Pour les entreprises qui collaborent avec des tiers ou des sociétés externes, la gestion des risques liés aux tiers est devenue une pratique incontournable. De nouveaux risques doivent être gérés étant donné que les organisations externalisent de plus en plus leurs services à des tiers. Cette dépendance, d'une part, offre des opportunités et, d'autre part, introduit des vulnérabilités qui nécessitent une surveillance systématique.
La gestion des risques liés aux tiers implique d'évaluer en permanence chaque relation externe afin de s'assurer qu'elle continue à répondre aux exigences en matière de sécurité, de conformité et de performance. Cette approche continue est efficace pour identifier les risques émergents à mesure que les relations et les conditions commerciales évoluent au fil du temps.
Dans cet article, nous aborderons la question de la gestion des risques liés aux tiers (TPRM) et la manière dont les entreprises peuvent mettre en place des programmes TPRM efficaces pour se protéger. Nous explorerons également les principales catégories de risques, les caractéristiques d'un système robuste de gestion des risques liés aux tiers et les pratiques qui contribuent à réduire les problèmes.
Qu'est-ce que la gestion des risques liés aux tiers (TPRM) ?
La gestion des risques liés aux tiers consiste à identifier, analyser et contrôler les risques découlant de l'utilisation de ressources tierces. Ces entités externes peuvent être des fournisseurs, des partenaires commerciaux, des sous-traitants, etc. La TPRM examine l'impact que ces relations peuvent avoir sur l'entreprise en termes d'opérations, de sécurité, de finances et de réputation.
Avec le nombre croissant d'entreprises qui utilisent des services tiers, la portée de la TPRM s'est élargie. La plupart des entreprises font appel à des dizaines, voire des centaines de fournisseurs externes pour leurs flux de travail, du stockage dans le cloud aux outils logiciels, en passant par le traitement des paiements et le service client. Chaque maillon crée un canal potentiel par lequel des problèmes peuvent s'introduire dans l'organisation. Un programme TPRM efficace examine ces relations afin d'identifier les vulnérabilités avant qu'elles ne deviennent des problèmes.
Pourquoi la gestion des risques liés aux tiers est-elle essentielle ?
La chaîne d'approvisionnement numérique s'est considérablement élargie, offrant aux pirates davantage de points d'entrée pour attaquer les systèmes. La connexion du réseau à un fournisseur pourrait potentiellement créer une porte dérobée vers les données que quelqu'un d'autre pourrait franchir. La plupart des violations de données très médiatisées ne ciblent pas directement les grandes entreprises, mais commencent plutôt par des fournisseurs plus petits dont la sécurité est moins bonne. Le TPRM permet de découvrir ces voies d'attaque potentielles et de les corriger avant qu'elles ne puissent être exploitées.
Le maintien d'un bon TPRM permet de se conformer à diverses lois, évitant ainsi des amendes. Le RGPD en Europe, le CCPA en Californie et les lois sectorielles dans les domaines de la santé et de la finance obligent les organisations à évaluer les problèmes liés aux fournisseurs. L'entreprise peut être tenue conjointement responsable par les autorités réglementaires si le fournisseur ne protège pas les données des clients.
Le TPRM est devenu crucial, car la confidentialité des données est une priorité pour de plus en plus d'organisations. Les organisations restent responsables de la protection des informations des clients lorsqu'elles les transmettent à des sociétés tierces. En veillant à ce que tous les membres de votre réseau soient responsables des données, le TPRM réduit le risque de problèmes de confidentialité susceptibles de compromettre la confiance dans l'entreprise.
Types courants de risques liés aux tiers
Une fois qu'elles connaissent les différents types de risques que peuvent présenter les tiers, les entreprises peuvent s'en prémunir de manière appropriée.
- Risques financiers : Les fournisseurs peuvent connaître une instabilité financière qui compromet la prestation de leurs services. Les opérations peuvent être gravement perturbées lorsqu'un fournisseur est confronté à une insolvabilité ou à d'importants problèmes de trésorerie.
- Risque accru pour la sécurité : Les fournisseurs peuvent nuire aux systèmes. Les pirates informatiques peuvent utiliser le fournisseur de logiciels pour accéder au réseau si celui-ci présente des failles de sécurité. La TPRM examine la manière dont les fournisseurs sécurisent leurs systèmes et dont ils s'interfacent et se connectent au système de l'organisation.
