¿Qué es la supervisión del cumplimiento normativo? Técnicas e importancia

La supervisión del cumplimiento normativo es fundamental para la ciberseguridad. Esta guía aborda su importancia, sus componentes clave y cómo implementar un programa eficaz.

La enorme multa de 345 millones de euros impuesta a TikTok en 2023 por incumplimiento del RGPD es un ejemplo clásico de lo que puede salir mal cuando se descuida el cumplimiento normativo.

El cumplimiento normativo es más que una simple casilla que hay que marcar. Cuando se hace bien, puede enriquecer la confianza de los clientes, reforzar las medidas de seguridad internas y evitar problemas legales y multas.

Entre la amplia gama de tareas de gestión del cumplimiento normativo, que incluye la evaluación de riesgos, el desarrollo de políticas y la formación en materia de cumplimiento, la supervisión del cumplimiento garantiza que su empresa se mantenga continuamente alerta ante las exigencias y los cambios normativos, lo que en última instancia le protege de riesgos financieros y legales.

Esto es precisamente lo que falló en tres bancos diferentes de Estados Unidos. Antes de 2023, Estados Unidos solo había experimentado una quiebra bancaria que afectara a una institución con al menos 100 000 millones de dólares en activos: Washington Mutual en 2008.

Sin embargo, esta cifra aumentó a tres en solo tres días en marzo de 2023. Silicon Valley Bank, con 209 000 millones de dólares en activos, y Signature Bank, con 110 000 millones de dólares en activos, quebraron durante este periodo. En mayo, First Republic Bank, con 229 000 millones de dólares en activos, se convirtió en el cuarto banco en quebrar.

Los reguladores federales y estatales cerraron cada uno de estos bancos después de que la inestabilidad financiera provocara el pánico entre los clientes, que se apresuraron a retirar sus depósitos. Las quiebras se atribuyeron a una gestión inadecuada de los riesgos relacionados con el aumento de los tipos de interés y la concentración de clientes, a pesar de las numerosas advertencias de las agencias reguladoras.

Además, en marzo, los reguladores suizos obligaron a Credit Suisse a fusionarse con su competidor más grande, UBS, debido a una "crisis de confianza".

En respuesta a estos fallos, los reguladores bancarios estadounidenses impusieron nuevos requisitos a los bancos con más de 100 000 millones de dólares en activos, exigiendo mayores reservas y estrategias revisadas de gestión de riesgos.

¿Ve el patrón aquí? Estas cuantiosas multas ponen de relieve una lección fundamental: descuidar la protección de datos y el cumplimiento normativo no solo rompe la confianza, sino que también conduce a enormes pérdidas financieras.

Aprendamos a crear un plan de supervisión del cumplimiento normativo sólido para adelantarnos a los cambios normativos y minimizar los problemas legales, financieros y de reputación.

¿Qué es la supervisión del cumplimiento normativo?

El cumplimiento normativo es un conjunto de pruebas relacionadas con el control de calidad que una organización implementa en sus operaciones como parte de el cumplimiento normativo y las políticas internas. Cuando se hace correctamente, el cumplimiento puede enriquecer la confianza de los clientes, fortalecer las posturas de seguridad interna y, en consecuencia, prevenir problemas legales y multas.

La supervisión del cumplimiento es el acto de supervisar continuamente si la organización está cumpliendo con las regulaciones y políticas. Por ejemplo, la Organización Internacional de Normalización (ISO) y otros organismos de acreditación lo mencionan en su proceso de solicitud: exigen a las organizaciones que presenten un plan durante el proceso de aprobación. Esto garantiza que las empresas no solo cumplan con las normas actuales, sino que también estén preparadas para futuros cambios normativos.

La reputación de cualquier empresa depende en gran medida de su capacidad para cumplir con las normativas del sector y los cambios que se producen a lo largo del tiempo. El incumplimiento de estas normas puede acarrear graves consecuencias, como hemos visto en ejemplos recientes.

