什麼是電子郵件安全性，為什麼它很重要？

電子郵件仍然是職場中的主要溝通方式，包括文件傳輸與商業條款的討論。然而，駭客將其視為容易下手的目標，用以取得對組織系統的存取權或竷取資訊。2023 年，94% 的組織表示曾遭遇網路釣魚攻擊，這顯示事件數量大幅增加。當使用者點擊網路釣魚連結時，這些連結可能在短短幾分鐘內導致系統遭到入侵。這就是為什麼電子郵件安全始終應該是各種規模組織的優先事項。

在本文中，我們將定義在網路安全情境下電子郵件安全的意義，說明有哪些可用的電子郵件安全解決方案，以及合適的電子郵件安全軟體如何協助保護您的營運。首先，我們將先說明電子郵件安全的意義，以及為何它對企業至關重要，接著檢視一些真實世界外洩事件中的電子郵件安全案例，並了解哪些方法有效。在本文結尾，您將更清楚了解策略性工具與電子郵件安全解決方案如何支援您的防禦，以因應新興風險。

什麼是電子郵件安全性？

電子郵件安全性是保護郵件及其附件，避免遭未經授權者讀取、竄改，或夾帶不受歡迎內容。這包括垃圾郵件過濾、惡意軟體偵測、加密與使用者教育。根據報告，網路釣魚被指出造成了 80% 的安全事件，而每分鐘的財務損失估計為 $17,700。

由於電子郵件經常包含財務交易資訊及其他個人資料，這些弱點可能會對公司的形象與營收造成重大損害。這類風險凸顯了提升電子郵件安全性的必要性，以保護使用者的資訊與信任。

以下是凸顯電子郵件安全性範疇的兩個關鍵領域：

1. 加密與驗證： 加密 是將純文字轉換為只有持有解密金鑰的預期收件者才能理解之編碼文字的過程。結合其他強式驗證方式，例如多重要素驗證，可防止竊聽者劫持電子郵件帳戶。依賴網路安全措施中電子郵件安全性的企業，通常會採用可確認郵件寄件者的數位簽章。這些措施的組合可防止冒充企圖，並提供全面涵蓋。
2. 監控與過濾： 許多電子郵件過濾程序會掃描傳入與傳出郵件中可能的惡意內容或連結。現今的電子郵件安全性應用程式會使用人工智慧來檢查電子郵件標頭、語言跡象與網域名稱。當出現異常時，篩選器會在郵件進入收件匣之前將其隔離或封鎖。透過控制垃圾郵件並封鎖惡意附件，監控在保護終端使用者方面扮演重要角色。

為什麼電子郵件安全性對企業至關重要？

電子郵件包含公司活動中最關鍵的資訊，包括智慧財產、付款資訊與高階主管通訊。據估計，網路犯罪每年對美國經濟造成超過 125 億美元的損失，而 business email compromise (BEC) 是網路犯罪中破壞性最強的形式之一。網路犯罪分子經常利用關鍵訊息來竊取帳戶或在組織內散布惡意軟體。單一電子郵件遭入侵，就可能破壞重要討論或洩露客戶資訊，造成財務與聲譽損失。

