Herramientas de supervisión del cumplimiento normativo: garantice la seguridad de los datos

Descubra cómo las herramientas de supervisión del cumplimiento normativo ayudan a las empresas a evitar costosas sanciones mediante la identificación de riesgos y el cumplimiento continuo de las normativas del sector.

Para muchas empresas, cumplir con las normativas del sector es un reto constante. Pero, ¿sabía que el incumplimiento de estas normativas supone a las empresas un gran gasto anual en multas y trastornos operativos? El funcionamiento de los marcos normativos recientes, ya se trate de normas financieras, de privacidad de datos o específicas del sector, obliga a las empresas a mantenerse alerta o arriesgarse a sufrir sanciones graves.

Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden identificar de forma proactiva los riesgos de cumplimiento, asignar responsabilidades y tomar las medidas necesarias para reducir los riesgos antes de que se conviertan en costosos errores. Las herramientas de supervisión del cumplimiento facilitan este proceso, garantizando que las organizaciones no solo cumplan las normas, sino que las mantengan a lo largo del tiempo.

En este artículo, exploraremos las herramientas de supervisión del cumplimiento, cómo funcionan y cómo pueden proteger su empresa.

¿Qué es la supervisión del cumplimiento normativo?

La supervisión del cumplimiento es el proceso de seguimiento y evaluación continuos del grado de cumplimiento por parte de su empresa de las normativas del sector, los requisitos legales y las políticas internas. Garantiza que su empresa cumpla las normas establecidas por los organismos reguladores y evita multas, sanciones legales y posibles daños a la reputación de la empresa.

Para las empresas, la supervisión del cumplimiento es importante porque las normativas pueden ser difíciles de cumplir y cambian constantemente. Sin un enfoque proactivo, las organizaciones pueden quedarse fácilmente atrás y enfrentarse a riesgos importantes. Mediante la supervisión periódica del cumplimiento, las empresas pueden detectar los problemas de forma temprana y abordarlos antes de que se conviertan en problemas bastante costosos.

¿Qué son las herramientas de supervisión del cumplimiento?

Las herramientas de supervisión del cumplimiento normativo son soluciones de software diseñadas para ayudar a las empresas a gestionar y realizar un seguimiento de su cumplimiento de diversas normativas. Estas herramientas automatizan el proceso de comprobación de infracciones, supervisión de cambios normativos y alerta a los equipos cuando es necesario actuar.

En lugar de depender de procesos manuales, las herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento normativo ofrecen información y actualizaciones en tiempo real. Esto permite a las empresas adelantarse a los riesgos potenciales y garantizar que siempre cumplen con las normas más recientes. Ya sea para garantizar la privacidad de los datos, los requisitos de información financiera o el cumplimiento de las normativas específicas del sector, estas herramientas simplifican la gestión del cumplimiento, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores humanos.

¿Cómo funcionan las herramientas de supervisión del cumplimiento normativo?

Las herramientas de supervisión del cumplimiento normativo funcionan integrándose en los sistemas existentes de una empresa y recopilando y analizando datos de forma continua para garantizar el cumplimiento de las normativas pertinentes.

Así es como suelen funcionar:

• Recopilación de datos: Las herramientas de recopilación de datos se conectan a diversas fuentes de datos dentro de la empresa, como registros financieros, registros de seguridad y datos de clientes, y recopilan la información necesaria para supervisar el cumplimiento.
• Supervisión en tiempo real: Una vez integradas, las herramientas de supervisión escanean continuamente cualquier actividad o proceso que pueda desviarse de las normas de cumplimiento establecidas. La supervisión en tiempo real permite a las empresas detectar posibles problemas a medida que surgen, en lugar de esperar a las auditorías periódicas.
• Identificación de riesgos: Estas herramientas comparan las actividades empresariales con los marcos normativos y señalan cualquier acción que incumpla la normativa. Envían alertas automáticas a las partes interesadas pertinentes, lo que les permite actuar con rapidez y abordar los problemas antes de que se agraven.
• Informes automatizados: Las herramientas de supervisión del cumplimiento suelen incluir funciones de generación de informes que proporcionan información detallada sobre el estado de cumplimiento de una organización. Estos informes se pueden personalizar para centrarse en normativas específicas, lo que ayuda a prepararse para auditorías y revisiones normativas.
• Corrección y acción: Las herramientas avanzadas no solo identifican los riesgos, sino que también recomiendan o ejecutan automáticamente soluciones. Esto puede incluir la actualización de políticas, el cambio de permisos de acceso o el ajuste de procesos internos para alinearlos con las normativas.

