La gestión del riesgo de fraude consiste en gestionar sistemas y procesos con el fin de proteger a la empresa contra los delitos financieros. Hoy en día, en un contexto en el que las empresas realizan transacciones cada minuto, la prevención del fraude forma parte del núcleo del negocio. Los estafadores se dirigen a organizaciones de todo tipo y tamaño para obtener dinero o datos de forma ilegal. Un marco eficaz de gestión del riesgo de fraude permite detectar estos riesgos de forma temprana y prevenir el fraude antes de que se produzca, al tiempo que se responde con rapidez si aún así se produce.
En este blog, analizaremos los principales componentes de la gestión del riesgo de fraude, por qué es importante y cómo las empresas pueden crear un sistema de protección contra el fraude más resistente. Al desglosarla, esta información puede ahorrar dinero, proteger la marca y, en última instancia, la confianza de los consumidores para las empresas que se enfrentan a amenazas de fraude cada vez mayores. Debido a las tácticas de fraude en constante evolución, las organizaciones deben permanecer alerta y actualizar sus estrategias de protección con regularidad.
¿Qué es la gestión del riesgo de fraude?
La gestión del riesgo de fraude es todo lo que hace una organización para identificar, evaluar y mitigar el riesgo de fraude. Todo lo que hace una empresa para proteger sus activos, datos y dinero contra acciones ilícitas entra dentro de esta categoría. Funciona como parte de una estructura más amplia de prevención de delitos financieros para ayudar a proteger los fondos contra pérdidas por fraude.
Por qué es fundamental la gestión del riesgo de fraude
El fraude puede afectar gravemente a la parte financiera de la organización. Las pérdidas financieras asociadas al desfalco no se limitan al robo de fondos o activos. Las empresas también invierten grandes sumas en rectificar los problemas posteriores al fraude, como el coste de las investigaciones, la reparación de las infracciones a los sistemas y los honorarios legales.
Otra desventaja del fraude puede ser el grave perjuicio que supone para la reputación y el prestigio de la empresa. La organización puede perder la confianza de sus clientes, socios e inversores cuando se difunde la noticia del fraude. Esta pérdida de confianza puede resultar muy costosa para la empresa, ya que puede provocar la pérdida de contratos, la caída del precio de las acciones o la dificultad para encontrar nuevos inversores o socios.
Tipos de fraude que las organizaciones deben vigilar
Algunos de los fraudes que las organizaciones deben vigilar constantemente son los siguientes:
- El fraude en los estados financieros es uno de los tipos de fraude más perjudiciales para las empresas. Se produce cuando las empresas manipulan intencionadamente sus estados financieros para mostrar un rendimiento mejor que el real.
- La forma de fraude más frecuente a la que se enfrentan las organizaciones es la malversación de activos. Esto ocurre cuando una persona toma o abusa de los activos de la empresa para uso personal.
- El fraude en las adquisiciones se centra en los procesos de compra de una entidad. En este tipo de estafas, los empleados pueden crear cuentas de proveedores ficticias, aprobar pagos por mercancías no entregadas o aceptar sobornos de los proveedores a cambio de contratos.
- El fraude cibernético ha crecido exponencialmente debido al aumento de la digitalización entre las empresas. Los ataques de phishing que manipulan a los empleados para que revelen información confidencial, el ransomware que bloquea los sistemas de la empresa y el compromiso del correo electrónico empresarial, en el que los estafadores se hacen pasar por ejecutivos para obtener pagos, forman parte de esta categoría.
Componentes clave de la gestión del riesgo de fraude
Un sistema de gestión del riesgo de fraude es una solución completa que consta de múltiples componentes interrelacionados que funcionan en conjunto para ofrecer una protección integral.
Evaluación del riesgo de fraude
Este proceso reconoce las áreas y las formas en que podría producirse el fraude en la organización. Es entonces cuando los equipos examinan cada uno de los procesos empresariales y determinan dónde hay vulnerabilidades que un malhechor podría aprovechar.
Controles y estrategias de prevención
Los equipos introducen controles de prevención para poder detener rápidamente el fraude. Estos controles pueden consistir tanto en medidas técnicas como en políticas operativas. Los controles técnicos podrían limitar el acceso al sistema, exigir varias aprobaciones antes de ejecutar transacciones y someter las transacciones a comprobaciones automáticas para detectar patrones inusuales.