Importancia de la supervisión del cumplimiento

A nivel mundial, los gobiernos, los organismos industriales e incluso las empresas individuales han establecido varias normas de cumplimiento que las empresas deben respetar, independientemente de su ubicación.

El incumplimiento puede acarrear graves repercusiones para las empresas, desde cuantiosas multas hasta problemas legales. Un ejemplo reciente es el de Amazon, que fue multada con 886 millones de dólares por infringir las leyes de protección de datos de la Unión Europea (UE).

Más allá de las multas, el incumplimiento puede dar lugar a costosas batallas legales. Las empresas pueden enfrentarse a demandas de personas o grupos afectados, lo que conlleva gastos legales adicionales y posibles daños y perjuicios. Por ejemplo, las violaciones de datos pueden dar lugar a demandas colectivas por parte de los clientes cuya información personal se haya visto comprometida.

Además, los organismos reguladores pueden imponer restricciones o sanciones, como el cierre de operaciones o cambios obligatorios en las prácticas comerciales. Estas sanciones pueden interrumpir las operaciones comerciales y afectar a las fuentes de ingresos.

Las repercusiones a largo plazo del incumplimiento incluyen daños a la marca de la empresa y a la confianza de los clientes. Recuperar la confianza puede ser un proceso largo y costoso, que afecta aún más a la cuota de mercado y al potencial de crecimiento de la empresa. En algunos casos, las infracciones graves de cumplimiento pueden dar lugar a un mayor escrutinio por parte de los reguladores, lo que se traduce en auditorías y supervisiones más frecuentes.

Pero no solo los equipos de ciberseguridad son responsables de mantener el cumplimiento.

Los altos ejecutivos y otras personas clave deben seguir las prácticas de forma coherente para cumplir con la normativa. Por ejemplo, la Ley de Privacidad del Consumidor de California impone multas de hasta 7500 dólares por infracción a las personas que vendan información personal de menores (menores de 16 años) sin el consentimiento de estos.

El cumplimiento normativo, en general, es complicado. Se puede infringir la norma sin querer. Tomemos, por ejemplo, la violación de Pegasus Airlines en marzo de 2022. El equipo de ciberseguridad SafetyDetectives descubrió que una gran cantidad de datos confidenciales quedaron expuestos en línea debido a un bucket de AWS S3 desprotegido. Este bucket contenía alrededor de 23 millones de archivos, incluidos datos críticos de vuelos, información personal identificable de la tripulación y código de software, con un total de aproximadamente 6,5 terabytes.

Esta exposición podría haber comprometido a miles de pasajeros y tripulantes, infringiendo potencialmente las leyes turcas de protección de datos, lo que podría acarrear una multa de hasta 183 000 dólares. El problema se debió a la negligencia de un empleado: un administrador del sistema no configuró correctamente el entorno de la nube, dejando los datos sin proteger. Afortunadamente, este incidente no causó ningún daño duradero conocido. Este descuido pone de relieve la importancia de supervisar las interacciones de los usuarios y proteger las cuentas privilegiadas para evitar este tipo de vulnerabilidades.

Además, es posible que las empresas que operan en sectores especializados no conozcan completamente la normativa o no estén al día de las leyes de protección de datos que incluyen políticas explícitas de privacidad de los clientes. Aquí es donde se hace imprescindible un sistema de supervisión del cumplimiento normativo.

Ayuda a la organización a gestionar el riesgo identificando los problemas de forma temprana, lo que le ahorra tiempo y dinero y facilita la presentación de informes a los organismos reguladores.

A continuación se explica cómo la supervisión del cumplimiento desempeña un papel importante:

• Mitigación de los riesgos legales

La supervisión del cumplimiento normativo ayuda a identificar los problemas de forma temprana, lo que reduce el riesgo de consecuencias legales graves y multas costosas al garantizar el cumplimiento continuo de los requisitos normativos.

• Garantizar la privacidad de los datos de los clientes

Mediante la supervisión activa del cumplimiento normativo, las organizaciones pueden proteger mejor los datos de los clientes, garantizando el mantenimiento de las normas de privacidad y la prevención de infracciones.

