Wat is nalevingsmonitoring? Technieken en belang

Compliance monitoring is cruciaal voor cyberbeveiliging. Deze gids behandelt het belang ervan, de belangrijkste componenten en hoe u een effectief programma kunt implementeren.

De enorme boete van € 345 miljoen die TikTok in 2023 kreeg opgelegd in verband met de AVG is een klassiek voorbeeld van wat er mis kan gaan als compliance wordt verwaarloosd.

Compliance is meer dan alleen een vakje dat u moet aanvinken. Als het goed wordt uitgevoerd, kan het het vertrouwen van klanten vergroten, de interne beveiliging versterken en u behoeden voor juridische problemen en boetes.

Binnen het bredere spectrum van compliancebeheer – dat risicobeoordeling, beleidsontwikkeling en compliance-training omvat – zorgt compliance-monitoring ervoor dat uw bedrijf voortdurend alert blijft op wettelijke eisen en veranderingen, waardoor u uiteindelijk wordt beschermd tegen financiële en juridische risico's.

Dit is precies wat er misging bij drie verschillende banken in de VS. Vóór 2023 had de Verenigde Staten slechts één bankfaillissement meegemaakt waarbij een instelling met minstens 100 miljard dollar aan activa betrokken was: Washington Mutual in 2008.

In maart 2023 steeg dit aantal echter tot drie in slechts drie dagen tijd. Silicon Valley Bank, met 209 miljard dollar aan activa, en Signature Bank, met 110 miljard dollar aan activa, gingen beide failliet in deze periode. In mei werd First Republic Bank, met 229 miljard dollar aan activa, de vierde bank die failliet ging.

Federale en staatsregelgevers sloten elk van deze banken nadat financiële instabiliteit klanten in paniek bracht en hen ertoe aanzette hun deposito's op te nemen. De faillissementen werden toegeschreven aan onvoldoende beheer van risico's in verband met stijgende rentetarieven en klantconcentratie, ondanks talrijke waarschuwingen van toezichthoudende instanties.

Bovendien dwongen Zwitserse toezichthouders Credit Suisse in maart om te fuseren met zijn grotere concurrent, UBS, vanwege een 'vertrouwenscrisis'.

Als reactie op deze faillissementen legden Amerikaanse banktoezichthouders nieuwe eisen op aan banken met meer dan 100 miljard dollar aan activa, waarbij hogere reserves en herziene risicobeheerstrategieën verplicht werden gesteld.

Ziet u het patroon hier? Deze aanzienlijke boetes benadrukken een belangrijke les: het negeren van gegevensbescherming en compliance leidt niet alleen tot een schending van het vertrouwen, maar ook tot enorme financiële verliezen.

Laten we leren hoe we een robuust compliance-monitoringsplan kunnen opstellen om regelgevingswijzigingen voor te blijven en juridische, financiële en reputatieschade tot een minimum te beperken.

Wat is compliance monitoring?

Compliance is een reeks QA-gerelateerde tests die een organisatie implementeert in haar activiteiten als onderdeel van naleving van regelgeving en intern beleid. Als compliance goed wordt uitgevoerd, kan dit het vertrouwen van klanten vergroten, de interne beveiliging versterken en bijgevolg juridische problemen en boetes voorkomen.

Compliance monitoring is het continu controleren of de organisatie zich aan de regelgeving en het beleid houdt. De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) en andere accreditatie-instanties vermelden dit bijvoorbeeld in hun aanvraagprocedure: zij eisen dat organisaties tijdens de goedkeuringsprocedure een plan indienen. Dit zorgt ervoor dat bedrijven niet alleen aan de huidige normen voldoen, maar ook voorbereid zijn op toekomstige wijzigingen in de regelgeving.

De reputatie van elke onderneming is sterk afhankelijk van haar vermogen om de regelgeving en veranderingen in de sector na te leven. Als dat niet gebeurt, kan dat ernstige gevolgen hebben, zoals we in recente voorbeelden hebben gezien.

Het belang van nalevingscontrole

Wereldwijd hebben overheden, brancheorganisaties en zelfs individuele bedrijven verschillende nalevingsregels opgesteld waaraan bedrijven zich moeten houden, ongeacht hun locatie.