- Risques de conformité : Ces risques surviennent lorsque les fournisseurs ne respectent pas les lois ou les normes industrielles applicables à leur activité. Si les partenaires gèrent les données ou opèrent dans leur propre intérêt et enfreignent les règles, l'entreprise peut alors être sanctionnée.
- Risques opérationnels : Ces risques ont un impact direct sur les fonctions commerciales normales. Ils vont des fournisseurs qui fournissent des installations de fabrication de qualité inférieure au non-respect des délais, en passant par les pannes affectant les services critiques.
- Risques de réputation : Ces risques surviennent lorsque les actions du fournisseur nuisent à l'image de l'entreprise. De plus, si un partenaire commence à agir de manière peu fiable ou fait l'objet d'une mauvaise presse, les gens associeront la réputation de l'organisation à la sienne.
Éléments clés de la gestion des risques liés aux tiers
Un cadre de solutions fournit les multiples composants interdépendants de la TPRM nécessaires à la mise en place d'un programme solide.
Identification et classification des tiers
Une gestion efficace des risques liés aux tiers commence par l'identification et la classification des tiers. Elle consiste à dresser un inventaire exhaustif de tous les tiers avec lesquels l'organisation collabore et à les classer en fonction du degré de risque qu'ils représentent. La classification tiendra compte du type de données auxquelles ils ont accès, de leur importance pour les opérations et des obligations réglementaires auxquelles ils sont soumis. Cela permet d'orienter les ressources vers les relations qui présentent le plus de risques.
Évaluation des risques et diligence raisonnable
Une évaluation des risques et une diligence raisonnable efficaces permettent aux organisations de comprendre les risques spécifiques associés à chaque relation. Ce processus évalue les fournisseurs avant la signature et périodiquement après la signature. Ces évaluations peuvent inclure des questionnaires de sécurité ou des examens de documents et, dans certains cas, des tests sur site ou techniques. L'objectif est de découvrir les lacunes en matière de contrôle des fournisseurs qui pourraient poser des problèmes à l'entreprise.
Sécurité contractuelle et exigences
Il s'agit de dispositions figurant dans les accords contractuels qui protègent les intérêts de l'entreprise. Les contrats bien rédigés comprennent non seulement des exigences en matière de sécurité, mais aussi des règles de protection des données, des clauses relatives au droit d'audit et décrivent clairement les conséquences en cas de non-respect des normes établies. Ils définissent les attentes et responsabilisent les tiers qui traitent les données ou fournissent un service essentiel à la mission.
Surveillance et réévaluation continuesCela permet de maintenir à jour les informations sur les risques de l'organisation. Lorsque le TPRM est efficace, il n'attend pas que les contrats soient en place pour vérifier les fournisseurs, mais surveille plutôt les changements susceptibles d'augmenter les risques. Cela comprend la surveillance des cotes de sécurité, des indicateurs de santé financière, des actualités concernant les fournisseurs et des réévaluations périodiques à une fréquence adaptée au risque.
Planification de la réponse aux incidents
La planification de la réponse aux incidents aide les organisations à se préparer aux problèmes qui peuvent survenir avec des tiers. Ces plans décrivent les mesures à prendre en cas de violation de données, d'accident lié aux connaissances ou d'interruption de service qui affecte directement les entreprises en tant que clients d'un fournisseur. Cette procédure réduit les dommages causés par les incidents lorsqu'ils se produisent et garantit que toutes les équipes d'intervention sont conscientes de leur devoir.
Avantages d'une gestion efficace des risques liés aux tiers
Les organisations qui mettent en œuvre des programmes TPRM solides bénéficient d'avantages qui vont au-delà de la simple réduction des risques.
Réduction des incidents liés à la sécurité et à la conformité
Le TPRM permet de détecter et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne causent des dommages. En identifiant les faiblesses des fournisseurs et en y remédiant, il réduit le risque de violations et d'infractions réglementaires. En prévenant les incidents de sécurité dès le départ, les organisations économisent les coûts et les perturbations qui peuvent résulter de la mise en œuvre d'un programme d'atténuation des menaces à partir de zéro.