• Generar confianza

El cumplimiento constante de los requisitos de cumplimiento fomenta la confianza de los clientes, ya que demuestra que la empresa valora y protege su información personal.

• Crecimiento empresarial

Una supervisión eficaz del cumplimiento normativo puede agilizar las operaciones y reducir la probabilidad de que surjan problemas legales, lo que permite a las empresas centrarse en el crecimiento y la expansión sin contratiempos normativos.

Componentes esenciales de un plan de supervisión del cumplimiento normativo

Un sistema sólido de supervisión del cumplimiento es esencial para que las organizaciones garanticen el cumplimiento de las normativas y mantengan la integridad operativa. Este sistema incluye varios componentes clave, cada uno de los cuales desempeña un papel fundamental en la gestión satisfactoria del cumplimiento.

1. Evaluación y valoración de riesgos

Un plan eficaz de supervisión del cumplimiento comienza con una combinación de evaluación de riesgos y la evaluación. Esto incluye:

• Revisar y actualizar periódicamente las políticas de cumplimiento para reflejar la normativa vigente y las mejores prácticas
• Contratar a auditores externos para que realicen evaluaciones periódicas e identifiquen las deficiencias
• Implementar auditorías internas continuas para garantizar el cumplimiento de las políticas de cumplimiento e identificar áreas de mejora.
• Utilizar la tecnología para automatizar los procesos de cumplimiento, supervisar los cambios normativos y mantener registros precisos.

2. Formación de los empleados

Una buena formación puede reportar beneficios de muchas maneras:

• Reduce la posibilidad de infracciones.
• La organización permanece a salvo de responsabilidades legales.
• Aumenta la productividad.
• Garantiza que las personas sean conscientes de sus responsabilidades en materia de cumplimiento.

3. Políticas de cumplimiento claras y funciones definidas

Las políticas bien documentadas y las funciones claramente definidas forman parte integral de un plan de cumplimiento:

• Contar con políticas claras ayuda a garantizar que todos estén en sintonía y proporciona protocolos para manejar situaciones.
• El nombramiento de responsables o gerentes de cumplimiento evita descuidos en este ámbito. Este personal también realiza auditorías y se mantiene al día sobre los cambios normativos.

Ventajas de la supervisión del cumplimiento normativo

La supervisión del cumplimiento normativo tiene varias ventajas que repercuten significativamente en una organización.

• Mejora de la gestión de riesgos: si una empresa es coherente en su estrategia de supervisión del cumplimiento, puede identificar oportunidades tempranas de riesgos, que pueden abordarse para evitar problemas legales.
• Mejora de la reputación de la organización: El cumplimiento constante de los requisitos normativos demuestra la integridad y las prácticas éticas que reflejan la confianza que los clientes, socios y partes interesadas desean tener en una organización que cumple con la normativa.
• Simplificación de la presentación de informes reglamentarios: La preparación de informes de auditoría resulta más fácil y requiere menos tiempo y recursos, al tiempo que la organización cumple los plazos y establece las expectativas de la entidad reguladora.
• Mayor seguridad de los datos: La supervisión continua ayuda a proteger la información confidencial al garantizar que se sigan de forma coherente los protocolos de seguridad. Esto reduce el riesgo de violaciones de datos y ayuda a mantener el cumplimiento de las leyes de protección de datos, salvaguardando así la información de los clientes.
• Mayor agilidad empresarial: Con un sólido sistema de supervisión del cumplimiento normativo, las organizaciones pueden adaptarse rápidamente a las nuevas regulaciones y estándares del sector. Esta agilidad permite a las empresas adelantarse a los cambios normativos y mantener el cumplimiento sin interrupciones significativas en sus operaciones.
• Reducción de las responsabilidades legales y financieras: Al mantener el cumplimiento, las empresas pueden minimizar el riesgo de acciones legales y sanciones financieras. La supervisión del cumplimiento ayuda a garantizar que se cumplan todos los requisitos normativos, lo que reduce la exposición a demandas y multas.
• Mejora de la moral de los empleados: Un programa de cumplimiento bien estructurado fomenta un entorno de trabajo positivo al garantizar que las políticas y los procedimientos sean claros y se apliquen de manera coherente. Los empleados se sentirán seguros y valorados en una organización que da prioridad a las normas éticas y al cumplimiento normativo.

