電子郵件安全稽核：逐步指南 101

每個企業每天都會收到電子郵件。有些會進入垃圾郵件，而其他則會送達收件匣。如今，電子郵件對通訊至關重要，且不可或缺。問題在於，當有人出於錯誤目的使用它，並試圖劫持您的組織時。 電子郵件安全 不只是遵循一份安全措施檢查清單而已。它涵蓋稽核、維持合規，以及透過使用最新的威脅偵測工具與技術來保護敏感資訊。駭客不會攻擊技術本身，他們攻擊的是使用這些技術的人。

企業每年至少需要進行一次全面性的電子郵件安全稽核，以識別其組織內部的弱點，但他們並沒有這麼做。

電子郵件仍然是我們日常業務溝通中的核心要素，93% 的員工認為它對其日常工作而言很重要或非常重要。但實際上，只有 24% 的 IT 領導者真正讓其安全預算與實際風險相符——這使組織對電子郵件威脅幾乎毫無防備。

Zivver 的調查資料顯示，儘管 73% 的員工知道電子郵件安全政策，但只有 52% 的員工會遵循。這表明，安全措施迫切需要為企業提供有效回應，以應對如 spoofing、malware、phishing 和未經授權存取等電子郵件網路攻擊威脅。

本指南非常適合希望確保電子郵件安全稽核完整徹底的企業主、IT 專業人員和網路安全專家。現在讓我們來看看，為什麼您需要執行電子郵件安全稽核計畫、其關鍵組成要素，以及執行有效稽核的步驟。

什麼是電子郵件安全稽核？

電子郵件安全稽核是一種透過確保電子郵件帳戶、電子郵件及敏感資料安全來保護電子郵件通訊的做法。這是一種僅專注於評估電子郵件安全性的稽核。它會檢查您的電子郵件系統對抗網路威脅（例如 phishing、malware、垃圾郵件和未經授權存取）的有效性。透過執行電子郵件安全稽核，您可以：

1. 保護您的敏感資料，避免遭攻擊者竊取。
2. 阻止 phishing 或詐騙，避免駭客試圖取得您的密碼或其他資訊。
3. 阻止 malware 和 ransomware，這些威脅可能會加密您的檔案或污染您的電腦。
4. 根據產業需求，確保符合安全標準與法規。
5. 檢視備份與儲存區域的安全等級。

為什麼電子郵件安全稽核很重要？

網路犯罪分子正透過整合人工智慧來實施更先進的攻擊方法。電子郵件中的任何弱點都可能導致資料外洩、財務損失或身分遭竊。因此，進行安全稽核對於保護個人或企業電子郵件免受威脅至關重要。進行電子郵件安全稽核的一些重要原因包括：

1. 識別弱點：安全稽核 可協助您發現電子郵件系統的弱點，例如過時的加密、弱密碼或未受保護的伺服器。透過識別並處理這些弱點，您可以防止未經授權的電子郵件存取，進而降低代價高昂的資料外洩風險。
2. 提升法規遵循：許多組織需要遵循產業標準，例如 General Data Protection Regulation (GDPR)、Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) 或 Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS)。電子郵件安全稽核可協助您讓安全措施保持最新狀態並符合法規要求。
3. 強化員工訓練：電子郵件安全威脅正快速演變，因此定期員工訓練對於讓他們掌握最新資訊至關重要。完整的稽核可檢查員工對電子郵件安全通訊協定、網路釣魚攻擊、密碼管理以及敏感資訊處理的認知。
4. 強化整體安全性: 電子郵件是我們工作與生活中不可或缺的一部分，因此保護它至關重要。稽核結果可協助您改善現有安全措施，並確保資料在電子郵件通訊期間受到加密。因此，您可以保護它不被未經授權的使用者攔截。
5. 降低資料外洩風險：電子郵件安全稽核可協助組織領先因應如 phishing 或 BEC 等新興威脅，並確保其維持足夠的防禦能力來抵禦這些攻擊。您可以透過維護詳細的電子郵件存取活動記錄，並監控任何異常模式，來避免潛在的網路攻擊。

常見的電子郵件安全威脅

一項調查顯示，74% 的安全事件涉及人為因素，包括人為錯誤、憑證遭竊和權限濫用。然而，領導者在制定電子郵件安全政策時卻忽略了這個因素。以下是對您電子郵件安全的一些最大威脅：