Mecanismos de detección
Los mecanismos de detección identifican el fraude que ya se ha producido o que está activo. Estas herramientas buscan patrones de actividad inusual que puedan ser indicativos de fraude. La importancia del análisis de datos radica en analizar miles y miles de datos de transacciones para identificar patrones que no se ajustan a los patrones comerciales normales.
Protocolos de investigación
Si un sistema de detección identifica una actividad potencialmente fraudulenta, los protocolos de investigación dictan cómo debe reaccionar la organización. Los equipos de investigación suelen estar formados por personas con conocimientos de contabilidad, revisión de datos, entrevistas y análisis jurídico.
Planes de respuesta y recuperación
Un plan de respuesta y recuperación indica lo que se debe hacer una vez que se ha determinado que se ha producido un fraude. Estos planes incluyen detener nuevos fraudes, recuperar los activos perdidos y mejorar los sistemas para evitar estas situaciones.
Ventajas de una gestión eficaz del riesgo de fraude
Los sistemas de gestión del riesgo de fraude son un aspecto esencial de cualquier organización, y las numerosas ventajas de implementar un sistema sólido de gestión del riesgo repercuten positivamente en los resultados y el éxito a largo plazo de la organización.
Reducción de las pérdidas financieras
La gestión eficaz del riesgo de fraude reduce las pérdidas que sufren las organizaciones como consecuencia del fraude. Esto ahorra a las empresas no solo los costes directos de los fondos robados, sino también los costes indirectos asociados a las investigaciones y la recuperación, al detener los intentos de fraude antes de que se agraven y abordar los planes fraudulentos en una fase temprana de su desarrollo.
Mejora del cumplimiento normativo
Un programa de gestión del riesgo de fraude bien gestionado resulta ser una medida más fácil y menos costosa para que las organizaciones cumplan las normas legales. La mayoría de los sectores tienen regulaciones financieras que exigen controles específicos contra el fraude y protocolos de notificación. Esto se traduce en menos problemas de cumplimiento, un menor riesgo de sanciones y un proceso de revisión normativa más fluido.
Mayor confianza de los clientes
Los clientes se sienten más cómodos con la organización y su confianza aumenta cuando están seguros de que su cuenta y sus datos están protegidos. Esta confianza sirve de base para relaciones más duraderas con los clientes, un aumento del negocio y recomendaciones positivas de boca en boca.
Eficiencia operativa
Los controles eficaces contra el fraude mejoran la eficiencia de los procesos empresariales en lugar de crear barreras operativas. Los sistemas de detección de fraudes en tiempo real marcan automáticamente solo las transacciones sospechosas, mientras que las transacciones legítimas pasan sin demora. Esta combinación permite a los empleados seguir trabajando sin aumentar el riesgo de exposición.
Mejor toma de decisiones
Los datos que obtienen las empresas y la información que se deriva de la gestión del riesgo de fraude les ayudan a tomar decisiones empresariales acertadas. Los líderes pueden ver con mucha más claridad los riesgos operativos y las debilidades de toda la empresa. Esta conciencia les permite optimizar la asignación de recursos, priorizar las inversiones en seguridad y comprender los hábitos de los clientes.
Ciclo de vida de la gestión del riesgo de fraude
El ciclo de vida de la gestión del riesgo de fraude es el ciclo continuo por el que pasan las organizaciones para implementar y mantener una protección eficaz contra el riesgo de fraude. Este ciclo constante mantiene las protecciones contra el fraude actualizadas con la evolución de las operaciones comerciales y los modos de fraude.
Fase de planificación
La fase de planificación es la que sienta las bases para todos los esfuerzos que se realizarán posteriormente con el fin de gestionar los riesgos de fraude. En esta etapa, las organizaciones esbozan su estrategia, sus funciones operativas y los objetivos de su programa contra el fraude.
Fase de evaluación de riesgos
Los equipos determinan los posibles riesgos de fraude que afectan a la organización durante la fase de evaluación de riesgos. Analizan cada proceso empresarial para identificar las vulnerabilidades que podrían ser explotadas por alguien que cometa un fraude. La evaluación estima la probabilidad de los tipos de fraude potenciales y sus implicaciones en caso de que se produzca un fraude.