Meilleure visibilité sur les risques liés à l'entreprise étendue
Il offre aux dirigeants une meilleure vue d'ensemble des responsabilités au sein de l'organisation. Au lieu de se limiter aux risques internes, les décideurs peuvent également voir comment les relations externes influent sur le risque global. Cette perspective plus large permet un processus décisionnel plus éclairé, ainsi qu'une meilleure allocation des ressources de sécurité.
Amélioration de la gestion des performances des tiers
Une meilleure gestion des performances des tiers signifie que les fournisseurs servent mieux l'organisation. En mesurant les performances en matière de sécurité et de conformité en plus des indicateurs traditionnels tels que les coûts et les délais de livraison, les fournisseurs sont davantage motivés à respecter les normes. Cela élève le niveau des relations avec les tiers.
Rentabilité grâce à la normalisation
Avec le TPRM, le travail de gestion des fournisseurs diminue. La standardisation du TPRM permet de mettre en place des processus uniformes qui permettent d'économiser du temps et des ressources, au lieu de recourir à des méthodes individuelles fastidieuses pour chaque relation. Les équipes consacrent moins de temps aux évaluations de routine et plus de temps à la gestion des risques importants.
Renforcement de la confiance des parties prenantes
Les organisations contrôlent mieux les risques à long terme grâce à une confiance renforcée des parties prenantes. Les clients, les partenaires, les investisseurs et même les régulateurs ont davantage confiance dans l'atténuation globale des risques lorsqu'ils voient que les entreprises gèrent bien les risques liés aux tiers.
Étapes pour mettre en place un cadre de gestion des risques liés aux tiers
La première étape pour mettre en place un cadre de gestion des risques liés aux tiers consiste à obtenir le soutien de l'équipe de direction. Les dirigeants doivent comprendre les raisons commerciales qui justifient la mise en place d'un tel cadre, notamment la protection de l'entreprise contre les pertes financières, les amendes réglementaires et les atteintes à la réputation. Ce soutien visible permet également d'atténuer la résistance des équipes qui pourraient considérer la gestion des risques liés aux tiers comme un obstacle à l'engagement des fournisseurs.
La mise en place d'une méthodologie d'évaluation des risques permet d'assurer la cohérence du programme. Cette approche décrit comment les organisations évaluent les risques liés aux fournisseurs, quelles conclusions sont les plus importantes pour elles et comment elles remédient aux différents types de conclusions.
La création de structures de gouvernance permet de définir clairement la responsabilité des activités TPRM. Cela peut inclure la spécification des rôles et des responsabilités dans les différents services, la mise en place de workflows d'approbation et la création de comités chargés d'examiner les relations à haut risque. Les systèmes de gouvernance garantissent la responsabilité et dissuadent de reporter ou de contourner des étapes cruciales.
Les solutions technologiques ont rendu le TPRM plus efficace et efficient. Grâce à des outils spécialisés, les équipes peuvent automatiser les questionnaires, suivre les résultats des évaluations, saisir les rapports de performance des fournisseurs ou tout autre type de rapport. Ces systèmes contribuent à réduire au minimum les efforts manuels et les erreurs humaines et permettent de mieux comprendre les résultats du programme.
Veiller à ce que le personnel et les fournisseurs comprennent leur rôle dans le TPRM. Les équipes internes doivent comprendre les outils d'évaluation, savoir comment interpréter les résultats et savoir quand signaler leurs préoccupations. Les entreprises ont besoin que les fournisseurs comprennent ce qu'elles attendent d'eux et comment ils seront évalués. La formation permet de maintenir des connaissances spécialisées, à mesure que le programme continue d'évoluer.
Indicateurs et KPI pour mesurer l'efficacité du TPRM
La mesure des performances du programme permet aux organisations de mieux comprendre leurs progrès et les domaines dans lesquels des efforts sont nécessaires.
Si le profil de risque d'une organisation change, elle peut le suivre simplement à l'aide des scores de risque des fournisseurs. Les évaluations de sécurité convertissent ces facteurs de risque en une note globale pour chaque fournisseur. Cela aide les entreprises à déterminer si leur programme réduit le risque global au fil du temps et à identifier les fournisseurs de services gérés qui nécessitent une attention particulière.
La couverture du programme est évaluée en fonction de la proportion d'évaluations réalisées. Pourcentage d'évaluations requises réalisées dans les délais, qui indique le stade/la phase d'achèvement. Un faible taux d'achèvement peut indiquer un problème de processus ou un manque de ressources pour le programme.