這使得電子郵件安全性成為組織安全性的關鍵面向之一。以下是幾項說明為何電子郵件安全性是首要關注事項的因素：

1. 維護品牌信任：影響組織電子郵件通訊管道的事件，可能會對與客戶的關係造成負面影響。消費者將其資訊提供給企業時，期待企業能保障其隱私。透過強而有力的措施保護電子郵件免受惡意攻擊，企業可以保護使用者資料，進而建立信任與忠誠度。
2. 法規與合規要求： 某些產業，例如金融、醫療保健與政府部門，必須符合特定的資料保護政策。不遵循將導致巨額罰款與營運許可遭撤銷。在網路安全框架中，電子郵件安全性可透過確認具備加密、驗證與安全備份，有效協助滿足稽核要求。
3. 防範財務詐欺： 一種常見的電子郵件詐欺類型是 Business Email Compromise (BEC)，可能導致重大財務損失。另一種常見詐騙是攻擊者假冒高階主管或供應商，誘騙員工進行電匯。有效的電子郵件安全措施可防止偽冒，並提醒收件者注意可能的詐欺付款要求，從而避免損失。
4. 資料保護與智慧財產：公司資訊、商業機密與客戶資訊經常透過電子郵件分享。資料外洩可能導致重要資源流失，並引發訴訟或市場占有率下滑。對電子郵件使用加密並控管傳送出去的資訊，可將關鍵資訊外洩的風險降到最低。
5. 業務持續性： 電子郵件仍然是日常業務中最有效的溝通方式。網路釣魚或惡意軟體可能造成嚴重混亂並拖慢工作，導致許多人無法工作。這是因為適當的電子郵件安全措施有助於防止不受歡迎的訊息送達收件匣，從而降低中斷發生的機率。
6. 防範內部威脅：電子郵件威脅不一定總是來自組織外部。有意或無意的內部人員都可能透過不當或惡意使用而危及資料。電子郵件監控工具能夠識別異常的傳送行為或大型附件，這些都可能暗示內部威脅，並在造成重大損害前加以發現。

常見的電子郵件安全威脅

駭客總是在學習與演進，以確保自己在尋找利用薄弱環節的機會時不被偵測到。雖然威脅的具體性質會改變，但某些趨勢仍然不變，且依舊相當令人憂心。

了解這些威脅，就能提前規劃因應。以下是一些常見的電子郵件安全威脅：

1. 網路釣魚與社交工程： Phishing 電子郵件是假冒來自合法公司或朋友的訊息，目的是誘使使用者提供其認證資訊或點擊連結。在許多電子郵件安全案例中，整個部門都可能落入熟練釣魚攻擊者撒下的網中。即時掃描可疑語句或連結，也是電子郵件安全解決方案的一環，可降低成功入侵的機率。
2. 惡意軟體與勒索軟體： PDF、Word 文件或可執行檔等檔案可能包含惡意內容。惡意軟體一旦啟動，可能竊取資料、監控使用者行為，甚至挾持系統。先進的電子郵件安全解決方案會隔離可疑檔案，並在隔離模式中開啟它們以分析其行為。一些電子郵件安全案例顯示，如果單一受感染檔案因錯誤的篩選設定而通過，整個企業網路都可能遭到封鎖。
3. Business Email Compromise (BEC)： BEC 是一種網路釣魚攻擊，攻擊者會模仿 CEO、其他高階主管或商業夥伴，誘使員工匯款或傳送資料。同時，BEC 不涉及網路釣魚連結或附件，而這些通常會被大多數垃圾郵件篩選器封鎖。為了對抗此威脅，需要使用 DMARC、SPF 與 DKIM 等電子郵件驗證方法。
4. 垃圾郵件與偽冒： 垃圾郵件是不受歡迎的訊息，會塞滿收件匣，也可能包含惡意軟體。另一方面，偽冒是透過變更電子郵件標頭來偽裝假寄件者的過程。反偽冒技術與垃圾郵件篩選器可減少郵件數量並識別詐騙訊息。
5. 認證資訊蒐集： 網路釣魚大多透過假網站，鎖定竊取使用者的登入認證資訊。駭客透過遭竊認證資訊進入系統，接著進一步提升控制層級。MFA 與電子郵件連結掃描是另外兩項可大幅降低認證資訊遭竊機率的措施。
6. 零時差漏洞利用： 某些電子郵件附件包含零時差漏洞，可利用未知的軟體弱點。這些威脅需要迅速處理，否則可能導致嚴重入侵。防止附件執行並實施 advanced threat protection (ATP) 可降低零時差威脅帶來的風險。

電子郵件安全性如何運作？

在實務上，電子郵件安全性是一套由工具、政策與使用者意識措施組成的複雜系統，會在電子郵件流程的不同階段協同運作。從訊息送出到抵達收件者收件匣的那一刻起，都有多層防護機制在運作。因此，讓我們透過了解各種防禦層，來理解電子郵件安全性如何運作：