Fase de diseño e implementación
Las organizaciones crean e implementan controles para mitigar las vulnerabilidades identificadas por la evaluación de riesgos. Estos controles son de naturaleza preventiva para garantizar que no se produzcan fraudes y también incluyen controles de detección para detectar el fraude inmediatamente después de que se haya producido.
Fase de supervisión y detección
La fase de supervisión consiste en la supervisión continua de las operaciones comerciales para estar atentos a cualquier indicio de que pueda producirse un fraude. Las organizaciones utilizan eficazmente el análisis de datos para analizar las transacciones e identificar patrones inusuales que requieren un examen más detallado. Esto garantiza que los controles sigan siendo eficaces a lo largo del tiempo, con pruebas periódicas que aseguran que siguen funcionando.
Fase de investigación y resolución
El proceso de investigación comienza cuando la supervisión detecta un posible fraude. Los equipos siguen los procedimientos establecidos para recopilar pruebas, entrevistar a las partes implicadas y registrar la información. Cuando se determina que existe un fraude, el proceso de resolución consiste en poner fin a la actividad, denegar el acceso a las personas implicadas y recuperar los activos si es posible.
Fase de revisión y mejora
La última etapa del ciclo consiste en evaluar las investigaciones. Se examina cómo se cometió el fraude, qué controles fallaron y qué señales de alerta se pasaron por alto. Los resultados de este análisis pueden ayudar a desarrollar nuevas políticas, procedimientos y programas de formación, o a mejorar los ya existentes.
¿Qué es la evaluación del riesgo de fraude?
La evaluación del riesgo de fraude es un paso fundamental en cualquier iniciativa de prevención del fraude. Siguiendo un proceso, las organizaciones pueden determinar sus riesgos de fraude y el alcance de dichos riesgos. Una evaluación sienta las bases para determinar si se han abordado todos los riesgos relevantes; de lo contrario, los controles contra el fraude pueden pasar por alto riesgos clave o dirigir los recursos hacia áreas de baja prioridad.Esto implica analizar todos los escenarios de fraude imaginables y, a continuación, evaluar la probabilidad de que se produzca el fraude y el impacto potencial que puede tener. Los equipos analizan los procesos empresariales, los controles de acceso y los mecanismos de supervisión para identificar los puntos débiles. Se tienen en cuenta tanto las amenazas internas de los empleados como las amenazas externas de los clientes, proveedores u otros. La evaluación de la probabilidad y la clasificación del impacto permite ordenar los riesgos de fraude de mayor a menor importancia para la organización, lo que permite asignar y centrar los recursos donde más se necesitan.
Las organizaciones deben realizar una evaluación completa cada año y actualizarla cuando se produzcan cambios significativos en el negocio, los sistemas o el entorno externo. Se trata de un proceso que, idealmente, deben compartir el personal de finanzas, operaciones, TI y cumplimiento normativo, que tienen diferentes puntos de vista sobre la información corporativa.
Controles internos y políticas para la prevención del fraude
Los controles internos eficaces proporcionan capas de protección que hacen mucho más difícil que alguien cometa un fraude sin ser detectado o que el fraude pase desapercibido durante mucho tiempo cuando se produce.
Separación de funciones
Separar las tareas críticas entre diferentes empleados para garantizar que ninguna persona tenga control sobre todo el proceso. Ahora es mucho más difícil cometer un fraude, ya que se necesitaría la complicidad de varias personas.
Controles de autorización
Los controles de autorización ayudan a garantizar que las transacciones se revisen adecuadamente antes de completarse. Definen claramente quién puede aprobar qué transacciones y los importes en dólares que requieren un nivel de aprobación superior.
Normas de documentación
Las normas especifican qué información es obligatorio registrar para cada tipo de transacción, así como el periodo de conservación de los registros. Una documentación exhaustiva proporciona pistas para la auditoría con el fin de identificar tendencias anormales. En caso de fraude, también proporciona pruebas para una investigación.
Controles de acceso físico
Los controles físicos disuaden el acceso no autorizado a los activos físicos y las áreas sensibles. Estos pueden ser, por ejemplo, almacenes cerrados con llave, cámaras de vigilancia y tarjetas de acceso electrónico. Las áreas con inventario valioso, cheques en blanco o registros confidenciales deben estar estrictamente limitadas a unas pocas personas esenciales.