L'efficacité est suivie en fonction du temps nécessaire pour réaliser les évaluations. Elle évalue le temps écoulé entre le lancement et la clôture d'une évaluation de fournisseur. Des périodes d'évaluation longues peuvent retarder les projets commerciaux et créer un mécontentement parmi les équipes internes et les fournisseurs.
Les taux de correction indiquent dans quelle mesure les problèmes sont résolus. Ils se concentrent également sur le pourcentage de problèmes que les fournisseurs ont réussi à résoudre dans les délais convenus. De faibles taux de correction impliquent que les conclusions ne sont pas correctement prises en compte.
Les coûts des incidents liés à des tiers quantifient les dommages réels. Cela comprend la couverture des pertes financières liées aux incidents imputables à des tiers, y compris les coûts liés aux violations, les interruptions d'activité et les sanctions réglementaires. La réduction des coûts liés aux incidents au fil du temps est le signe d'un programme TPRM efficace.
Défis courants liés à la gestion des risques liés aux tiers (TPRM)
Même les programmes TPRM bien conçus sont confrontés à des défis qui peuvent limiter leur efficacité. Examinons-en quelques-uns.
Visibilité incomplète de l'écosystème des tiers
La gestion complète de l'exposition aux risques de l'écosystème est difficile en raison de la visibilité limitée sur les tiers et leurs réseaux étendus. Un problème encore plus fondamental est que de nombreuses organisations ne disposent pas d'un inventaire complet de leurs fournisseurs et de ce que ceux-ci fournissent. Cette lacune est généralement due à la décentralisation des achats, shadow IT, et d'une tenue inadéquate des registres.
Problèmes d'évolutivité de l'évaluation des risques
Les méthodes d'évaluation classiques, telles que les questionnaires élaborés et les évaluations sur site, demandent beaucoup de temps et d'efforts. Avec l'augmentation rapide du nombre de fournisseurs, les équipes n'ont plus les moyens de maintenir la qualité des évaluations tout en répondant aux exigences commerciales. Ce dilemme pousse de nombreuses organisations à sacrifier la qualité au profit de la rapidité.
Processus de diligence raisonnable incohérents
Des processus de diligence raisonnable instables offrent une couverture des risques incohérente. Cette méthode d'évaluation est souvent utilisée au sein d'une même organisation, mais peut être associée différemment dans différentes organisations, ce qui rend le signal de risque provenant de ces fournisseurs non intégré et incomparable.
Capacités de vérification limitées
De faibles capacités de vérification réduisent la confiance dans les résultats de l'évaluation. Certaines organisations se basent sur les auto-évaluations des fournisseurs et élaborent leurs pratiques à partir des informations fournies sans les valider. Les fournisseurs peuvent donner des réponses erronées ou exagérer leurs contrôles de sécurité.
Contraintes en matière de ressources et d'expertise
Les limites des ressources et de l'expertise disponibles réduisent l'efficacité des programmes. De nombreuses organisations manquent de personnel possédant les compétences requises, ce qui se traduit par des évaluations superficielles ou d'importants retards. Cela est d'autant plus problématique compte tenu de la complexité technique des services modernes fournis par les fournisseurs.
Meilleures pratiques en matière de gestion des risques liés aux tiers (TPRM)
Les organisations doivent suivre certaines des meilleures pratiques ci-dessous pour garantir l'efficacité de leur programme TPRM.
Mettre en œuvre une approche de hiérarchisation basée sur les risques
Utilisez une approche de hiérarchisation basée sur les risques afin de concentrer les ressources là où elles apportent la meilleure valeur ajoutée. Cette pratique consiste à regrouper les fournisseurs en fonction des niveaux d'accès aux données, de la criticité des services, des impacts réglementaires, etc. Les fournisseurs à haut risque font l'objet d'une évaluation plus approfondie et d'une surveillance continue, tandis que les relations à faible risque sont examinées avec moins de rigueur. Cela permet au TPRM d'être efficace en termes d'efforts, en raison de la corrélation entre les efforts et le niveau de risque.
Standardiser les méthodologies d'évaluation
Mettre en place des méthodologies d'évaluation au niveau organisationnel. L'utilisation des mêmes questionnaires, critères d'évaluation et méthodes de notation pour tous les fournisseurs rend les résultats comparables et plus faciles à analyser. La standardisation améliore non seulement le rythme des consultations, mais réduit également la confusion pour les fournisseurs qui travaillent avec différents services au sein de l'organisation.
