Per le aziende che collaborano con terze parti o società esterne, la gestione del rischio di terze parti è diventata una pratica imprescindibile. È necessario gestire i nuovi rischi, dato che le organizzazioni ricorrono sempre più spesso all'outsourcing di servizi a terzi. Tale dipendenza, da un lato, offre opportunità e, dall'altro, introduce vulnerabilità che richiedono una supervisione sistematica.
La gestione del rischio di terze parti comporta la valutazione continua di ogni relazione esterna per garantire che continui a soddisfare i requisiti di sicurezza, conformità e prestazioni. Questo approccio continuo è efficace nell'identificare i rischi emergenti man mano che le relazioni e le condizioni di business cambiano nel tempo.
In questo blog discuteremo cosa sia la gestione dei rischi di terze parti (TPRM) e come le aziende possano impostare programmi TPRM di successo per proteggersi. Questo blog esplorerà anche le principali categorie di rischio, le caratteristiche di un solido sistema di gestione dei rischi di terze parti e le pratiche che aiutano a ridurre i problemi.
Che cos'è la gestione dei rischi di terze parti (TPRM)?
La gestione dei rischi di terze parti comporta l'identificazione, l'analisi e il controllo dei rischi derivanti dall'utilizzo di risorse di terze parti. Tali entità esterne possono essere fornitori, partner commerciali, appaltatori, ecc. Il TPRM esamina come queste relazioni possono influire sull'azienda in termini di operazioni, sicurezza, finanze e reputazione.
Con il crescente numero di aziende che utilizzano servizi di terze parti, la portata del TPRM si è ampliata. La maggior parte delle aziende utilizza decine o addirittura centinaia di fornitori esterni per i propri flussi di lavoro, dall'archiviazione cloud agli strumenti software, dall'elaborazione dei pagamenti al servizio clienti. Ogni collegamento crea un possibile canale attraverso il quale i problemi possono entrare nell'organizzazione. Un programma TPRM efficace esamina queste relazioni per identificare le vulnerabilità prima che diventino problemi.
Perché la gestione dei rischi di terze parti è fondamentale?
La catena di fornitura digitale si è ampliata in modo significativo, offrendo agli aggressori più punti di accesso per attaccare i sistemi. Il collegamento della rete a un fornitore potrebbe potenzialmente creare una backdoor ai dati che qualcun altro potrebbe sfruttare. La maggior parte delle violazioni di dati di alto profilo non prende di mira direttamente le grandi aziende, ma inizia piuttosto da alcuni fornitori più piccoli con una sicurezza più debole. Il TPRM individua queste possibili vie di attacco e le risolve prima che possano essere sfruttate.
Mantenere un buon TPRM consente di rispettare varie leggi, evitando così multe. Il GDPR in Europa, il CCPA in California e le leggi di settore in ambito sanitario e finanziario impongono alle organizzazioni di valutare i problemi relativi ai fornitori. L'azienda può essere ritenuta corresponsabile dalle autorità di regolamentazione se il fornitore non protegge i dati dei clienti.
Il TPRM è diventato fondamentale poiché la privacy dei dati è una priorità per un numero sempre maggiore di organizzazioni. Le organizzazioni sono ancora responsabili della protezione delle informazioni dei clienti quando le trasmettono a società terze. Assicurando che tutti i membri della rete siano responsabili dei dati, il TPRM riduce la probabilità di problemi di privacy che potrebbero compromettere la fiducia nell'azienda.
Tipi comuni di rischi di terze parti
Dopo aver compreso i diversi tipi di rischi che le terze parti possono comportare, le aziende possono difendersi in modo adeguato.
- Rischi finanziari: I fornitori possono trovarsi in una situazione di instabilità finanziaria che compromette la fornitura dei loro servizi. Le operazioni possono subire gravi interruzioni quando un fornitore si trova in una situazione di insolvenza o ha problemi significativi di flusso di cassa.
- Aumento del rischio per la sicurezza: I fornitori possono causare danni ai sistemi. Gli hacker possono utilizzare il fornitore di software per accedere alla rete se la sicurezza è carente. Il TPRM esamina il modo in cui i fornitori proteggono i propri sistemi e come si interfacciano e si connettono al sistema dell'organizzazione.