Niet-naleving kan ernstige gevolgen hebben voor bedrijven, variërend van hoge boetes tot juridische problemen. Een recent voorbeeld is Amazon, dat een boete van 886 miljoen dollar opgelegd gekregen wegens schending van de gegevensbeschermingswetgeving van de Europese Unie (EU).

Naast boetes kan niet-naleving ook leiden tot kostbare juridische procedures. Bedrijven kunnen te maken krijgen met rechtszaken van getroffen personen of groepen, wat extra juridische kosten en mogelijke schadevergoedingen met zich meebrengt. Bijvoorbeeld datalekken kunnen aanleiding geven tot collectieve rechtszaken van klanten van wie de persoonlijke gegevens zijn gecompromitteerd.

Bovendien kunnen regelgevende instanties beperkingen of sancties opleggen, zoals operationele sluitingen of verplichte wijzigingen in de bedrijfsvoering. Deze sancties kunnen de bedrijfsvoering verstoren en de inkomstenstromen beïnvloeden.

De langetermijngevolgen van niet-naleving zijn onder meer schade aan het imago van het bedrijf en het vertrouwen van klanten. Het herstellen van vertrouwen kan een langdurig en kostbaar proces zijn, wat het marktaandeel en groeipotentieel van het bedrijf verder kan beïnvloeden. In sommige gevallen kunnen ernstige overtredingen van de naleving leiden tot strengere controles door toezichthouders, wat resulteert in frequentere audits en toezicht.

Maar niet alleen cyberbeveiligingsteams zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de naleving.

Senior executives en ander belangrijk personeel moeten de praktijken consequent volgen om aan de compliance te blijven voldoen. De California Consumer Privacy Act legt bijvoorbeeld boetes op van maximaal 7500 dollar per overtreding aan personen die persoonlijke informatie van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) verkopen zonder hun toestemming.

Compliance is over het algemeen ingewikkeld. Men kan onbedoeld de regels overtreden. Neem bijvoorbeeld het inbreuk bij Pegasus Airlines in maart 2022. Het cybersecurityteam SafetyDetectives ontdekte dat een enorme hoeveelheid gevoelige gegevens online was blootgesteld als gevolg van een onbeveiligde AWS S3-bucket. Deze bucket bevatte ongeveer 23 miljoen bestanden, waaronder kritieke vluchtgegevens, PII van bemanningsleden en softwarecode, met een totale omvang van ongeveer 6,5 terabyte.

Een dergelijke blootstelling had duizenden passagiers en bemanningsleden in gevaar kunnen brengen en mogelijk in strijd kunnen zijn met de Turkse wetgeving inzake gegevensbescherming, wat zou kunnen leiden tot een boete van maximaal 183.000 dollar. Het probleem was te wijten aan nalatigheid van een medewerker: een systeembeheerder had de cloudomgeving niet correct geconfigureerd, waardoor de gegevens onbeveiligd waren. Gelukkig heeft dit incident geen blijvende schade veroorzaakt. Deze nalatigheid onderstreept het belang van het monitoren van gebruikersinteracties en het beveiligen van geprivilegieerde accounts om dergelijke kwetsbaarheden te voorkomen.

Bovendien hebben bedrijven die in niche-industrieën actief zijn, mogelijk geen volledige kennis van de regelgeving of zijn ze niet op de hoogte van de wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder expliciete privacybeleidsregels voor klanten. Daarom is een systeem voor nalevingscontrole essentieel.

Het helpt de organisatie risico's te beheersen door problemen vroegtijdig te signaleren, waardoor tijd en geld worden bespaard en de rapportage aan regelgevende instanties veel eenvoudiger wordt.

Hieronder wordt uitgelegd waarom nalevingscontrole zo belangrijk is:

• Juridische risico's beperken

Compliance monitoring helpt problemen vroegtijdig te identificeren, waardoor het risico op ernstige juridische gevolgen en hoge boetes wordt verminderd door ervoor te zorgen dat continu aan de wettelijke vereisten wordt voldaan.

• De privacy van klantgegevens waarborgen

Door compliance actief te monitoren, kunnen organisaties klantgegevens beter beschermen, ervoor zorgen dat privacynormen worden gehandhaafd en inbreuken worden voorkomen.

• Vertrouwen opbouwen

Consequente naleving van compliancevereisten bevordert het vertrouwen van klanten en laat zien dat het bedrijf hun persoonlijke gegevens waardeert en beschermt.