1. 多層式防禦： 電子郵件安全性包含強大的組態，使用垃圾郵件篩選器、URL 保護與增強型附件掃描。這些層彼此支援，因此如果某一層未能識別威脅，另一層仍可將其識別出來。例如，如果垃圾郵件篩選器將某封郵件判定為安全，進階掃描工具仍可偵測出未被垃圾郵件篩選器標記的病毒。
2. 即時分析： 現代電子郵件安全軟體使用行為分析來即時分析流量。機器學習模型會將惡意附件或連結與大量威脅樣本進行比對，以識別它們。當出現新的或未識別的類別時，這些系統會隔離郵件以供進一步審查。這種方法使安全解決方案能夠在短時間內回應新的網路釣魚攻擊或未知漏洞。
3. 電子郵件驗證通訊協定： 電子郵件驗證技術，例如 DMARC、SPF 和 DKIM，有助於確認寄件者身分，因此可禁止使用偽造網域名稱。這些通訊協定會檢查傳入通訊的真實性，並捨棄不符合驗證標準的電子郵件，從而提供額外一層防護，以抵禦冒充詐騙。
4. 敏感資料加密： 電子郵件加密可確保電子郵件內容僅傳送給正確的人員。這可避免資料在傳輸期間遭到攔截。大多數電子郵件安全軟體都包含加密功能，以提升通訊安全性並防止資訊外洩。
5. 隔離與威脅隔絕： 某些可疑電子郵件會被封鎖或隔離，並送至特殊資料夾以供進一步檢查。如此一來，使用者便無法與危險郵件互動。隔離區管理可讓管理員檢視遭隔離的電子郵件，並在確認安全時將其釋放，從而在不干擾工作流程的情況下提升防護。
6. 使用者行為監控： 行為分析會監控電子郵件使用行為，並尋找任何可能表示帳戶已遭入侵的異常情況。當員工開始傳送大量含有附件的電子郵件時，安全工具可以阻止此類活動並通知管理員。

電子郵件安全的優勢

導入電子郵件安全的公司可獲得多項優勢。在以下章節中，我們將探討其中一些優勢，說明可靠措施如何確保通訊與業務在不受任何形式干擾的情況下持續進行，尤其考量到電子郵件對企業而言至關重要。

1. 減少停機時間與事件回應： 透過一開始就將垃圾郵件阻擋在收件匣之外，組織可降低大規模感染的可能性。這種預防性方法可減少所需的重大事件回應活動數量。此類系統可協助團隊專注於主動性活動，例如強化電子郵件安全解決方案，而不是試圖應對大規模外洩事件。
2. 提升營運效率： 較少的垃圾郵件與可疑附件意味著在篩選垃圾內容或處理遭入侵帳戶上浪費的時間更少。可執行自動掃描與隔離的反垃圾郵件軟體，也能協助 IT 部門處理更重要的任務。這可讓工作更有效率、降低成本，並提升員工在工作場所使用技術時的舒適度。
3. 強化法規遵循： 處理資訊的組織受到資料保護法規的約束。電子郵件安全可透過加密資料、實施存取控制，以及提供安全的稽核軌跡來協助符合法規要求。這可將意外違法的機率降至最低，進而遏止法律行動。
4. 提升員工生產力： 電子郵件安全解決方案可減少員工收到的垃圾郵件與網路釣魚郵件數量，從而降低他們分心的次數。自動化篩選系統讓收件匣管理變得更容易，因此可提升整體生產力。
5. 保護第三方通訊： 機密資訊通常會透過電子郵件在供應商與合作夥伴之間傳輸。為了保護第三方資訊的機密性，必須確保外部通訊安全。這對業務有益，也有助於建立信任。
6. 節省事件回應成本： 主動採取措施防止電子郵件中的外洩事件，可為公司節省回應與復原外洩事件的成本。在此情況下，組織能夠在閘道處防止威脅，因此可避免昂貴的鑑識調查、系統還原成本及法律費用。