- Rischi di conformità: Questi rischi si verificano quando i fornitori non sono conformi alle leggi o agli standard di settore applicabili alla loro attività. Se i partner gestiscono i dati o operano nel proprio interesse e violano le regole, l'azienda potrebbe subire sanzioni.
- Rischi operativi: Questi rischi hanno un impatto diretto sulle normali funzioni aziendali. Si va dai fornitori che offrono impianti di produzione scadenti, al mancato rispetto delle scadenze, alle interruzioni che compromettono servizi critici.
- Rischi reputazionali: Questi rischi sorgono quando le azioni del fornitore si riflettono negativamente sull'immagine dell'azienda. Inoltre, se un partner inizia a comportarsi in modo inaffidabile o riceve cattiva pubblicità per qualcosa, le persone assoceranno la reputazione dell'organizzazione alla sua.
Componenti chiave della gestione dei rischi di terze parti
Un framework di soluzioni fornisce le componenti multiple e interdipendenti del TPRM necessarie per costruire un programma solido.
Individuazione e classificazione delle terze parti
Un TPRM efficace inizia con l'individuazione e la classificazione delle terze parti. Consiste nell'elaborazione di un inventario esaustivo di tutte le terze parti con cui l'organizzazione collabora e nella loro classificazione in base al grado di rischio che rappresentano. La classificazione terrà conto del tipo di dati a cui hanno accesso, della loro importanza critica per le operazioni e di eventuali obblighi normativi a cui sono soggetti. Ciò consente di indirizzare le risorse verso le relazioni che presentano il rischio maggiore.
Valutazione del rischio e due diligence
Una valutazione efficace del rischio e una due diligencepermettono alle organizzazioni di comprendere i rischi specifici associati a ciascuna relazione. Questo processo valuta i fornitori prima della firma e periodicamente dopo la firma. Tali valutazioni possono includere questionari sulla sicurezza o revisioni di documenti e, in alcuni casi, test in loco o tecnici. L'obiettivo è individuare le lacune nei controlli dei fornitori che potrebbero causare problemi all'azienda.
Sicurezza contrattuale e requisiti
Si tratta di disposizioni contenute negli accordi contrattuali che tutelano gli interessi dell'azienda. I contratti ben redatti includono non solo i requisiti di sicurezza, ma anche le norme sulla protezione dei dati, le clausole sul diritto di verifica e descrivono chiaramente le conseguenze del mancato rispetto degli standard stabiliti. Essi definiscono le aspettative e attribuiscono la responsabilità ai terzi che trattano i dati o forniscono un servizio mission-critical.
Monitoraggio e rivalutazione continui
Ciò consente di mantenere aggiornate le informazioni sui rischi dell'organizzazione. Quando il TPRM è efficace, non si attende la stipula dei contratti per controllare i fornitori, ma tiene invece sotto controllo i cambiamenti che potrebbero aumentare il rischio. Ciò comprende il monitoraggio dei rating di sicurezza, degli indicatori di salute finanziaria, delle notizie sui fornitori e delle rivalutazioni periodiche con frequenze allineate al rischio.
Pianificazione della risposta agli incidenti
La pianificazione della risposta agli incidenti aiuta le organizzazioni a pianificare le questioni che sorgono con terze parti. Questi piani descrivono le azioni da intraprendere in caso di violazione dei dati, incidenti relativi alle conoscenze o interruzioni del servizio che hanno un impatto diretto sulle aziende in qualità di clienti di un fornitore. Questa procedura riduce i danni causati dagli incidenti quando questi si verificano e garantisce che tutti i team di risposta siano consapevoli dei propri compiti.
Vantaggi di un'efficace gestione dei rischi di terze parti
Le organizzazioni che implementano solidi programmi TPRM ottengono vantaggi che vanno oltre la semplice riduzione dei rischi.
Riduzione degli incidenti relativi alla sicurezza e alla conformità
Il TPRM aiuta a individuare e risolvere i problemi prima che causino danni. Riconoscendo i punti deboli dei fornitori e risolvendo tali problemi, si riduce il rischio di violazioni e infrazioni normative. Prevenendo gli incidenti di sicurezza, le organizzazioni risparmiano sui costi e sulle interruzioni che possono derivare dall'attuazione di un programma di mitigazione delle minacce partendo da zero.