• Bedrijfsgroei

Effectieve nalevingscontrole kan de bedrijfsvoering stroomlijnen en de kans op juridische problemen verkleinen, waardoor bedrijven zich kunnen concentreren op groei en uitbreiding zonder tegenslagen op het gebied van regelgeving.

Essentiële onderdelen van een nalevingscontroleplan

Een robuust systeem voor nalevingscontrole is essentieel voor organisaties om ervoor te zorgen dat ze zich aan de regelgeving houden en hun operationele integriteit behouden. Dit systeem bestaat uit verschillende belangrijke componenten, die elk een cruciale rol spelen bij succesvol nalevingsbeheer.

1. Risicobeoordeling en -evaluatie

Een effectief nalevingsmonitoringsplan begint met een combinatie van risicobeoordeling en evaluatie. Dit omvat:

• Het regelmatig herzien en bijwerken van nalevingsbeleid om rekening te houden met de huidige regelgeving en best practices
• Het inhuren van externe auditors om regelmatig beoordelingen uit te voeren en hiaten te identificeren
• Het uitvoeren van doorlopende interne audits om naleving van het nalevingsbeleid te waarborgen en verbeterpunten te identificeren.
• Gebruik van technologie om complianceprocessen te automatiseren, wijzigingen in de regelgeving te monitoren en nauwkeurige gegevens bij te houden.

2. Opleiding van medewerkers

Een goede opleiding kan op vele manieren vruchten afwerpen:

• Het vermindert de kans op overtredingen.
• De organisatie blijft gevrijwaard van wettelijke aansprakelijkheid.
• Het verhoogt de productiviteit.
• Het zorgt ervoor dat mensen zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden op het gebied van compliance.

3. Duidelijk nalevingsbeleid en gedefinieerde rollen

Goed gedocumenteerd beleid en duidelijk gedefinieerde rollen vormen een integraal onderdeel van een nalevingsplan:

• Duidelijk beleid zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en biedt protocollen voor het omgaan met situaties.
• Door compliance officers of managers aan te stellen, wordt nalevingstoezicht voorkomen. Deze medewerkers voeren ook audits uit en blijven op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving.

Voordelen van nalevingsmonitoring

Nalevingsmonitoring heeft verschillende voordelen die een aanzienlijke impact hebben op een organisatie.

• Verbeterd risicobeheer: Als een bedrijf consistent is in zijn strategie voor nalevingscontrole, kan het vroegtijdig risico's identificeren, die kunnen worden aangepakt om juridische problemen te voorkomen.
• Verbeterde reputatie van de organisatie: Consistente naleving van wettelijke vereisten getuigt van integriteit en ethische praktijken die het vertrouwen weerspiegelen dat klanten, partners en belanghebbenden zouden willen hebben in een organisatie die zich aan de regels houdt.
• Gestroomlijnde rapportage aan regelgevende instanties: Het opstellen van auditrapporten wordt eenvoudiger en kost minder tijd en middelen, terwijl de organisatie deadlines haalt en voldoet aan de verwachtingen van de regelgevende instantie.
• Verbeterde gegevensbeveiliging: Continue monitoring helpt gevoelige informatie te beschermen door ervoor te zorgen dat beveiligingsprotocollen consequent worden nageleefd. Dit vermindert het risico op datalekken en helpt bij het naleven van wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, waardoor klantinformatie wordt beschermd.
• Verhoogde bedrijfsflexibiliteit: Met een robuust systeem voor nalevingsmonitoring kunnen organisaties zich snel aanpassen aan nieuwe regelgeving en industrienormen. Deze flexibiliteit stelt bedrijven in staat om regelgevingswijzigingen voor te blijven en naleving te handhaven zonder significante verstoringen van de bedrijfsvoering.
• Verminderde juridische en financiële aansprakelijkheid: Door compliant te blijven, kunnen bedrijven het risico op juridische stappen en financiële sancties minimaliseren. Compliance monitoring helpt ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan, waardoor de kans op rechtszaken en boetes wordt verkleind.
• Verbeterd moreel van werknemers: Een goed gestructureerd nalevingsprogramma bevordert een positieve werkomgeving door ervoor te zorgen dat het beleid en de procedures duidelijk zijn en consistent worden toegepast. Werknemers zullen zich veilig en gewaardeerd voelen in een organisatie die prioriteit geeft aan ethische normen en naleving van regelgeving.