電子郵件安全挑戰

儘管電子郵件安全的優勢顯而易見，但在實作此概念時仍面臨會削弱其效率的障礙。從內部限制到動態變化的攻擊向量，以下是組織必須面對的一些挑戰。

1. 人為錯誤與疏忽：即使是最先進的安全篩選器，也無法規範每位使用者的行為。有些員工可能會成為精心設計的網路釣魚連結受害者，或開啟電子郵件中受感染的附件。這些錯誤可透過定期的辨識訓練以及模擬入侵來降低。
2. 快速演變的威脅態勢：攻擊者通常並不愚笨，會以新型攻擊回應新的防禦，例如進階冒充或零時差手法，而這些已超出傳統防護的能力範圍。在網路安全中，電子郵件安全需要持續調整所使用的工具與威脅情報。若沒有持續強化，即使是最強大的系統也會逐漸失效，公司也將面臨新的與未識別的威脅風險。
3. 誤判與漏判： 電子郵件安全工具的一些問題包括將無害郵件標記為潛在威脅，也就是所謂的誤判，或完全漏掉惡意電子郵件，也就是漏判。定期檢查篩選器並取得使用者回饋，有助於在不干擾日常業務通訊的情況下維持良好的安全水準。
4. BYOD (Bring Your Own Device) 風險： 在個人裝置上使用公司電子郵件也會帶來其他風險。若控制不當，這些裝置可能構成威脅，並被用來攻擊組織的系統。MDM 解決方案也可控制 BYOD 的風險，而對電子郵件存取的限制則有助於降低使用 BYOD 所帶來的風險。
5. 電子郵件流量可視性有限： 某些電子郵件威脅能透過使用加密通道來規避安全控制。若沒有 Deep Packet Inspection (DPI)，惡意內容很容易在未被察覺的情況下通過。使用可解密並檢視電子郵件流量的工具，可提供更佳的可視性與威脅識別能力。
6. 缺乏使用者意識： 安全解決方案不足以防止所有由人員造成的風險。員工缺乏意識，意味著他們有時可能會成為網路釣魚詐騙的受害者。定期訓練以及實際上無害的網路釣魚電子郵件演練，有助於提升員工的安全意識。

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電子郵件安全最佳實務

電子郵件安全涵蓋從技術到管理層面、且需定期執行的對策與實務。

以下是有助於建立更強大防禦的指引。

1. 實施多重要素驗證： 加入不僅僅是密碼的驗證因素，可大幅干擾潛在攻擊者的活動。然而，即使使用者認證資料遭到入侵，在存取帳戶之前仍有額外一層驗證需要被繞過。 MFA 通常會整合至組織中的電子郵件安全軟體，以便在所有帳戶上強制執行相同政策。這種方法可降低未經授權使用電子郵件的可能性，並有助於建立安全環境。
2. 定期安全稽核與滲透測試： 安全團隊可從定期模擬網路釣魚攻擊或嘗試繞過垃圾郵件篩選器的測試中獲得價值。這些稽核有助於識別脆弱區域，從而及時引導必要的變更。檢查設定並分析隔離報告，可證明電子郵件安全解決方案始終維持良好校準。這表示在真正威脅發生之前，總會先進行檢查，而這正是持續測試的作用。
3. 員工意識與訓練： 即使是先進技術，若使用者對威脅毫無概念，也無法防止外洩事件。會經常進行網路釣魚、連結與社交工程演練，以提升員工意識。網路釣魚測試有助於提醒人們正確作法，並鼓勵員工識別及回報可疑電子郵件。
4. 電子郵件加密： 對敏感電子郵件進行加密後，只有預定收件者才能開啟已傳送電子郵件的內容。這表示傳輸中的資料無法被攔截，從而確保重要資訊不易受到中間人攻擊。加密非常重要，尤其是對於處理敏感資訊的公司，例如金融和醫療保健產業。
5. 存取控制與角色型權限： 限制員工可接收的電子郵件流量類型，也能將收到與其職位無關之機密資訊的可能性降到最低。套用角色型權限可讓部分員工難以存取其工作不需要接觸的資訊。這是因為透過這種方法，可大幅降低內部威脅與資料外洩。
6. 附件與連結掃描： 即時掃描附件與 URL，可用於識別並防止惡意檔案進入使用者的收件匣。這些系統會隔離看起來可疑的內容，並通知安全團隊進一步調查。如此一來，組織便能在很大程度上將惡意軟體下載的威脅降到最低。