Maggiore visibilità sui rischi aziendali estesi
Fornisce alla leadership una visione più ampia delle responsabilità all'interno dell'organizzazione. Anziché limitarsi a considerare i rischi interni, i responsabili delle decisioni possono anche vedere come le relazioni esterne influiscono sul rischio complessivo. Questa prospettiva più ampia consente un processo decisionale aziendale più informato, oltre a una migliore allocazione delle risorse di sicurezza.
Migliore gestione delle prestazioni di terze parti
Una migliore gestione delle prestazioni di terze parti significa che i fornitori servono meglio l'organizzazione. Misurando le prestazioni in materia di sicurezza e conformità oltre ai parametri tradizionali quali costi e tempi di consegna, i fornitori hanno una motivazione in più per mantenere gli standard. Ciò eleva lo standard delle relazioni con i fornitori.
Efficienza dei costi attraverso la standardizzazione
Con il TPRM, il lavoro di gestione dei fornitori diminuisce. Il TPRM standardizzato crea processi uniformi che consentono di risparmiare tempo e risorse, invece dei metodi individuali e dispendiosi in termini di tempo utilizzati per ogni singola relazione. I team dedicano meno tempo alle valutazioni di routine e più tempo ad affrontare i rischi significativi.
Maggiore fiducia degli stakeholder
Le organizzazioni hanno il controllo su rischi più estesi grazie alla maggiore fiducia degli stakeholder. I clienti, i partner, gli investitori e persino le autorità di regolamentazione hanno una maggiore fiducia nella mitigazione complessiva del rischio quando vedono che le aziende gestiscono bene il rischio di terze parti.
Passaggi per creare un quadro di gestione dei rischi di terze parti
Il primo passo per creare un quadro TPRM è ottenere il sostegno del team dirigenziale. I leader devono comprendere le ragioni commerciali alla base del TPRM, come la protezione dell'azienda da perdite finanziarie, sanzioni normative e danni alla reputazione. Questo sostegno visibile serve anche ad attenuare la resistenza dei team che potrebbero considerare il TPRM un ostacolo al coinvolgimento dei fornitori.
La definizione di una metodologia di valutazione del rischio conferisce coerenza al programma. Questo approccio delinea il modo in cui le organizzazioni valutano il rischio dei fornitori, quali risultati sono più importanti per loro e come risolvono i diversi tipi di risultati.
La creazione di strutture di governance fornisce una chiara attribuzione delle responsabilità delle attività TPRM. Ciò potrebbe includere la definizione dei ruoli e delle responsabilità tra i vari reparti, la creazione di flussi di lavoro di approvazione e la creazione di comitati per la revisione delle relazioni ad alto rischio. I sistemi di governance garantiscono la responsabilità e scoraggiano il rinvio o l'aggiramento di passaggi cruciali.
Le soluzioni tecnologiche hanno reso il TPRM più efficiente ed efficace. Con strumenti specializzati, i team possono automatizzare i questionari, monitorare i risultati delle valutazioni, acquisire i rapporti sulle prestazioni dei fornitori o qualsiasi altro tipo di rapporto. Tali sistemi aiutano a ridurre al minimo lo sforzo manuale e l'errore umano e consentono una maggiore comprensione dei risultati del programma.
Garantire che il personale e i fornitori comprendano il loro ruolo nel TPRM. I team interni devono comprendere gli strumenti di valutazione, come interpretare i risultati e quando sollevare eventuali preoccupazioni. Le aziende hanno bisogno che i fornitori comprendano ciò che si aspetta da loro e come saranno valutati. La formazione aiuta a mantenere le conoscenze specialistiche, man mano che il programma continua ad evolversi.
Metriche e KPI per misurare l'efficacia del TPRM
La misurazione delle prestazioni del programma fornisce alle organizzazioni informazioni dettagliate sui loro progressi e su dove è necessario intervenire.
Se il profilo di rischio di un'organizzazione cambia, è possibile monitorarlo semplicemente utilizzando i punteggi di rischio dei fornitori. Le valutazioni di sicurezza convertono questi fattori di rischio in una valutazione completa per ciascun fornitore. Ciò aiuta le aziende a determinare se il loro programma sta riducendo il rischio aggregato nel tempo e identifica i fornitori di servizi gestiti che richiedono un'attenzione particolare.