Een effectief programma voor nalevingscontrole ontwikkelen

Nu we de basisbegrippen van compliance monitoring hebben begrepen, gaan we ze in praktijk brengen door een werkplan op te stellen dat aan uw behoeften voldoet:

1. Voer een compliance-risicobeoordeling uit

Elk goed plan moet beginnen met het in kaart brengen van de hiaten binnen de organisatie. Dit houdt in dat er een grondige compliance-risicobeoordeling moet worden uitgevoerd om risicogebieden te identificeren, de risico-elementen in kaart te brengen en bij voorkeur ook de risicokansfactor te bepalen.

Bijvoorbeeld: een zorginstelling kan risico's zien voor de privacy van de gegevens van patiënten volgens de richtlijnen van de HIPAA-regels en -voorschriften. Dit kan helpen bij het beoordelen van het risico dat ongeschikt personeel vormt met betrekking tot de omgang met gegevens.

Een beoordeling van deze aard kan om de drie maanden worden uitgevoerd om nieuwe veranderingen in het regelgevingslandschap of de bedrijfsomgeving mee te nemen.

2. Strategieën voor het vaststellen van nalevingsbeleid

Nalevingsbeleid moet een gemakkelijk te begrijpen handboek zijn voor werknemers die zich zorgen maken over hoe zij zich binnen de onderneming moeten gedragen en hun werkzaamheden moeten uitvoeren.

Dergelijk beleid moet erop gericht zijn ervoor te zorgen dat de wettelijke en andere vereisten waaraan uw organisatie zich nu houdt, niet worden geschonden. Het is raadzaam om dergelijk beleid regelmatig te herzien om gelijke tred te houden met de trends op het gebied van regelgeving.

Een financiële instelling stelt bijvoorbeeld een beleid op waarin het kader wordt uiteengezet voor het melden van verdachte transacties in overeenstemming met de Bank Secrecy Act. Het beleid beschrijft de kenmerken van verdachte activiteiten en verplicht werknemers om verdachte zaken binnen 24 uur te melden aan de relevante compliance officer. Het beleid gaat ook in op de mate van bescherming die klokkenluiders wordt geboden.

3. Train medewerkers over het beleid en de procedures

Wanneer u trainingssessies over vervolgingsrichtlijnen organiseert, moet u uw medewerkers een grondig, leuk en onderhoudend compliance-trainingsprogramma aanbieden. Hun deelname is bepalend voor het succes van compliance-programma's.

Het bijblijven met de nieuwe regelgeving kan verder worden ondersteund door verfrissende trainingen over het nieuwe beleid aan te bieden.

Een interactieve trainingsworkshop in een productiebedrijf kan bijvoorbeeld activiteiten omvatten zoals het gebruik van gevaarlijke stoffen, die op de juiste manier moeten worden behandeld. Dit maakt het voor werknemers gemakkelijker om de nalevingsvereisten en de gevolgen van niet-naleving te begrijpen.

4. Corrigerende en preventieve maatregelen nemen

U kunt de best opgestelde plannen hebben, maar er kunnen altijd problemen ontstaan en wanneer die zich voordoen, moeten er tijdig corrigerende maatregelen worden genomen. Bovendien helpt het nemen van preventieve maatregelen ervoor te zorgen dat dergelijke incidenten zich niet opnieuw voordoen.

Bijvoorbeeld: als er een datalek ontstaat door een gebrekkig wachtwoordbeleid, dan moet het bedrijf corrigerende maatregelen nemen, zoals het invoeren van een strikt wachtwoordbeleid en het uitvoeren van interne beveiligingsaudits. Daarna kunnen ze ook regelmatig cybersecurity-bewustzijnstrainingen organiseren om het belang van gegevensbeveiliging te benadrukken.

Uitdagingen bij compliance monitoring

Het is een delicate evenwichtsoefening om compliance monitoring goed te doen. Toch zal het onder ogen zien van deze uitdagingen er in hoge mate toe bijdragen dat bedrijven de vruchten kunnen plukken van een robuust complianceprogramma.

Hier volgt een overzicht van veelvoorkomende problemen en hoe u hiermee om kunt gaan:

#1. Omgaan met veranderingen in de regelgeving

Een van de grootste hindernissen bij compliance is het omgaan met complexe en steeds veranderende regelgeving. Er is veel beweging in het regelgevingslandschap, gedreven door wetswijzigingen, branchespecifieke veranderingen, internationale normen en technologische vooruitgang.