Desarrollo de un programa eficaz de supervisión del cumplimiento normativo

Una vez comprendidos los conceptos fundamentales de la supervisión del cumplimiento normativo, pongámoslos en práctica elaborando un plan de trabajo que se adapte a sus necesidades:

1. Realizar una evaluación de los riesgos de cumplimiento normativo

Cualquier buen plan debe comenzar por conocer las deficiencias que pueda tener la organización. Esto implica realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos de cumplimiento para identificar las áreas de riesgo, evaluar los elementos de riesgo y, preferiblemente, determinar también el factor de probabilidad de riesgo.

Por ejemplo: una organización sanitaria podría percibir riesgos para la privacidad de los datos de los pacientes según las directrices establecidas por las normas y reglamentos de la HIPAA. Esto puede ayudar a evaluar el riesgo que supone el personal inadecuado en lo que respecta al manejo de datos.

Una revisión de evaluación de esta naturaleza puede realizarse cada tres meses con el fin de incorporar los nuevos cambios en el panorama normativo o en el entorno empresarial.

2. Estrategias para establecer políticas de cumplimiento

Las políticas de cumplimiento deben ser un manual fácil de entender para los empleados preocupados por cómo se espera que se comporten y realicen sus actividades dentro de la empresa.

Dichas políticas deben centrarse en garantizar que no se incumplan los requisitos legales y de otro tipo a los que se adhiere actualmente su organización. Es aconsejable revisar periódicamente dichas políticas para mantenerse al día con las tendencias en los requisitos normativos.

Por ejemplo, una institución financiera crea una política que establece el marco para informar de transacciones sospechosas de acuerdo con la Ley de Secreto Bancario. La política establece las características de las actividades sospechosas y exige a los empleados que comuniquen cualquier sospecha en un plazo de 24 horas al responsable de cumplimiento correspondiente. También detalla el alcance de las protecciones que se ofrecen a los denunciantes.

3. Formar a los empleados sobre las políticas y los procedimientos

Cuando se imparten sesiones de formación sobre las directrices de enjuiciamiento, se debe ofrecer a los empleados un programa de formación en materia de cumplimiento exhaustivo, divertido y entretenido. Su participación determinará el éxito de los programas de cumplimiento.

Mantenerse al día con las nuevas regulaciones puede facilitarse aún más ofreciendo formación actualizada sobre las nuevas políticas.

Por ejemplo, un taller de formación interactivo en una empresa de fabricación podría incorporar actividades como el uso de materiales peligrosos, que deben manipularse correctamente. Esto facilita a los empleados la comprensión de los requisitos de cumplimiento y las consecuencias de no cumplirlos.

4. Emprender acciones correctivas y preventivas

Se pueden tener los mejores planes, pero siempre pueden surgir problemas y, cuando estos surgen, hay que tomar medidas correctivas oportunas. Además, intentar tomar medidas preventivas ayudará a garantizar que esos incidentes no vuelvan a ocurrir.

Por ejemplo: si se produce una violación de datos debido a políticas de contraseñas poco seguras, la empresa debe tomar medidas correctivas, como introducir políticas de contraseñas estrictas y realizar auditorías de seguridad internas. A partir de entonces, también puede proceder a impartir sesiones periódicas de formación sobre ciberseguridad para destacar la importancia de la seguridad de los datos.

Retos en la supervisión del cumplimiento normativo

Lograr un buen control del cumplimiento normativo es un delicado ejercicio de equilibrio. No obstante, afrontar estos retos de forma directa contribuirá en gran medida a garantizar que las empresas aprovechen las ventajas de un programa de cumplimiento normativo sólido.