La copertura del programma viene valutata in base alla percentuale di valutazioni completate. Percentuale di valutazioni richieste completate in tempo, che indica lo stadio/la fase di completamento. Un basso tasso di completamento può indicare un problema di processo o una carenza di risorse del programma.
L'efficienza viene monitorata in base al tempo impiegato per completare le valutazioni. Valuta il tempo impiegato tra l'avvio e la chiusura di una valutazione del fornitore. Periodi di valutazione lenti potrebbero ritardare i progetti aziendali e creare insoddisfazione tra i team interni e i fornitori.
I tassi di risoluzione sono un'indicazione dell'efficacia con cui vengono risolti i problemi. Si concentrano anche sulla percentuale di problemi che i fornitori hanno risolto con successo nei tempi concordati. Tassi di risoluzione bassi implicano che i risultati non vengono affrontati in modo adeguato.
I costi degli incidenti di terze parti quantificano i danni reali. Ciò include la copertura delle perdite finanziarie legate agli incidenti attribuibili a terze parti, compresi i costi delle violazioni, l'interruzione dell'attività e le sanzioni normative. La riduzione dei costi degli incidenti nel tempo è segno di un programma TPRM efficace.
Sfide comuni del TPRM (Third-Party Risk Management, gestione dei rischi di terze parti)
Anche i programmi TPRM ben progettati devono affrontare sfide che possono limitarne l'efficacia. Diamo un'occhiata ad alcune di esse.
Visibilità incompleta dell'ecosistema di terze parti
La gestione completa dell'esposizione al rischio dell'ecosistema è difficile a causa della visibilità limitata sulle terze parti e sulle loro reti estese. Un problema ancora più fondamentale è che molte organizzazioni non dispongono di un inventario completo dei propri fornitori e di ciò che questi forniscono. Questa lacuna si verifica solitamente a causa di acquisti decentralizzati, shadow IT e una tenuta dei registri inadeguata.
Problemi di scalabilità nella valutazione dei rischi
I metodi di valutazione classici, come questionari elaborati e valutazioni in loco, richiedono molto tempo e impegno. Con il rapido aumento dei fornitori, i team non riescono più a mantenere la qualità delle valutazioni al passo con le esigenze aziendali. Questo dilemma spinge molte organizzazioni a sacrificare la qualità a favore della velocità.
Processi di due diligence incoerenti
Processi di due diligence instabili forniscono una copertura dei rischi incoerente. Questo metodo di valutazione è spesso utilizzato all'interno della stessa organizzazione, ma può essere associato in modo diverso in organizzazioni diverse, rendendo il segnale di rischio proveniente da tali fornitori non integrato e non comparabile.
Capacità di verifica limitate
Le scarse capacità di verifica riducono la fiducia nei risultati della valutazione. Alcune organizzazioni accettano le autovalutazioni dei fornitori e basano le loro pratiche sulle informazioni fornite senza convalidarle. I fornitori potrebbero dare risposte errate o esagerare i loro controlli di sicurezza.
Limiti di risorse e competenze
I limiti delle risorse e delle competenze disponibili riducono l'efficacia dei programmi. Molte organizzazioni hanno una carenza di personale con le competenze richieste, il che si traduce in valutazioni superficiali o grandi arretrati. Ciò è ancora più problematico data la complessità tecnica dei moderni servizi dei fornitori.
Migliori pratiche di gestione dei rischi di terze parti (TPRM)
Le organizzazioni dovrebbero seguire alcune delle migliori pratiche riportate di seguito per garantire un programma TPRM efficace.
Implementare un approccio di classificazione basato sul rischio
Utilizzare un approccio di classificazione basato sul rischio per concentrare le risorse dove forniscono il massimo valore. La pratica di raggruppare i fornitori in base ai livelli di accesso ai dati, alla criticità dei servizi, agli impatti normativi, ecc. I fornitori ad alto rischio sono soggetti a una valutazione più approfondita e a un monitoraggio continuo, mentre le relazioni a basso rischio sono esaminate con meno rigore. Ciò consente al TPRM di essere efficace in termini di sforzo grazie alla correlazione tra sforzo e livello di rischio.
Standardizzare le metodologie di valutazione
Impostare metodologie di valutazione a livello organizzativo. L'utilizzo degli stessi questionari, criteri di valutazione e metodi di punteggio per tutti i fornitori rende i risultati comparabili e più facili da analizzare. La standardizzazione non solo migliora la cadenza dal punto di vista della consulenza, ma riduce anche la confusione per i fornitori che lavorano con vari reparti all'interno dell'organizzazione.