Zo zullen beursgenoteerde bedrijven volgens de nieuwe openbaarmakingsregels van de SEC, die in januari 2024 van kracht worden, gedetailleerde jaarverslagen over cyberbeveiligingsrisico's moeten verstrekken en materiële incidenten binnen vier dagen openbaar moeten maken. Dit omvat het schetsen van risicobeheerprocessen en de rollen van de raad van bestuur en de CISO. CISO's zullen nauw moeten samenwerken met afdelingen zoals juridische zaken, audit en financiën om een rigoureus beoordelingsproces voor cybermaterialiteit te ontwikkelen. De uitdaging ligt in het waarborgen dat alle relevante details nauwkeurig en tijdig worden bekendgemaakt, wat een verbeterde samenwerking tussen afdelingen vereist.

Bovendien wordt het nog moeilijker door de integratie van nieuwe vereisten in bestaande systemen en de overlapping van regelgeving tussen regio's.

Om dit te vereenvoudigen, moeten bedrijven op de hoogte blijven van de laatste wijzigingen in de regelgeving en advies inwinnen bij deskundigen die hen kunnen begeleiden.

Het gebruik van compliance monitoring software zoals SentinelOne is ook van cruciaal belang. Deze tools automatiseren het proces van het bijhouden van verschillende regelgevingen, zorgen ervoor dat bedrijven altijd up-to-date zijn, monitoren hun nalevingsstatus en signaleren eventuele hiaten of overtredingen.

Door in dergelijke platforms te investeren, kunnen bedrijven de efficiëntie van hun nalevingsprocessen verbeteren, de nauwkeurigheid verhogen en het risico op menselijke fouten verminderen. Dit maakt het navigeren door het doolhof van regelgevingen veel beter beheersbaar.

#2. Beperkte middelen

Beperkte middelen kunnen een aanzienlijke uitdaging vormen als het gaat om compliance monitoring.

Kleine tot middelgrote organisaties hebben bijvoorbeeld vaak te kampen met een beperkt aantal medewerkers die niet alleen verantwoordelijk zijn voor compliance, maar ook voor andere cruciale operationele taken. Deze beperking kan ertoe leiden dat er onvoldoende aandacht is voor compliance-activiteiten, waardoor regelgevingswijzigingen mogelijk worden gemist of de monitoring ontoereikend is.

Een andere uitdaging is de complexiteit van regelgeving. Het kan bijvoorbeeld overweldigend zijn om te navigeren door GDPR, HIPAA of PCI-DSS te doorzoeken. Elk van deze regelgevingen heeft specifieke voorschriften en wordt regelmatig bijgewerkt, waardoor het voor organisaties moeilijk is om op de hoogte te blijven en volledige naleving te garanderen zonder speciale middelen.

De overdaad aan gegevens maakt het nog moeilijker. Bedrijven moeten grote hoeveelheden gegevens verwerken en analyseren om nalevingsproblemen op te sporen, wat zonder geavanceerde tools een hele uitdaging kan zijn.

#3. Integraties beheren

API-compatibiliteit is een belangrijk struikelblok voor veel bedrijven bij het integreren van nalevingstools in hun bestaande systemen.

Dit komt doordat de meeste bedrijven gebruikmaken van verschillende softwaresystemen, zoals CRM, ERP en legacy-databases, die mogelijk andere gegevensformaten, communicatieprotocollen of API-standaarden gebruiken. Een typisch voorbeeld is dat uw legacy-CRM in XML is en de nieuwe compliance-tool in JSON werkt, waardoor de vertaling en update van de gegevens niet overeenkomen.

Als de compliance-tool bepaalde API's vereist en uw bestaande systemen toevallig verouderde of niet-standaard API's hebben, wordt de integratie complex en duur. Realtime gegevenssynchronisatie maakt de zaken nog ingewikkelder, vooral wanneer de frequentie van updates voor bestaande systemen lager is dan wat de nieuwe tool vereist.

Om dit te verhelpen, moet er ruim van tevoren een zorgvuldige planning worden gemaakt.

Technologieën en softwaretools voor compliancebewaking

De juiste tools zijn cruciaal voor het beheer van compliance.