1. 網路釣魚：網路釣魚是一種重大的網路威脅，會鎖定各種規模的企業。在這種攻擊中，網路犯罪分子會傳送看似來自真實來源的詐騙電子郵件或訊息。這些電子郵件旨在取得敏感資訊，例如登入憑證、財務資料或企業專有資訊。
2. 惡意軟體：網路犯罪分子使用惡意軟體來竊取資料、中斷營運或未經授權存取系統。惡意軟體是任何有害軟體，可透過電子郵件附件或連結感染您的電腦系統並造成損害。
3. Spoofing: Spoofing 是一種網路攻擊，個人或程式會假冒成其他人或其他事物，以進行欺騙並取得有價值的資訊或系統存取權。攻擊者會為此目的使用惡意連結或電子郵件。
4. 勒索軟體：勒索軟體是會感染系統並加密資料，或在支付贖金前封鎖對電腦系統存取的惡意軟體（malware）。在此過程中，網路犯罪分子會加密檔案，使其無法存取，並要求支付費用以換取解密金鑰。
5. 商務電子郵件入侵 (BEC): 商務電子郵件入侵是一種進階網路攻擊，犯罪分子會接管企業電子郵件帳戶。接著，他們會利用這些遭入侵的帳戶，欺騙員工或利害關係人將金錢或敏感資訊轉移給攻擊者。

電子郵件安全稽核的關鍵組成要素

定期進行電子郵件安全稽核，可強化您對抗由網路釣魚、惡意軟體和勒索軟體所造成之敏感資料外洩的防禦能力。透過更新安全政策、啟用進階防護，以及監控可疑行為，您可以將資料外洩風險降至最低，並維持通訊的私密性。以下是稽核中應涵蓋的關鍵要素：

1. 驗證與存取控制： 透過了解系統弱點，您可以主動採取措施來保護電子郵件資料。電子郵件安全稽核可透過提出以下建議，協助您改善使用者驗證流程：

• 強式密碼政策，例如使用複雜密碼並避免重複使用。
• 使用多重要素驗證，因其可增加額外一層安全防護。
• 根據角色、裝置或位置限制電子郵件存取權限。

1. 電子郵件篩選與垃圾郵件安全： 每當您執行電子郵件安全稽核時，請確保已設定篩選器，以過濾網路釣魚電子郵件、垃圾郵件及含有惡意附件的電子郵件。安全軟體也可協助找出附件與連結中的有害內容。當您進行電子郵件安全稽核時，即可達成此目標。

1. 電子郵件加密與資料保護： 電子郵件加密可確保電子郵件不會被錯誤的人取得或落入其手中。加密電子郵件有助於主動進行風險評估、防止資料外洩，並透過以下方式避免罰則：

• 使用 TLS 加密以防止未經授權的攔截。
• 端對端加密可保護敏感電子郵件，使只有預定收件者能夠閱讀。
• 資料外洩防護可避免敏感資訊遭意外分享。

1. 使用者訓練與認知： 安全稽核可讓我們凸顯電子郵件系統中的低效率問題，例如路由緩慢或設定不安全。根據稽核結果，可設計客製化訓練模組以因應特定弱點。這些訓練模組會依據不斷變化的電子郵件安全功能定期更新。

1. 網路釣魚認知： 安全稽核中會模擬網路釣魚攻擊，以檢查員工是否能識別並回報網路釣魚電子郵件。此流程將包括識別可疑電子郵件附件、處理敏感資訊，以及在此類情境下應遵循的程序。

1. 提升效率： 最佳化電子郵件路由可透過識別最短路徑，讓電子郵件盡可能快速地送達目的地。您也可以使用垃圾郵件篩選器，防止不必要的電子郵件進入收件匣，並依優先順序排序電子郵件，以協助使用者識別最關鍵的郵件，進而提升電子郵件效率。

如何執行電子郵件系統稽核？（逐步說明）

執行電子郵件系統稽核是維護電子郵件通訊安全性與機密性的必要流程。為確保現行必要政策為最新且足夠完善，必須加以審查。以下提供逐步指南，協助您評估電子郵件系統的安全性與效率，並找出改善方式。