Retos comunes en la gestión del riesgo de fraude
Hay una serie de retos importantes que las organizaciones deben superar para crear un sistema eficaz de prevención del fraude. Veamos algunos de ellos.
Técnicas de fraude en constante evolución
A medida que los delincuentes encuentran nuevas formas de burlar los controles, los métodos de fraude evolucionan continuamente. Estos nuevos métodos suelen ser difíciles de identificar con los sistemas tradicionales de detección de fraudes. Las amenazas evolucionan constantemente, por lo que las organizaciones deben actualizar continuamente sus modelos y reglas de detección de fraudes.
Problemas de calidad e integración de los datos
La mayoría de las organizaciones tienen datos de clientes y transacciones en sistemas desconectados. Estos silos de datos crean una fragmentación que, en ocasiones, no permite a las empresas tener una perspectiva completa de las acciones que pueden indicar un fraude. Los datos también están plagados de problemas como registros duplicados, campos rellenados incorrectamente o que faltan, etc., lo que complica aún más la detección del fraude.
Equilibrio entre la seguridad y la experiencia del usuario
Una seguridad robusta suele provocar fricciones en la experiencia de los clientes y los empleados. Los pasos de verificación adicionales impuestos, los límites de transacción y las restricciones de acceso limitan al usuario y obstaculizan el negocio. Sigue siendo difícil garantizar que las empresas tengan el nivel adecuado de protección sin obstaculizar su rutina diaria.
Complicaciones transfronterizas
La gestión del fraude se complica aún más para las organizaciones con presencia global. Los países difieren en cuanto a normativas, requisitos de información y expectativas de los clientes. Los sistemas de pago y los métodos de identificación también varían de un país a otro. Estas variaciones deben gestionarse, y hacerlo al tiempo que se ofrece un programa de protección contra el fraude coherente requiere experiencia y sistemas adaptables.
Limitaciones de recursos
La propiedad y el funcionamiento de cualquier programa de gestión del fraude tiene un coste, e incluso las organizaciones más grandes tienen recursos limitados en lo que respecta al presupuesto y al personal. Las empresas no disponen de recursos dedicados al fraude, especialmente en el caso de algo relativamente nuevo, como el fraude cibernético.
Mejores prácticas para reforzar la gestión del riesgo de fraude
Mediante la aplicación de las mejores prácticas, las organizaciones pueden abordar algunos de los problemas más comunes a los que se enfrentan y diseñar una defensa contra el fraude más eficaz.
Establecer un marco de gestión del riesgo de fraude
Un marco general aporta estructura a todas las actividades de gestión del fraude. Este tipo de estructura definirá las diversas funciones y responsabilidades, políticas y procesos de notificación, y garantizará la rendición de cuentas. Vincula la evaluación del riesgo de fraude con el diseño de controles, la supervisión, la investigación y los procesos de mejora.
Desarrollar una sólida cultura antifraude
La cultura organizativa desempeña un papel fundamental en el éxito de la prevención del fraude. Los líderes deben comunicar su intolerancia hacia el fraude y dar ejemplo de comportamiento ético. Los sistemas de recompensa de la organización deben reflejar la integridad tanto como los objetivos de rendimiento. Los empleados necesitan formas claras y seguras de expresar sus preocupaciones sin tener que preocuparse por las consecuencias.
Implementar múltiples capas de control
La prevención eficaz del fraude se basa en el uso de controles superpuestos en lugar de uno solo. Esta táctica de "defensa en profundidad" significa que, si falla un control, los demás le protegerán. Las organizaciones deben combinar controles preventivos, como la solicitud de aprobación, y controles detectivos, como la notificación de excepciones. Este enfoque por capas utiliza controles tanto automatizados como manuales.
Utilizar análisis avanzados e inteligencia artificial
Con la ayuda de un modelo de aprendizaje automático, que mejora continuamente con cada transacción procesada, las herramientas de análisis modernas pueden centrarse fácilmente en un gran volumen de transacciones para detectar patrones de fraude que un ser humano podría pasar por alto fácilmente. Esta combinación permite a las organizaciones identificar fraudes complejos y minimizar las alertas falsas positivas.