Deze tools voor compliancebewaking kunnen bedrijven helpen de beste oplossingen voor hun specifieke behoeften te vinden:

1. SentinelOne: geavanceerde AI-gestuurde beveiliging

SentinelOne is een geavanceerd, AI-gestuurd cloudbeveiligingsplatform dat geschikt is voor bedrijven van elke omvang. Het monitort uw compliance-score in de loop van de tijd en identificeert trends die u helpen uw algemene beveiligingsstrategie te verbeteren.

Het SentinelOne-compliance-dashboard biedt volledig inzicht in uw cloudinfrastructuur door ondersteuning van beveiligingsstandaarden, waaronder Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS), het National Institute of Standards and Technology (NIST) en de International Organization for Standardization 27001 (ISO 27001).

De gepatenteerde 1-klik geautomatiseerde remedie van bedreigingen en offensieve beveiligingsengine zetten een nieuwe standaard voor eenvoud in bedreigingsanalyse en nalevingscontrole.

De SentinelOne CSPM-tools zijn cruciaal voor het realiseren van een hoog beveiligingsniveau en vormen een buitengewoon voorbeeld van nalevingsmonitoring.

Belangrijkste kenmerken:

• Geautomatiseerde afhandeling van cloudconfiguratieproblemen
• Geavanceerde dreigingsbestrijding en -analyse
• Uitgebreide compliance-ondersteuning, inclusief CI/CD-integratie
• Binary Vault om ervoor te zorgen dat softwarecomponenten voldoen aan beveiligings- en compliance-normen
• Storyline-technologie om gedetailleerde tijdlijnen van aanvallen te creëren
• Offensive Security Engine om aanvallen te simuleren, kwetsbaarheden bloot te leggen en verdedigingsmechanismen te testen
• Cloud Detection and Response (CDR) om te beschermen tegen bedreigingen
• Cloud Workload Protection Platform (CWPP) voor zichtbaarheid en compliance
• PurpleAI biedt AI-gestuurde inzichten voor nauwkeurigheid en efficiëntie
• Maak gebruik van de integratie van SentinelOne met Synk om kwetsbaarheden in code, containers en afhankelijkheden te beheren voor een sterke beveiliging
• Secret Scanning om API-sleutels, wachtwoorden en kritieke informatie te beschermen
• Singularity Data Lake voor grondige dreigingsinformatie en nalevingsmonitoring

Voordelen:

• Gratis demo
• Stroomlijnt audits met gedetailleerde rapporten
• Verbetert cloudforensisch onderzoek met innovatieve technologie

2. Sprinto: gestroomlijnde automatisering van compliance

Sprinto is ook erg goed in het automatiseren van compliancebewaking. Het integreert goed met cloudconfiguraties en is een ideale oplossing voor elk SaaS-bedrijf dat SOC 2-, ISO 27001-, GDPR-, HIPAA- en andere certificeringen wil behalen.

Deze tool voor het monitoren van gegevenscompliance zorgt ervoor dat uw compliance-inspanningen relevant en tijdig zijn.

Belangrijkste kenmerken:

• Robuuste automatisering voor monitoring en controle
• Integreert moeiteloos met verschillende cloudconfiguraties

Voordelen:

• Gebruiksvriendelijke interface met deskundige ondersteuning
• Snel certificeringsproces

Nadelen:

• Sommige klantgesprekken kunnen te maken krijgen met tijdzone-uitdagingen

3. Connecteam: uitgebreid personeelsbeheer

Connecteam is een alles-in-één softwarepakket voor personeelsbeheer en nalevingscontrole, ideaal voor teams die op afstand en mobiel werken.

Het vereenvoudigt de dagelijkse werkzaamheden door realtime meldingen, gegevensverzameling en rapportage mogelijk te maken, waardoor het een robuust voorbeeld van nalevingscontrole voor verschillende zakelijke behoeften.

Belangrijkste kenmerken:

• Naadloze communicatie via een mobiele app
• Efficiënt taakbeheer en tijdregistratie

Voordelen:

• Betaalbaar en gebruiksvriendelijk
• Biedt uitstekende klantenondersteuning

Nadelen:

• Integraties zijn nog in ontwikkeling

Deze tools bieden effectieve voorbeelden van compliance monitoring in verschillende bedrijfsomgevingen, zodat uw organisatie compliant en veilig blijft.

