prêtes à modifier leurs stratégies de communication en fonction des forces du marché, des réactions des investisseurs ou des événements imprévus.
• Évaluer efficacement les performances : Le retour sur investissement d'un contrat de services IR peut être difficile à quantifier. Les entreprises doivent définir des indicateurs mesurables pour évaluer le succès des services IR, tels que l'engagement des investisseurs, la stabilité des actions et le sentiment des médias.

Meilleures pratiques en matière de contrat de services IR

Une entreprise doit adopter quelques bonnes pratiques pour s'assurer que son contrat de services IR en vaut la peine.

• Communication régulière : Une communication régulière entre l'entreprise et le cabinet de relations investisseurs est nécessaire afin d'éviter toute confusion et de permettre aux deux parties de gérer rapidement toute situation imprévue pouvant survenir en raison de changements dans les circonstances internes ou externes.
• Adaptabilité : Les entreprises et les sociétés d'IR doivent être suffisamment adaptables pour réviser leurs stratégies en fonction des conditions actuelles. Cela est particulièrement crucial lors d'événements de suppression ou lorsque de nouvelles opportunités imprévues se présentent.
• Indicateurs clairs : La définition d'objectifs spécifiques et réalistes dès le départ crée un environnement dans lequel la direction et la société de relations investisseurs peuvent suivre les progrès accomplis vers la réalisation de leurs objectifs et, le cas échéant, revoir leurs plans.

Les IR Retainers aident les organisations à se préparer

Disposer d'un IR Retainer est crucial pour les organisations qui recherchent une communication rapide, honnête et proactive avec les investisseurs. Il permet de gérer les situations courantes et les crises, en garantissant que la communication est en adéquation avec les objectifs généraux. Un contrat de services IR efficace aide à se préparer à divers événements, à renforcer la confiance des investisseurs et à préserver la viabilité à long terme.

FAQs

Qu'est-ce qu'un service de conseil en relations investisseurs ?

Un service de conseil en relations investisseurs est un accord à long terme entre une entreprise et une société de relations investisseurs visant à garantir une communication adéquate avec les investisseurs, à gérer les crises et à élaborer une stratégie à long terme.

Pourquoi utiliser un contrat de services IR ?

Un contrat de services IR est essentiel pour les entreprises qui souhaitent communiquer en permanence avec leurs investisseurs et les tenir informés, même en période difficile. Il aide les entreprises à résoudre les problèmes et à maintenir la confiance des investisseurs.

Combien coûte un contrat de services de rapport d'incident ?

Les honoraires d'un consultant en relations investisseurs sont calculés en fonction des services proposés. Les honoraires liés à un projet coûtent quelques milliers de dollars, tandis que les honoraires annuels peuvent être beaucoup plus élevés pour des services plus étendus.

En quoi les honoraires d'IR aident-ils à la gestion de crise ?

Un contrat de services IR est utile en cas de crise, car il fournit aux entreprises les stratégies nécessaires pour transmettre des messages aux investisseurs, évitant ainsi une perte de confiance.