A continuación se detallan los problemas más comunes y cómo abordarlos:

N.º 1. Navegar por los cambios normativos

Uno de los mayores obstáculos en materia de cumplimiento es lidiar con normativas complejas y en constante cambio. El panorama normativo está en constante evolución, impulsado por actualizaciones legislativas, cambios específicos del sector, normas internacionales y avances tecnológicos.

Por ejemplo, las nuevas normas de divulgación de la SEC, que entraron en vigor en enero de 2024, exigirán a las empresas cotizadas que presenten informes anuales detallados sobre los riesgos de ciberseguridad y que divulguen los incidentes importantes en un plazo de cuatro días. Esto incluye describir los procesos de gestión de riesgos y las funciones del consejo de administración y del CISO. Los CISO tendrán que colaborar estrechamente con departamentos como el jurídico, el de auditoría y el financiero para desarrollar un riguroso proceso de evaluación de la materialidad cibernética. El reto consiste en garantizar que todos los detalles relevantes se divulguen de forma precisa y rápida, lo que requiere una mayor colaboración entre departamentos.

Además, la integración de los nuevos requisitos en los sistemas existentes y la superposición de normativas entre regiones aumentan la dificultad.

Para simplificar esto, las empresas deben mantenerse informadas sobre las últimas actualizaciones normativas y buscar el asesoramiento de expertos que puedan ofrecer orientación.

El uso de software de supervisión del cumplimiento normativo como SentinelOne también es fundamental. Estas herramientas automatizan el proceso de seguimiento de diversas normativas, lo que garantiza que las empresas estén siempre al día, supervisan su estado de cumplimiento y detectan cualquier laguna o infracción.

Al invertir en este tipo de plataformas, las empresas pueden mejorar la eficiencia de sus procesos de cumplimiento, aumentar la precisión y reducir el riesgo de errores humanos. Esto hace que navegar por el laberinto de normativas sea mucho más manejable.

#2. Limitaciones de recursos

Las limitaciones de recursos pueden suponer un reto importante a la hora de supervisar el cumplimiento.

Por ejemplo, las organizaciones pequeñas y medianas suelen tener dificultades debido a la escasez de personal, que se encarga no solo de gestionar el cumplimiento normativo, sino también otras tareas operativas críticas. Esta limitación puede dar lugar a una atención inadecuada a las actividades de cumplimiento, lo que puede provocar que se pasen por alto actualizaciones normativas o que la supervisión sea insuficiente.

Otro reto es la complejidad de las normativas. Por ejemplo, puede resultar abrumador navegar por el GDPR, HIPAA o PCI-DSS. Cada una de estas normativas tiene mandatos específicos y actualizaciones frecuentes, lo que dificulta a las organizaciones mantenerse al día y garantizar el pleno cumplimiento sin recursos dedicados.

La sobrecarga de datos también se suma a la dificultad. Las empresas deben procesar y analizar grandes volúmenes de datos para identificar problemas de cumplimiento, lo que puede resultar especialmente difícil sin herramientas avanzadas.

#3. Gestión de integraciones

La compatibilidad de las API es un obstáculo importante al que se enfrentan muchas empresas a la hora de integrar herramientas de cumplimiento normativo en sus sistemas existentes.

Esto se debe a que la mayoría de las empresas dependen de diferentes sistemas de software, como CRM, ERP y bases de datos heredadas, que pueden utilizar otros formatos de datos, protocolos de comunicación o estándares de API. Un caso típico sería que su CRM heredado esté en XML y la nueva herramienta de cumplimiento funcione en JSON, por lo que la traducción y la actualización de los datos no coinciden.

Además, si la herramienta de cumplimiento requiere ciertas API y sus sistemas existentes tienen API obsoletas o no estándar, la integración se vuelve compleja y costosa. La sincronización de datos en tiempo real complica aún más las cosas, especialmente cuando la frecuencia de las actualizaciones de los sistemas existentes es inferior a la que requiere la nueva herramienta.

Para superar esto, es necesario realizar una planificación cuidadosa con suficiente antelación.

Tecnologías y herramientas de software para la supervisión del cumplimiento normativo

Contar con las herramientas adecuadas es fundamental a la hora de gestionar el cumplimiento normativo.