Best practices voor effectieve nalevingscontrole

Als het gaat om de verfijning van uw nalevingscontroleplan, kunt u de volgende effectieve strategieën toepassen:

#1. Regelmatige audits en beoordelingen

Regelmatige audits en beoordelingen zijn een essentieel onderdeel van compliance monitoring. Door periodieke audits kan de organisatie het niveau van naleving van verschillende wetten en interne beleidsregels meten.

Dergelijke audits moeten strategisch en allesomvattend zijn en worden uitgevoerd door bekwaam personeel met het oog op het opsporen van problemen, het bepalen van het risiconiveau ervan en het tijdig aanpakken ervan.

#2. Duidelijke communicatiekanalen

Duidelijke communicatiekanalen zorgen ervoor dat de betrokken belanghebbenden van de organisatie goed worden geïnformeerd over complianceverwachtingen, wijzigingen in de regelgeving en zelfs beleidswijzigingen.

Hieronder vallen trainingssessies, nieuwsbrieven en gemakkelijk toegankelijke documentatie waar medewerkers in geval van nood naar kunnen verwijzen.

#3. Strategieën voor continue verbetering

Organisaties moeten praktijken omarmen die zorgen voor een voortdurende evaluatie en verbetering van compliancepraktijken. Dit omvat het verzamelen van input uit audits, het volgen van trends binnen regelgevende instanties en het benchmarken van de beste praktijken in de sector om preventieve maatregelen te nemen tegen nalevingsschendingen.

Deze technieken versterken uw nalevingsprogramma en bereiden het op een efficiënte en productieve manier voor op veranderende regelgeving.

#4. Een speciaal compliance-team opzetten

Een speciaal compliance-team zorgt voor effectief toezicht op en beheer van compliance-activiteiten. Dit team moet verantwoordelijk zijn voor alle aspecten van compliance-monitoring, waaronder het implementeren van beleid, het uitvoeren van audits en het aanpakken van wijzigingen in de regelgeving.

Bovendien zorgt het ervoor dat compliance-inspanningen worden gecoördineerd en dat er een duidelijk aanspreekpunt is voor alle compliance-gerelateerde kwesties.

Vergeet niet dat het de verantwoordelijkheid van het bedrijf is om hen op te leiden en uit te rusten met de middelen en bevoegdheden die nodig zijn om compliance-praktijken te handhaven.

#5. Opleiding en bewustwording van werknemers

Effectieve training helpt werknemers inzicht te krijgen in hun complianceverantwoordelijkheden en waarom het belangrijk is om vastgestelde protocollen na te leven. Deze trainingssessies moeten betrekking hebben op relevante regelgeving, bedrijfsbeleid en best practices, en moeten worden bijgewerkt om eventuele wijzigingen in het juridische landschap weer te geven.

Het verstrekken van middelen zoals handboeken, online cursussen en toegang tot compliance-experts ondersteunt de voortdurende educatie verder.

Op deze manier kunnen bedrijven het risico op onopzettelijke overtredingen verminderen en een proactieve benadering van naleving van regelgeving bevorderen.

#6. Implementeer tools voor compliancebewaking

Het gebruik van geautomatiseerde tools voor compliance monitoring kan de efficiëntie en nauwkeurigheid van complianceprocessen aanzienlijk verbeteren. Deze tools, zoals compliance management software (zoals SentinelOne), helpen bij het bijhouden van wijzigingen in de regelgeving, het beheren van documentatie en het stroomlijnen van rapportages.

Automatisering vermindert het risico op handmatige fouten en zorgt ervoor dat compliance-taken consistent en snel worden uitgevoerd. Door gebruik te maken van technologie kunnen organisaties realtime inzicht krijgen in hun compliance-status, zich snel aanpassen aan nieuwe regelgeving en uitgebreide gegevens bijhouden.

Afsluiting

Gezien de spraakmakende zaken waarbij bedrijven enorme boetes hebben gekregen, kan het belang van compliance niet genoeg worden benadrukt. Een effectief complianceprogramma voorkomt of minimaliseert deze sancties duidelijk en bouwt een cultuur van integriteit en transparantie binnen de organisatie op.

We hebben belangrijke praktijken onderzocht om de nalevingscontrole te verbeteren, waaronder:

• Het uitvoeren van regelmatige audits en beoordelingen
• Het onderhouden van duidelijke communicatiekanalen
• Implementeren van strategieën voor continue verbetering

Het gebruik van geautomatiseerde tools voor nalevingscontrole, het opzetten van een speciaal nalevingsteam en het prioriteren van training en bewustwording van medewerkers zijn even belangrijk om naleving van regelgeving te waarborgen en overtredingen te voorkomen.