Prácticas recomendadas para la supervisión del cumplimiento normativo

La implementación de herramientas de supervisión del cumplimiento normativo es solo el principio. Para sacar el máximo partido a estas soluciones y proteger su negocio, hay algunas prácticas recomendadas que debe seguir:

• Auditorías y revisiones periódicas: incluso con la supervisión automatizada, es importante realizar auditorías internas periódicas para garantizar la eficacia de sus medidas de cumplimiento. Estas auditorías pueden identificar las deficiencias que puedan tener las herramientas automatizadas y proporcionar información sobre cómo realizar mejoras.
• Automatizar siempre que sea posible: La automatización es clave para reducir los errores humanos y garantizar que las comprobaciones de cumplimiento se realicen en tiempo real. Utilice herramientas que automaticen todo, desde la recopilación de datos hasta la identificación y corrección de riesgos, para que su equipo pueda centrarse en tareas estratégicas.
• Mantenerse al día de los cambios normativos: Las normativas evolucionan constantemente, por lo que es fundamental que sus herramientas de supervisión del cumplimiento normativo estén actualizadas. Asegúrese de que su sistema cuente con un mecanismo para recibir actualizaciones sobre nuevas normativas y ajustar los criterios de supervisión en consecuencia.
• Formación de los empleados: El cumplimiento normativo no es solo responsabilidad de sus herramientas, sino una iniciativa de toda la empresa. Asegúrese de que sus empleados reciban formación periódica sobre los requisitos de cumplimiento, los protocolos y cómo utilizar eficazmente las herramientas de cumplimiento para mantener una cultura de responsabilidad.
• Alertas e informes personalizables: Asegúrese de que su herramienta de supervisión del cumplimiento le permita personalizar las alertas y los informes para que pueda priorizar los riesgos más importantes para su negocio. Los informes personalizados agilizarán las auditorías y permitirán a su equipo centrarse en las cuestiones de cumplimiento normativo de alta prioridad.

Al seguir estas prácticas, no solo reducirá el riesgo de incumplimiento, sino que también creará una forma más eficiente de gestionar las normativas.

Cómo proteger su negocio con la supervisión del cumplimiento normativo

La supervisión del cumplimiento normativo es una de las formas más eficaces de proteger su negocio de sanciones reglamentarias y daños a la reputación. A continuación le mostramos cómo puede aprovechar la supervisión del cumplimiento normativo para proteger su organización:

• Gestión proactiva de riesgos: mediante el uso de herramientas de supervisión del cumplimiento normativo, puede detectar riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes. Estas herramientas buscan continuamente desviaciones de las normas reglamentarias para que pueda abordar los problemas en tiempo real.
• Alertas automatizadas/en tiempo real: Configure alertas automatizadas para notificar a las partes interesadas pertinentes cada vez que se identifique un riesgo de cumplimiento. Esto garantiza que los problemas se aborden con rapidez y evita infracciones que podrían dar lugar a multas o interrupciones operativas.
• Anticípese a los cambios normativos: Las herramientas de supervisión del cumplimiento suelen incluir funciones que realizan un seguimiento de los cambios en la normativa. Esto ayuda a las empresas a adelantarse a la evolución de la legislación y a ajustar sus procesos internos en consecuencia, para garantizar un cumplimiento continuo.
• Auditorías optimizadas: Prepararse para las auditorías puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, pero las herramientas de supervisión del cumplimiento mantienen registros detallados del cumplimiento de las normativas por parte de su empresa, lo que le ahorra a usted y a sus empleados un tiempo valioso. Con la generación automática de informes, las auditorías son más rápidas, menos estresantes y más precisas.
• Gestión centralizada del cumplimiento: Gestionar el cumplimiento normativo en varios departamentos o regiones es todo un reto. Las herramientas de supervisión del cumplimiento centralizan este proceso para ofrecer una visión unificada del estado de cumplimiento de su organización, lo que garantiza que todos los equipos estén alineados.

Retos de cumplimiento normativo para las empresas

Aunque las herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento simplifican considerablemente el proceso, las empresas siguen enfrentándose a varios retos a la hora de garantizar el cumplimiento. Esto es especialmente cierto en el caso de las organizaciones que operan en sectores altamente regulados. Estos son algunos de los retos más comunes:

• Evolución de la normativa: Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas es mantenerse al día con las normativas en constante cambio. Puede resultar difícil hacer un seguimiento de las nuevas leyes y actualizaciones, especialmente si una empresa opera en varias regiones o sectores. Mantener el cumplimiento significa adaptarse rápidamente a estos cambios, lo que puede requerir muchos recursos.
• Coste del cumplimiento normativo: El cumplimiento normativo es caro. Desde la implementación de nuevas tecnologías hasta la formación del personal, los costes de mantener el cumplimiento pueden acumularse rápidamente. Para las empresas más pequeñas, estos costes pueden suponer un reto especial, y recortar gastos puede acarrear mayores riesgos a largo plazo.
• Sistemas fragmentados: Muchas empresas utilizan un mosaico de herramientas y sistemas que no están totalmente integrados. Esta fragmentación dificulta obtener una visión clara y centralizada del cumplimiento, lo que aumenta la probabilidad de que se produzcan puntos ciegos y actividades que incumplan la normativa.
• Error humano: Incluso con la automatización, el error humano sigue siendo un riesgo importante en los esfuerzos de cumplimiento. La falta de comunicación, la falta de formación o un simple descuido pueden dar lugar a infracciones graves. Es esencial implementar una formación continua de los empleados y garantizar que los procesos sean infalibles.
• Complejidad de las operaciones globales: Para las empresas multinacionales, el cumplimiento se vuelve aún más complicado. Cada país tiene sus propias normativas y garantizar que todas las sucursales de una empresa cumplan con las leyes locales puede ser una tarea titánica.