步驟  1：定義範圍與目標

確定要稽核電子郵件系統的哪一部分。這可能包括安全性、合規性、效能及使用者。為稽核設定明確目標，例如評估風險、確保所有作業皆符合法規，或提升電子郵件系統效率。

步驟 2：蒐集資訊

記錄稽核所需的所有資訊：電子郵件伺服器、用戶端及其他相關基礎架構元件。了解目前所有存取控制政策，也就是誰可以存取哪些內容。驗證目前的安全功能，包括加密、防火牆及反惡意軟體解決方案。

步驟 3：審查電子郵件安全政策

將您的安全政策與適用於您產業的最佳實務及法律標準進行比對。為確認您的電子郵件已加密且安全，請檢查電子郵件是否已採用 TLS 等強式加密標準進行加密。要求登入電子郵件帳戶時使用兩個或以上的驗證因素，並根據使用者角色授予電子郵件帳戶存取權限。

步驟 4：審查電子郵件篩選與監控

應部署進階垃圾郵件與網路釣魚篩選器，以協助識別並防止惡意電子郵件。此外，建議即時監控電子郵件流量，以偵測可疑活動與異常電子郵件流量。如此一來，您便可阻止公司內部敏感資訊在未經授權的情況下被傳送。

步驟 5：測試弱點

為識別電子郵件平台中可能存在的弱點，以及員工訓練需求，您應進行弱點測試。記錄這些弱點與失敗情況，並說明潛在威脅。接著，審查您的事件回應計畫，以判斷是否有任何遺漏，或是否需要更新。

步驟 6：審查員工訓練與認知

了解貴組織目前針對電子郵件安全準則所實施的員工訓練計畫現況。定期為員工進行網路釣魚模擬與訓練課程。視需要安排並更新這些課程。

步驟 7：執行安全稽核與評估

頻繁的稽核可協助您判斷目前安全措施的優勢與弱點。因此，您可以根據業界最佳實務，透過保護網路與系統來改善電子郵件系統。

步驟 8：實施變更並監控進度

建立具體行動計畫以克服挑戰、安排工作，並與團隊成員分享。實施變更並調整必要設定，以提升電子郵件安全等級。監控已實施變更的進度，並進行後續稽核以判定其成效。

電子郵件安全稽核檢查清單

電子郵件安全稽核檢查清單是一種工具，可確保電子郵件系統所有重要面向皆為最新狀態。完整的安全稽核可確保您的電子郵件平台安全、合法，且具備抵禦攻擊的能力。電子郵件稽核結果可協助您根據最新威脅資訊更新安全控制。以下檢查清單可協助您執行全面性的電子郵件安全稽核。

1. 評估安全政策與通訊協定: 電子郵件稽核會檢查安全政策是否符合最佳實務與產業法規。它可確保政策涵蓋網路釣魚、惡意軟體及未經授權存取等威脅。您必須定期進行審查，以因應不斷演變的安全風險。
2. 評估加密標準: 電子郵件安全稽核會檢查您的加密政策是否已在所有通訊管道中實施，以及您是否對敏感電子郵件使用端對端加密。它也會分析加密強度，以驗證已停用過時的通訊協定。
3. 驗證驗證機制與存取限制： 電子郵件安全稽核可啟用多重要素驗證與以角色為基礎的存取控制，以限制存取。它可確保密碼政策對所有使用者強制要求使用強式且唯一的密碼。它會稽核使用者的電子郵件存取權限，以移除不必要的權限並避免資料遭竊。
4. 執行弱點測試: 稽核可模擬網路釣魚攻擊，並對電子郵件系統執行滲透測試，以評估員工認知。它會掃描電子郵件伺服器中的弱點與過時軟體、分析攻擊趨勢，並據此調整安全措施。
5. 員工訓練與認知： 稽核可判定電子郵件安全訓練計畫的影響，並檢查員工是否了解近期趨勢。它可協助您模擬真實世界的網路釣魚嘗試，並評估員工對網路釣魚模擬的回應。
6. 評估事件回應計畫：電子郵件安全稽核計畫可審查並判定您的事件回應計畫之有效性。它可協助您為電子郵件安全事件指派明確的角色與責任，並徹底測試事件回應。

電子郵件安全評估：需評估的關鍵領域

評估電子郵件安全是一項持續進行的流程，可協助您避免新興威脅，並建議對安全系統進行變更。它也可協助您制定並實施新的緩解策略，例如強化電子郵件加密與更新訓練計畫。電子郵件評估計畫會評估以下關鍵領域：