Stabilire una chiara responsabilità e governance
Assegnazione di una chiara responsabilità e governance per garantire che non vi siano lacune nella copertura. Assegnando la responsabilità ai diversi aspetti del processo TPRM, si evita la duplicazione degli sforzi e si garantisce che nulla vada perso. Una buona governance include percorsi di escalation per i risultati ad alto rischio e la revisione esecutiva dell'efficacia del programma.
Sfruttare l'automazione e la tecnologia
Utilizzare l'automazione e la tecnologia per occuparsi delle attività quotidiane che i team devono svolgere. Con le attuali piattaforme TPRM, le organizzazioni possono automatizzare la distribuzione dei questionari, tracciare le risposte, calcolare i punteggi di rischio e generare report. Questi strumenti consentono al team di dedicare tempo all'analisi dei risultati e alla mitigazione dei rischi chiave, piuttosto che alla gestione della documentazione.
Sviluppare metriche e report significativi
Stabilire KPI e report significativi. Un TPRM efficace fornirà agli stakeholder report sulle metriche chiave che riflettono i livelli di rischio attuali e l'efficacia attuale del TPRM. I report migliori indicano le tendenze e le aree che necessitano di aiuto senza appesantire il lettore con dettagli eccessivi.
Conclusione
Nel mondo interconnesso del business moderno, la gestione del rischio di terze parti si è affermata come un aspetto critico del modo in cui le organizzazioni si proteggono. I metodi e le pratiche descritti in questo articolo offrono un punto di partenza per la creazione di programmi TPRM che riducano il rischio ma siano davvero produttivi. L'identificazione, la valutazione e il controllo sistematici dei rischi di terze parti possono aiutare le organizzazioni a evitare in anticipo molti problemi di sicurezza e conformità.
Con il continuo cambiamento del contesto aziendale verso un maggiore utilizzo di servizi esterni, un solido TPRM diventerà sempre più fondamentale. Le organizzazioni che eccellono in questo campo riceveranno una protezione migliore e un valore maggiore dalle loro relazioni con i fornitori.
FAQs
La gestione dei rischi di terze parti si riferisce ai processi e alle attività che aiutano a identificare, valutare e gestire i rischi associati a organizzazioni esterne quali venditori, fornitori, prestatori di servizi e partner commerciali.
Il TPRM nel contesto della sicurezza informatica consiste nel difendere l'organizzazione dalle minacce che possono penetrare attraverso le relazioni con terze parti. Ciò comporta indagare su come i fornitori gestiscono i dati, valutare i loro controlli di sicurezza, esaminare attentamente eventuali violazioni o vulnerabilità nei loro sistemi e verificare che rispettino le migliori pratiche di sicurezza per garantire che non diventino un punto di accesso per gli attacchi.
Un framework TPRM aiuta un'organizzazione a definire strategicamente come gestire internamente i rischi di terze parti. Comprende le politiche, le procedure, i ruoli, gli strumenti e gli standard che utilizzerà per governare le proprie relazioni con i fornitori.
Ciò comporta la raccolta di informazioni sul fornitore attraverso l'uso di questionari, revisioni della documentazione e persino visite in loco. Considerate questi dati in relazione alle esigenze di sicurezza e conformità. Valutate il rischio sulla base di questi risultati e del rapporto.
Di solito la gestione dei rischi di terze parti coinvolge numerosi team diversi. Il processo di selezione e contrattazione dei fornitori è guidato in gran parte dall'ufficio acquisti. La sicurezza delle informazioni determina il rischio tecnico. I controlli di conformità sono requisiti normativi. L'ufficio legale esamina i contratti. Le indicazioni operative vengono poi fornite dalle unità aziendali che utilizzano i servizi dei fornitori.
Il rischio rappresentato da ciascuna relazione è unico, e lo stesso dovrebbe valere per la frequenza della revisione dei rischi di terze parti. Altri, come i fornitori che hanno accesso a dati sensibili o che forniscono servizi critici, potrebbero richiedere alle aziende di rivedere le loro prestazioni su base trimestrale. I fornitori con un livello di rischio medio possono essere valutati su base annuale.