Reconocer estos retos permite a las empresas tomar medidas preventivas para reducirlos, ya sea invirtiendo en herramientas de cumplimiento más potentes, mejorando la formación o centralizando la gestión del cumplimiento en toda la organización.

¿Cómo elegir una herramienta de supervisión del cumplimiento?

Elegir la herramienta de supervisión del cumplimiento adecuada es fundamental para garantizar que su empresa cumpla con la normativa y minimizar la carga de trabajo de sus equipos. Con tantas herramientas disponibles, seleccionar la mejor para sus necesidades puede resultar abrumador. Estos son los factores clave que debe tener en cuenta a la hora de tomar una decisión:

• Integración con los sistemas existentes: Su herramienta de cumplimiento normativo debe poder integrarse fácilmente con los sistemas que ya utiliza, como sus plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto garantiza que los datos fluyan sin problemas entre las herramientas, lo que le proporciona una visión completa del cumplimiento normativo en todos los departamentos.
• Personalización específica para cada sector: Los requisitos de cumplimiento normativo varían según el sector, y la herramienta que elija debe ser personalizable para satisfacer esas necesidades específicas. Por ejemplo, las empresas sanitarias deben cumplir con la HIPAA, mientras que las instituciones financieras deben cumplir con la ley SOX o el RGPD. Asegúrese de que puede adaptar la herramienta que elija al panorama normativo de su sector.
• Capacidades de automatización: La automatización es clave para reducir el esfuerzo manual de realizar un seguimiento del cumplimiento. Busque una herramienta que automatice tareas rutinarias como la recopilación de datos, las comprobaciones de cumplimiento y la elaboración de informes. Cuanto más automatizado sea el sistema, más eficientes serán sus procesos de cumplimiento.
• Interfaz fácil de usar: Una herramienta compleja y difícil de manejar solo ralentizará sus esfuerzos de cumplimiento. Asegúrese de que la plataforma sea intuitiva y fácil de usar para su equipo sin necesidad de una formación exhaustiva. Una experiencia de usuario optimizada permite a su personal centrarse en abordar las cuestiones de cumplimiento en lugar de lidiar con la propia herramienta.
• Reputación y asistencia del proveedor: No todas las herramientas son iguales. A la hora de seleccionar una solución de supervisión del cumplimiento, tenga en cuenta la reputación del proveedor, incluidas las opiniones de los clientes, y el nivel de asistencia que ofrece. Lo que usted quiere es una herramienta que no solo funcione, sino que también cuente con un servicio de atención al cliente fiable en caso de que surjan problemas o preguntas.
• Escalabilidad: A medida que su negocio crezca, también lo harán sus requisitos de cumplimiento normativo. Elija una herramienta que pueda adaptarse al crecimiento de su organización y a las nuevas normativas y al aumento del volumen de datos sin necesidad de una revisión completa.

Conclusión

Las herramientas de supervisión del cumplimiento normativo son una potente solución que automatiza los procesos clave para garantizar una supervisión en tiempo real y reducir el riesgo de costosas sanciones. Tanto si necesita gestionar normativas en constante evolución como realizar auditorías más fluidas, la herramienta adecuada puede marcar la diferencia.

La completa plataforma de SentinelOne destaca por su detección de riesgos basada en IA, su supervisión en tiempo real y sus funciones de corrección integradas. Ofrece un enfoque optimizado para la gestión del cumplimiento normativo. Al evaluar las herramientas de supervisión del cumplimiento normativo, recuerde tener en cuenta factores como la integración, la automatización y la escalabilidad para garantizar que la herramienta que elija se adapte a las necesidades específicas de su empresa.

Al adoptar la herramienta de cumplimiento normativo adecuada, las empresas no solo pueden evitar sanciones, sino también crear una cultura de responsabilidad que favorezca el crecimiento y el éxito a largo plazo.

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FAQs

¿Por qué es importante el cumplimiento normativo?

El cumplimiento garantiza que las empresas se adhieran a las regulaciones de la industria y a los estándares legales. Esto reduce el riesgo de sanciones, acciones legales y daños a la reputación, al tiempo que promueve la eficiencia operativa y la confianza entre las partes interesadas.

¿Cuáles son las amenazas para el cumplimiento normativo de las empresas?

Entre las amenazas más comunes se encuentran la evolución de las normativas, la fragmentación de los sistemas, la falta de concienciación de los empleados y los errores humanos. Estos problemas pueden dar lugar a infracciones normativas, multas e interrupciones en las operaciones comerciales.

¿Cuáles son algunas de las diferentes normativas de cumplimiento normativo en la nube?

Las normativas de cumplimiento en la nube varían según el sector y la región, pero algunos ejemplos clave son:

• HIPAA: Protege la información sanitaria en los Estados Unidos.
• RGPD: Regula la protección de datos y la privacidad en la Unión Europea.
• SOC 2: Garantiza que los proveedores de servicios gestionen los datos de forma segura para proteger la privacidad de sus clientes.