Realizar formación y sensibilización periódicas
La formación debe incluir señales de alerta de fraude, procedimientos de respuesta y responsabilidades individuales. A través de boletines periódicos, debates en equipo y comunicaciones regulares, los programas de sensibilización garantizan que la prevención del fraude sea continua. Cuando los empleados son conscientes de los riesgos de fraude y de su papel en la prevención de los mismos, actúan como una poderosa capa humana de detección.
¿Cómo gestionan y reducen las empresas el riesgo de fraude?
Las empresas más exitosas no dejan la gestión del riesgo de fraude al azar, sino que se basan en un enfoque integrado y estructurado, respaldado por tecnología, procesos y personas. Comienzan por ellos mismos, mediante una evaluación periódica, para comprender dónde es más probable que se produzca el fraude y obtener así una imagen de su perfil de riesgo específico. A continuación, implementan controles específicos, como flujos de trabajo de aprobación de transacciones, acceso restringido al sistema y supervisión de transacciones, basados en estas evaluaciones. Estas organizaciones entienden que la prevención del fraude es un programa, no un proyecto.
Las empresas de primer nivel también hacen hincapié en fomentar una mejor cultura antifraude, de manera que los empleados conozcan su papel en la prevención del fraude. Mantienen la concienciación sobre el fraude en un nivel óptimo en toda la organización mediante la impartición de formación periódica. Las empresas también utilizan el análisis de datos para identificar comportamientos anormales que pueden indicar un fraude y abordarlos de forma proactiva antes de que se produzcan grandes pérdidas. Integran capacidades de prevención, detección y respuesta para proporcionar una defensa holística contra las amenazas de fraude.
Conclusión
Un enfoque holístico de la gestión del riesgo de fraude logrará un equilibrio entre las amenazas tradicionales y las nuevas. Para hacer frente a los intentos de fraude, cada vez más sofisticados, las organizaciones deben combinar controles internos eficaces con tecnologías de detección de alta gama para garantizar su protección. Las evaluaciones de riesgos ayudan a dirigir los recursos a las áreas de la organización que más necesitan protección. Con la continua evolución de las estafas, la gestión del riesgo de fraude también debe evolucionar continuamente para ser eficaz.
Las organizaciones que dan prioridad a las decisiones que apoyan la defensa contra el fraude obtienen mejores resultados si adoptan un enfoque sistemático. Sea claro sobre los riesgos de fraude y establezca primero algunos controles que mitiguen los más importantes. Asegúrese de contar con capacidades de prevención y detección en capas. Eduque a los empleados para que detecten las señales de alerta de fraude y presenten informes si tienen alguna sospecha. Revise y actualice su estrategia de gestión de riesgos de fraude para tener en cuenta las amenazas emergentes. Al sentar estas bases, las organizaciones pueden minimizar su exposición al riesgo de los estafadores y poder operar con normalidad.
"FAQs
La gestión del riesgo de fraude implica una evaluación sistemática en relación con la identificación, valoración, prevención, detección y respuesta al riesgo de fraude.
Entre los diferentes tipos de fraude se incluyen el fraude en los estados financieros, la malversación de activos, el fraude en las adquisiciones, el fraude cibernético y el robo de identidad.
En el proceso de evaluación del riesgo de fraude, se identifican los posibles fraudes y se evalúa su probabilidad e impacto, así como si los controles existentes proporcionan una garantía razonable contra ellos.
Las organizaciones implementan soluciones como plataformas de análisis de datos, sistemas de supervisión de transacciones, tecnologías de control de acceso y soluciones de inteligencia artificial. SentinelOne es una plataforma de seguridad que puede ayudar a prevenir el fraude cibernético mediante la supervisión de la actividad dentro de su sistema para detectar comportamientos inusuales que podrían conducir al acceso no autorizado a datos privados y confidenciales.
Como mínimo una vez al año, las empresas deben identificar las áreas de negocio específicas que requieren atención, pero cualquier cambio significativo en el negocio, los sistemas o el entorno de amenazas externas debe dar lugar a una actualización de la estrategia de gestión del riesgo de fraude.
Algunas de las mejores prácticas para prevenir este tipo de actividades fraudulentas incluyen la implementación de controles de acceso estrictos, la segregación de funciones críticas entre varias personas/empleados, la impartición de formación periódica sobre alerta o concienciación sobre el fraude, el uso de análisis de datos para obtener un seguimiento en tiempo real de las transacciones y, por último, la provisión de un canal claro para informar de actividades sospechosas.