Établir une responsabilité et une gouvernance claires
Attribuer une responsabilité et une gouvernance claires afin de garantir une couverture sans faille. En attribuant la responsabilité des différents aspects du processus TPRM, on évite les doublons tout en s'assurant que rien ne passe entre les mailles du filet. Une bonne gouvernance comprend des procédures d'escalade pour les conclusions à haut risque et un examen par la direction de l'efficacité du programme.
Tirer parti de l'automatisation et de la technologie
Utiliser l'automatisation et la technologie pour prendre en charge les activités quotidiennes que les équipes doivent effectuer. Grâce aux plateformes TPRM actuelles, les organisations peuvent automatiser la distribution des questionnaires, suivre les réponses, calculer les scores de risque et générer des rapports. Ces outils permettent à l'équipe de consacrer son temps à l'analyse des résultats et à la réduction des risques clés, plutôt qu'à la gestion de la documentation.
Développer des indicateurs et des rapports pertinents
Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) et des rapports pertinents. Un TPRM solide rendra compte aux parties prenantes des indicateurs clés qui reflètent les niveaux de risque actuels et l'efficacité actuelle du TPRM. Les meilleurs rapports indiquent les tendances et les domaines nécessitant une aide sans surcharger le lecteur de détails excessifs.
Conclusion
Dans le monde connecté des entreprises modernes, la gestion des risques liés aux tiers s'est imposée comme un aspect essentiel de la manière dont les organisations se protègent. Les méthodes et pratiques décrites dans cet article constituent un point de départ pour élaborer des programmes de TPRM qui réduisent les risques tout en étant véritablement productifs. L'identification, l'évaluation et le contrôle systématiques des risques liés aux tiers peuvent aider les organisations à éviter de nombreux problèmes de sécurité et de conformité dès le départ.
Avec l'évolution constante de l'environnement commercial vers une utilisation accrue des services externes, une gestion saine des risques liés aux tiers deviendra de plus en plus cruciale. Les organisations qui excellent dans ce domaine bénéficieront d'une meilleure protection et tireront une plus grande valeur de leurs relations avec leurs fournisseurs.
FAQs
La gestion des risques liés aux tiers désigne les processus et activités qui permettent d'identifier, d'évaluer et de gérer les risques associés aux organisations externes telles que les fournisseurs, les prestataires de services et les partenaires commerciaux.
Dans le contexte de la cybersécurité, le TPRM consiste à défendre l'organisation contre les menaces qui peuvent s'infiltrer par le biais de relations avec des tiers. Cela implique d'examiner la manière dont les fournisseurs gèrent les données, d'évaluer leurs contrôles de sécurité, de rechercher les failles ou les vulnérabilités de leurs systèmes et de vérifier qu'ils respectent les meilleures pratiques en matière de sécurité afin de s'assurer qu'ils ne deviennent pas une porte d'entrée pour les attaques.
Un cadre TPRM aide une organisation à définir de manière stratégique la manière dont elle va gérer en interne les risques liés aux tiers. Il englobe les politiques, les procédures, les rôles, les outils et les normes qu'elle utilisera pour régir ses relations avec les fournisseurs.
Cela implique de collecter des informations sur le fournisseur à l'aide de questionnaires, d'examens de la documentation et même de visites sur site. Comparez ces données aux besoins en matière de sécurité et de conformité. Évaluez le risque en fonction de ces résultats et de la relation.
La gestion des risques liés aux tiers implique généralement de nombreuses équipes différentes. Le processus de sélection et de contractualisation des fournisseurs est en grande partie dirigé par le service des achats. La sécurité de l'information détermine le risque technique. Les contrôles de conformité sont des exigences réglementaires. Les contrats sont examinés par le service juridique. Les directives opérationnelles sont ensuite transmises par les unités commerciales qui utiliseront les services des fournisseurs.
Le risque posé par chaque relation est unique, tout comme devrait l'être la fréquence de l'examen des risques liés aux tiers. D'autres, tels que les fournisseurs ayant accès à des données sensibles ou ceux qui fournissent des services essentiels, peuvent exiger des entreprises qu'elles évaluent leurs performances tous les trimestres. Les fournisseurs présentant un niveau de risque moyen peuvent être évalués sur une base annuelle.