Estas herramientas de supervisión del cumplimiento normativo pueden ayudar a las empresas a encontrar las mejores soluciones para sus necesidades específicas:

1. SentinelOne: seguridad avanzada basada en IA

SentinelOne es una avanzada plataforma de seguridad en la nube basada en IA adecuada para empresas de cualquier tamaño. Supervisa su puntuación de cumplimiento a lo largo del tiempo e identifica tendencias que le ayudarán a mejorar su estrategia general de seguridad.

El panel de cumplimiento de SentinelOne le ofrece una visibilidad completa de su infraestructura en la nube gracias a la compatibilidad con estándares de seguridad, como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI-DSS), el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) y la Organización Internacional de Normalización 27001 (ISO 27001).

Su corrección automatizada de amenazas con un solo clic y su motor de seguridad ofensiva, ambos patentados, establecen un nuevo estándar de simplicidad en el análisis de amenazas y el seguimiento del cumplimiento.

Las herramientas CSPM de SentinelOne CSPM tools son cruciales para alcanzar un alto nivel de seguridad y convertirse en un ejemplo extraordinario de supervisión del cumplimiento normativo.

Características principales:

• Gestión automatizada de los problemas de configuración de la nube
• Corrección y análisis avanzados de amenazas
• Amplio soporte de cumplimiento normativo, incluida la integración de CI/CD
• Binary Vault para garantizar que los componentes de software cumplan con los estándares de seguridad y cumplimiento normativo
• Tecnología Storyline para crear cronologías detalladas de los ataques
• Motor de seguridad ofensiva para simular ataques, descubrir vulnerabilidades y probar defensas
• Detección y respuesta en la nube (CDR) para proteger contra amenazas
• Plataforma de protección de cargas de trabajo en la nube (CWPP) para visibilidad y cumplimiento
• PurpleAI proporciona información basada en IA para mayor precisión y eficiencia
• Aproveche la integración de SentinelOne con Synk para gestionar las vulnerabilidades en el código, los contenedores y las dependencias para una seguridad sólida
• Escaneo de secretos para proteger claves API, contraseñas e información crítica
• Singularity Data Lake para obtener información exhaustiva sobre amenazas y supervisar el cumplimiento normativo

Ventajas:

• Demostración gratuita
• Optimiza las auditorías con informes detallados
• Mejora el análisis forense en la nube con tecnología innovadora

2. Sprinto: automatización optimizada del cumplimiento normativo

Sprinto también es bastante bueno en la automatización de la supervisión del cumplimiento normativo. Se integra bien con las configuraciones en la nube y es una solución ideal para cualquier empresa de SaaS que desee obtener las certificaciones SOC 2, ISO 27001, GDPR, HIPAA, etc.

Esta herramienta de supervisión del cumplimiento normativo de los datos garantiza que sus esfuerzos en materia de cumplimiento sean pertinentes y oportunos.

Características principales:

• Sólida automatización para la supervisión y el control
• Se integra sin esfuerzo con diversas configuraciones en la nube

Ventajas:

• Interfaz fácil de usar con asistencia de expertos
• Proceso de certificación rápido

Contras:

• Algunas reuniones con clientes pueden plantear problemas de husos horarios

3. Connecteam: gestión integral de empleados

Connecteam es un software todo en uno para la gestión de empleados y la supervisión del cumplimiento normativo, ideal para equipos remotos y móviles.

Simplifica las operaciones diarias al permitir notificaciones en tiempo real, recopilación de datos y generación de informes, lo que lo convierte en un sólido ejemplo de supervisión del cumplimiento normativo para diferentes necesidades empresariales.

Características principales:

• Comunicación fluida a través de una aplicación móvil
• Gestión eficiente de tareas y seguimiento del tiempo

Ventajas:

• Asequible y fácil de usar
• Ofrece una excelente atención al cliente

Contras:

• Las integraciones aún están en desarrollo

Estas herramientas proporcionan ejemplos eficaces de supervisión del cumplimiento normativo en diferentes entornos empresariales, lo que garantiza que su organización cumpla con la normativa y sea segura.