1. 資產與資料：電子郵件評估的第一步是列出您需要保護的項目。這包括電子郵件伺服器、使用者帳戶，以及財務明細、個人資訊和機密文件等重要資料。
2. 威脅與弱點： 下一步是偵測弱點與安全威脅，例如網路釣魚攻擊、惡意軟體、勒索軟體、電子郵件偽冒、未經授權的存取，以及商務電子郵件入侵。
3. 現行政策與安全措施： 檢查目前的政策與系統是否足以保護您的電子郵件。確保垃圾郵件篩選器、防毒軟體、加密通訊協定，以及 多重要素驗證 (MFA) 都已到位。
4. 潛在影響： 若發生安全威脅或網路攻擊，電子郵件稽核可協助量化其造成的損害以及復原資料的成本。這包括評估財務損失、法律問題、聲譽與業務損害，以及營運中斷。
5. 風險等級：判定每項潛在威脅及其影響發生的機率，以了解整體風險。使用此機率矩陣將風險分類為低、中或高。針對每個風險類別，制定將威脅降至最低的策略。

常見的電子郵件安全稽核挑戰與解決方案

必須執行安全稽核，以確保您的系統免受任何可能威脅的影響。執行徹底的安全稽核可協助您在弱點成為嚴重威脅之前加以偵測並避免。然而，組織在這些稽核上仍持續面臨困難。以下列出一些常見挑戰及其解決方式。

1. 弱密碼：電子郵件帳戶遭駭的首要原因是弱密碼與未經授權的存取。儘管已有許多警告，許多使用者仍使用弱密碼或重複使用密碼，這使駭客能輕易存取其電子郵件帳戶。解決方案是：

• 實施嚴格的密碼政策（至少 12 個字元，且包含字母、數字與符號的組合）。
• 部署多重要素驗證 (MFA) 以提供額外安全性。
• 經常提醒員工變更密碼

1. 垃圾郵件與惡意軟體防護不佳：某些垃圾郵件訊息可能包含附件或連結，導致使用者感染惡意軟體。這會使您所有的敏感資訊可被駭客存取。解決方案是使用進階垃圾郵件篩選器來封鎖不需要的電子郵件，並在傳送前掃描所有電子郵件附件與連結是否含有惡意軟體。此外，限制使用者開啟惡意附件或點擊無法識別連結的能力。
2. 內部威脅與人為錯誤： 員工可能會犯下可避免的錯誤，將敏感資訊傳送給錯誤對象，或成為網路釣魚詐騙的受害者。修正方式是透過資料外洩防護 (DLP) 技術來識別並防止未經授權的資料分享，以避免此類錯誤。定期為員工提供網路安全訓練，也可協助他們了解安全風險。以角色為基礎的存取控制可定義誰能存取重要的電子郵件資料。
3. 監控與記錄不足：若未追蹤您的電子郵件，安全性入侵可能不會被發現，讓駭客得以自由活動。即時監控以識別可疑的登入嘗試與可疑的電子郵件行為，能帶來顯著差異。偵測有害活動意味著監控存取情況，並針對大量寄送電子郵件或登入失敗嘗試等威脅建立自動化警示。
4. 缺乏備份與復原計畫：一旦電子郵件遺失，例如遭受網路犯罪攻擊、誤刪或系統故障，復原就會變得繁瑣。您可採取的解決方案包括：

• 定期將您的電子郵件備份到安全的雲端或外部儲存裝置。
• 在電子郵件封存系統中自動儲存重要電子郵件訊息。
• 準備好災難復原計畫，以便盡快還原遺失的資料。

1. 法規遵循與法規挑戰： 處理電子郵件安全的組織必須遵循產業法規。他們必須定期檢視安全政策並加以更新，以符合合規要求。強制執行電子郵件保留政策，以確保適當的資料儲存與刪除。此外，也要經常檢查是否符合資料保護法規，以及是否存在安全漏洞。

結論

電子郵件是企業與個人最重要的通訊工具之一。但對於試圖透過網路釣魚、間諜軟體或未經授權存取來利用弱點的網路犯罪分子而言，它也是極具吸引力的目標。這正是電子郵件安全稽核發揮作用之處。透過定期測試並強化組織的電子郵件安全實務，您將能深入找出弱點、避免潛在的資料外洩，並確保符合產業標準。