電子郵件安全漏洞的真實案例

現在我們對電子郵件安全的運作方式有了更深入的了解，接著來看看一些備受矚目的事件，這些事件證明了我們目前處理電子郵件安全的方式仍然不足。這些事件會造成聲譽損害、金錢損失，以及監管關注。

1. Microsoft 雲端電子郵件外洩事件（2023 年 6 月）： 於 2023 年 6 月，Microsoft 遭遇了 一起嚴重的資料外洩事件，目標是多個美國政府部門的雲端電子郵件服務。部分受害者包括商務部長 Gina Raimondo 與美國駐中國大使 Nicholas Burns。此次外洩導致美國國務院 10 個帳戶中約 60,000 封電子郵件遭竊。因此，聯邦政府隨後對 Microsoft 的安全措施進行審查。該公司同意改善其措施，以防止未來發生類似攻擊。
2. Barracuda ESG Appliances 攻擊（2023 年 5 月）： Barracuda Networks最近披露了其 Email Security Gateway (ESG) 設備中的一項重大漏洞，且該漏洞自 2022 年 10 月起即已遭用於攻擊。然而，在 Barracuda 著手修補該漏洞期間，仍有數名客戶遭到網路犯罪分子攻擊。Barracuda 建議受影響的客戶應完全移除受影響的硬體，並為其提供新產品。此外，該公司也已採取進一步的防護措施，以保護使用者並避免未來再次發生此類事件。
3. 波特蘭市 BEC 攻擊（2022 年 4 月）：Portland 市在 2022 年遭遇了一起商務電子郵件入侵（BEC）詐騙，損失了 140 萬美元。網路犯罪分子冒充一家非營利組織，向市政府官員發送電子郵件，誘使他們匯款。此事件發生後，Portland 市政府當局採取了更積極主動的措施，加強了網路安全，並提高員工對如何識別網路釣魚活動的認知。此外，他們還檢查了其電子郵件通訊政策，以避免未來再次發生此類醜聞。
4. Kaiser Permanente 未經授權的電子郵件存取事件（2022 年 4 月）： Kaiser Permanente 宣布因員工電子郵件遭受網路釣魚攻擊而發生資料外洩，影響約 70,000 名病患。此次外洩洩露了許多病患的個人資訊，包括病歷號碼與就診日期。Kaiser Permanente 一發現發生外洩，便在數小時內採取行動加以控制。之後，該組織加強了電子郵件的存取控制，並為員工提供更完善的教育訓練，以了解如何保護病患資料免受風險影響。
5. Mailchimp 資料外洩事件（2023 年 1 月）： 於 2022 年，Mailchimp遭遇了數次網路攻擊，但都未成功。然而，在最後一次也是最有效的嘗試中，也就是一次網路釣魚攻擊，安全防護於 2023 年 1 月遭到破壞，並影響了至少 133 個使用者帳戶。一些已知受影響的公司包括 WooCommerce 和 Yuga Labs，這有助於說明此次資料外洩的範圍。為了因應此事件，Mailchimp 擴大了員工網路安全訓練，並對所有帳戶強制實施雙因素驗證。該公司也致力於身分識別管理流程，以防止未來的其他風險，並加強對使用者資料的保護。