Prácticas recomendadas para una supervisión eficaz del cumplimiento normativo

En lo que respecta a la sofisticación de su plan de supervisión del cumplimiento, puede incorporar las siguientes estrategias eficaces:

N.º 1. Auditorías y revisiones periódicas

Las auditorías y revisiones periódicas son una parte esencial de la supervisión del cumplimiento. Las auditorías periódicas permiten a la organización medir el nivel de cumplimiento de diversas leyes y políticas internas.

Dichas auditorías deben ser estratégicas, exhaustivas y realizadas por personal competente con el fin de descubrir problemas, determinar su nivel de riesgo y abordarlos a tiempo.

#2. Canales de comunicación claros

Los canales de comunicación claros garantizan que las partes interesadas de la organización estén bien informadas sobre las expectativas de cumplimiento, las actualizaciones de la normativa e incluso los cambios en las políticas.

Entre ellos se incluyen sesiones de formación, boletines informativos y documentación de fácil acceso a la que los empleados pueden recurrir en caso de necesidad.

#3. Estrategias de mejora continua

Las organizaciones deben adoptar prácticas que garanticen la evaluación y la mejora constantes de las prácticas de cumplimiento. Esto incluye recopilar información de las auditorías, supervisar las tendencias de los organismos reguladores y comparar las mejores prácticas del sector para aplicar medidas preventivas contra las infracciones de cumplimiento.

Estas técnicas refuerzan y preparan de manera eficiente y productiva su programa de cumplimiento para los cambios normativos.

#4. Creación de un equipo dedicado al cumplimiento normativo

Un equipo dedicado al cumplimiento normativo garantiza una supervisión y gestión eficaces de las actividades de cumplimiento. Este equipo debe ser responsable de todos los aspectos del control del cumplimiento, incluida la aplicación de políticas, la realización de auditorías y la respuesta a los cambios normativos.

Además, garantiza que los esfuerzos de cumplimiento se coordinen y que haya un punto de contacto claro para cualquier cuestión relacionada con el cumplimiento.

Recuerde que es responsabilidad de la empresa formarlos y dotarlos de los recursos y la autoridad necesarios para hacer cumplir las prácticas de cumplimiento.

#5. Formación y concienciación de los empleados

Una formación eficaz ayuda a los empleados a comprender sus responsabilidades en materia de cumplimiento y por qué es importante adherirse a los protocolos establecidos. Estas sesiones de formación deben abarcar las normativas pertinentes, las políticas de la empresa y las mejores prácticas, y actualizarse para reflejar cualquier cambio en el panorama legal.

Proporcionar recursos como manuales, cursos en línea y acceso a expertos en cumplimiento normativo contribuye aún más a la formación continua.

De esta manera, las empresas pueden reducir el riesgo de infracciones accidentales y promover un enfoque proactivo del cumplimiento normativo.

N.º 6. Implementar herramientas de supervisión del cumplimiento

La incorporación de herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento puede mejorar significativamente la eficiencia y la precisión de los procesos de cumplimiento. Estas herramientas, como el software de gestión del cumplimiento (como SentinelOne), ayudan a realizar un seguimiento de los cambios normativos, gestionar la documentación y agilizar la presentación de informes.

La automatización reduce el riesgo de errores manuales y garantiza que las tareas de cumplimiento se completen de forma coherente y rápida. Al aprovechar la tecnología, las organizaciones pueden obtener información en tiempo real sobre su estado de cumplimiento, adaptarse rápidamente a las nuevas normativas y mantener registros completos.

Conclusión

Dados los casos de gran repercusión mediática en los que se han impuesto multas cuantiosas a empresas, nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de cumplir con la normativa. Un programa de cumplimiento eficaz evita o minimiza claramente estas sanciones, creando una cultura de integridad y transparencia dentro de la organización.