Til uw compliance monitoring naar een hoger niveau met geavanceerde oplossingen zoals SentinelOne. Onze complete compliance monitoring software biedt realtime inzicht in uw cloudinfrastructuur, geautomatiseerde dreigingsbestrijding en gedetailleerde rapportage.

Bezoek SentinelOne Compliance Monitoring om te ontdekken hoe het platform uw compliance-strategie kan verbeteren. Voor meer informatie kunt u vandaag nog contact met ons opnemen via ccontact met ons op of een demo boeken.

Veelgestelde vragen over nalevingscontrole

Wat is nalevingscontrole?

Compliance monitoring is het voortdurende proces waarbij wordt gecontroleerd of uw organisatie alle regels, voorschriften en interne beleidsregels naleeft die van toepassing zijn op uw bedrijf. U kunt het zien als het voortdurend in de gaten houden van uw activiteiten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten en industrienormen.

Hierbij worden zowel geautomatiseerde tools als handmatige controles gebruikt om uw activiteiten bij te houden en eventuele tekortkomingen op te sporen.

Wat is een voorbeeld van nalevingscontrole?

Een veelvoorkomend voorbeeld is een zorginstelling die de verwerking van patiëntgegevens controleert om naleving van de HIPAA-wetgeving te waarborgen. Zij houden bij wie toegang heeft tot medische dossiers, hoe gegevens worden opgeslagen en of er gebruik wordt gemaakt van de juiste versleuteling.

Een ander voorbeeld is een bank die voortdurend transacties controleert op naleving van de antiwitwaswetgeving en verdachte patronen signaleert die kunnen duiden op illegale activiteiten. Deze controles vinden automatisch plaats via software en regelmatige audits.

Het belang van nalevingscontrole

Compliance monitoring helpt u dure boetes, juridische problemen en reputatieschade als gevolg van overtredingen van de regelgeving te voorkomen. Het geeft u realtime inzicht in potentiële problemen voordat deze uitgroeien tot grote problemen.

Zonder goede monitoring weet u misschien pas te laat dat er sprake is van compliance-tekortkomingen en krijgt u te maken met sancties. Het bouwt ook vertrouwen op bij klanten en partners die willen weten dat u hun gegevens goed beschermt.

Waarom is continue monitoring essentieel voor compliance?

Continue monitoring is essentieel omdat regelgeving vaak verandert en er voortdurend nieuwe risico's ontstaan. Traditionele jaarlijkse audits geven u slechts een momentopname van de naleving op een bepaald moment, waardoor er hiaten ontstaan waar overtredingen kunnen plaatsvinden.

Met continue monitoring kunt u nalevingsproblemen detecteren en oplossen zodra ze zich voordoen, in plaats van maanden te wachten tot ze worden ontdekt. Deze aanpak vermindert het risico op boetes en zorgt ervoor dat u voorop blijft lopen bij wijzigingen in de regelgeving.

Wat zijn drie technieken voor het monitoren van compliance?

De drie belangrijkste technieken zijn regelmatige audits, geautomatiseerde monitoringsystemen en zelfevaluaties. Bij regelmatige audits beoordelen interne of externe teams uw processen en documentatie om de naleving te controleren.

Bij geautomatiseerde monitoring wordt software gebruikt om activiteiten continu te volgen en mogelijke overtredingen in realtime te signaleren. Met zelfbeoordelingen kan uw organisatie haar eigen nalevingsstatus evalueren en gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.

Hoe voer je nalevingsmonitoring uit?

Begin met het identificeren van alle regelgeving die van toepassing is op uw bedrijf en voer een risicobeoordeling uit om gebieden met een hoog risico te vinden. Stel duidelijke beleidsregels en procedures op waarin de nalevingsvereisten voor uw team worden gedefinieerd. Gebruik geautomatiseerde tools om activiteiten continu te monitoren en waarschuwingen te genereren wanneer er zich problemen voordoen.

Plan regelmatig audits en beoordelingen om te controleren of uw monitoringsystemen goed werken. Train uw medewerkers in nalevingsvereisten en zorg ervoor dat ze weten hoe ze problemen moeten melden.