什麼是電子郵件安全政策？

電子郵件安全政策 定義了規範員工處理與保護電子郵件通訊方式的組織規章。這些規則旨在將組織行為中的差異與變化降到最低，以免遭攻擊者利用。

這些政策是網路安全範式中電子郵件安全的重要要素。讓我們了解這些政策如何運作。

1. 政策制定與執行： 安全團隊會制定指引，定義電子郵件的使用方式、資料分類以及加密要求。執行仰賴技術與監督，而垃圾郵件篩選器可防止傳輸被禁止的檔案類型，記錄則可追蹤違反政策的行為。
2. 事件回應指引： 若沒有適當的指引，即使是最優秀的電子郵件安全軟體，也無法完全消除事件發生的風險。為了有效，政策還應詳細說明在發生電子郵件外洩時，使用者與 IT 部門將採取的步驟，包括如何隔離受影響的收件匣，以及何時回報事件。
3. 資料保留與封存： 電子郵件政策必須處理保留期限以及電子郵件封存的問題，以符合法律要求。妥善資料封存的另一項優點是，它有助於保護重要通訊，避免其意外遺失，並可在稽核或調查過程中輕鬆存取。
4. 密碼管理要求： 良好的密碼實務有助於降低入侵者取得電子郵件帳戶存取權的機率。這些政策應包含密碼到期、密碼複雜度，以及防止重複使用密碼。將密碼管理與 MFA 結合，可強化電子郵件帳戶的保護，因此也能提升密碼管理成效。
5. 使用者存取審查： 定期檢查電子郵件帳戶存取清單，可更容易區分那些已不再使用或不再需要的帳戶，從而確保只有現職員工能夠存取。這項做法可降低帳戶成為孤兒帳戶，進而遭攻擊者用於惡意目的的可能性。
6. 事件回報架構： 建立適當的可疑電子郵件或任何事件回報架構，可確保員工能夠提醒公司注意任何可能的威脅。高效率的回報系統有助於組織在威脅擴大之前採取行動。

電子郵件安全解決方案考量的關鍵功能

現今市場上有許多可改善電子郵件安全的解決方案，具備各種不同功能。要選擇理想的替代方案，需要了解某些符合貴組織風險承受度與法律標準的特性。

讓我們看看電子郵件安全解決方案中應考量的那些功能。

1. 進階威脅偵測： 強化型攻擊結合了許多技術，例如指令碼注入攻擊、以影像為基礎的網路釣魚，以及零時差攻擊。現今的電子郵件防護工具應使用 AI 或機器學習，也就是說，它們不僅應分析電子郵件內容，也應分析其格式或中繼資料。這種方法可在威脅進入使用者收件匣之前就加以阻止，因此更具主動性。
2. 與更廣泛的安全堆疊整合： 當電子郵件防護工具與其他解決方案整合時，例如 端點防護、SIEM 系統或 CASB，其效果最佳。這是因為雙向資料流可促進整個網路建立一致的安全態勢。  這種整合式方法反映出，網路安全中的電子郵件安全不只是掃描電子郵件而已。
3. 電子郵件隔離與篩選： 良好的電子郵件安全解決方案會隔離可能不安全的訊息，並讓管理員在需要時釋放這些訊息。這可防止大量網路釣魚電子郵件進入使用者收件匣，最終降低使用者無意間與威脅互動的可能性。
4. 威脅情報整合： 目前的電子郵件安全解決方案會連接全球威脅情報資料庫，並會在偵測到新威脅時更新。如此一來，系統便能持續獲得資訊，並隨時掌握最新形式的網路釣魚與惡意軟體。
5. 使用者行為分析：行為分析會追蹤電子郵件行為，並在出現可能表示帳戶已遭入侵的變化時發出警示。這包括識別例如從異常位置登入、轉寄電子郵件，或傳送大量附件等活動。
6. 報告與合規工具： 有效的電子郵件安全解決方案會提供遭封鎖威脅、使用者互動及政策違規的完整報告。這些報告可協助組織證明其具備符合產業要求的能力，並強化未來的安全措施。

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結論

最後，我們現在已了解，電子郵件威脅涵蓋從簡單的垃圾郵件與網路釣魚訊息，到可能對組織造成嚴重影響的更複雜零時差攻擊。這些風險以及對電子郵件安全的需求，是現今每家企業都應該了解的事項。降低攻擊面、即時識別威脅、提升使用者意識，以及落實政策，都有助於防止大多數類型的攻擊。然而，我們也必須注意，沒有任何工具或方法能夠單獨有效對抗所有類型的入侵。若要達到理想的安全成效，仍需要更完善的措施，例如使用電子郵件安全軟體、整合式解決方案，以及定期員工教育。