Hemos explorado prácticas clave para mejorar la supervisión del cumplimiento, entre las que se incluyen:

• Realizar auditorías y revisiones periódicas
• Mantener canales de comunicación claros
• Implementar estrategias de mejora continua

El uso de herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento, la creación de un equipo dedicado al cumplimiento y la priorización de la formación y la concienciación de los empleados son igualmente importantes para garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar infracciones.

Lleve su supervisión del cumplimiento normativo al siguiente nivel con soluciones avanzadas como SentinelOne. Nuestro completo software de supervisión del cumplimiento normativo proporciona visibilidad de su infraestructura en la nube en tiempo real, corrección automatizada de amenazas e informes detallados.

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Preguntas frecuentes sobre supervisión del cumplimiento

¿Qué es la supervisión del cumplimiento?

La supervisión del cumplimiento normativo es el proceso continuo de comprobar si su organización cumple todas las normas, reglamentos y políticas internas que se aplican a su negocio. Se puede considerar como una vigilancia constante de sus operaciones para garantizar que cumplen los requisitos legales y los estándares del sector.

Esto implica el uso de herramientas automatizadas y revisiones manuales para realizar un seguimiento de sus actividades e identificar cualquier área en la que pueda haber deficiencias.

¿Cuál es un ejemplo de supervisión del cumplimiento?

Un ejemplo común es el de una organización sanitaria que supervisa el tratamiento de los datos de los pacientes para garantizar el cumplimiento de la HIPAA. Realizaría un seguimiento de quién accede a los historiales médicos, cómo se almacenan los datos y si se utiliza el cifrado adecuado.

Otro ejemplo es un banco que comprueba continuamente las transacciones para garantizar el cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales, señalando patrones sospechosos que podrían indicar actividades ilegales. Estas comprobaciones se realizan automáticamente mediante software y auditorías periódicas.

Importancia de la supervisión del cumplimiento

La supervisión del cumplimiento normativo le ayuda a evitar costosas multas, problemas legales y daños a la reputación que conllevan las infracciones normativas. Le ofrece visibilidad en tiempo real de los posibles problemas antes de que se conviertan en cuestiones importantes.

Sin una supervisión adecuada, es posible que no se entere de las deficiencias de cumplimiento hasta que sea demasiado tarde y se enfrente a sanciones. También genera confianza entre los clientes y socios que quieren saber que está protegiendo sus datos adecuadamente.

¿Por qué es esencial la supervisión continua para el cumplimiento normativo?

La supervisión continua es esencial porque las normativas cambian con frecuencia y surgen nuevos riesgos constantemente. Las auditorías anuales tradicionales solo ofrecen una instantánea del cumplimiento en un momento dado, lo que deja lagunas en las que pueden producirse infracciones.

Con la supervisión continua, puede detectar y solucionar los problemas de cumplimiento a medida que se producen, en lugar de esperar meses para descubrirlos. Este enfoque reduce el riesgo de sanciones y le permite adelantarse a los cambios normativos.

¿Cuáles son las tres técnicas para supervisar el cumplimiento?

Las tres técnicas principales son las auditorías periódicas, los sistemas de supervisión automatizados y las autoevaluaciones. Las auditorías periódicas consisten en que equipos internos o externos revisen sus procesos y documentación para comprobar el cumplimiento.

La supervisión automatizada utiliza software para realizar un seguimiento continuo de las actividades y señalar posibles infracciones en tiempo real. Las autoevaluaciones permiten a su organización evaluar su propio estado de cumplimiento e identificar las áreas que necesitan mejorar.

¿Cómo realizar la supervisión del cumplimiento?

Comience por identificar todas las normativas que se aplican a su negocio y realice una evaluación de riesgos para detectar las áreas de alto riesgo. Establezca políticas y procedimientos claros que definan los requisitos de cumplimiento para su equipo. Utilice herramientas automatizadas para supervisar continuamente las actividades y generar alertas cuando surjan problemas.

Programe auditorías y revisiones periódicas para comprobar que sus sistemas de supervisión funcionan correctamente. Forme a sus empleados sobre los requisitos de cumplimiento y asegúrese de que saben cómo informar de los problemas.