什麼是 Shadow IT？風險緩解與最佳實務

員工可能對您目前的技術或工作流程不滿意。其中有些人可能尚未表達他們對工作場所中即將出現問題的疑慮。Shadow IT 的風險不容忽視，而且往往始於這些情緒。一名心懷不滿且因企業文化而過於畏懼的員工，可能會轉而使用 Shadow IT 工具來完成工作。

原因是什麼？因為他不想惹老闆不高興，也不想讓其他人知道目前的流程效率不佳。但他不知道的是，這種小小的主動行為可能會帶來新的風險。他們執行的軟體可能包含惡意程式碼，或者該 Shadow IT 軟體可能仍處於原型或 beta 階段。本指南將說明網路安全中的 Shadow IT 是什麼。您將了解 shadow IT 安全性的運作方式、Shadow IT 工具的相關內容，以及下方更多資訊。

什麼是 Shadow IT？

有時候，傳統安全工具和 IT 系統不足以完成某些任務。這時有些員工會決定使用未經中央 IT 權責單位與系統核准的專用軟體與工具。Shadow IT 正成為企業的一大問題，不僅因為它會繞過限制，還因為它帶來多種安全風險。根據 Gartner 的研究，未來員工將持續修改或建立超出 IT 可視範圍的技術。

大多數 shadow IT 安全風險都隱藏在明處。然而，它們往往不易被注意到，而且偵測速度可能非常緩慢。未知的 SaaS 工具、原本應淘汰但仍在使用的舊版系統、重複的資料庫，以及在未經核准的平台上未授權分享檔案或進行協作，都是橫跨地端、混合式與多雲環境的 shadow IT 活動範例。

Shadow IT 的成因

Shadow IT 的成因可能與滿足特定員工的工作需求有關，而這些工具是為了他們的便利而使用。以下是一些主要原因：

• 更熟悉 – 員工可能因使用 Shadow IT 工具而在工作場所感到更自在或更有效率。他們可能認為這些技術有助於更快、更順暢地完成任務。
• 缺乏安全意識與風險認知 – 有些員工確實容易輕信，認為這些未經授權的工具是安全的。他們可能不知道 Shadow IT 工具可能包含惡意軟體。
• 核准流程緩慢 – 員工可能厭倦了軟體或已核准工具在新技術核准上漫長的等待時間。於是，他們在組織其他成員不知情的情況下，轉而採用 Shadow IT 的工作做法。
• 預算限制 – 與組織內已核准的軟體相比，有些 Shadow IT 工具被視為更實惠的替代方案，且沒有使用上限或限制。這會促使員工使用它們。

Shadow IT 的影響

Shadow IT 會帶來真實的風險與危害，並在背景中悄然運作而沒有任何可見跡象。

以下是 Shadow IT 威脅的一些影響：

• Shadow IT 可以繞過 MFA 和 以角色為基礎的存取控制。其系統可能導致資料竊取、損失、應用程式損害及惡意軟體等更高的生產環境風險。
• 具有未授權存取權限的使用者可能對敏感資料和客戶資料庫進行重大變更。他們甚至可能更改健康紀錄、竄改資訊，並影響公司的日常營運。
• Shadow IT 活動可能會在生產流程的任何部分注入惡意程式碼，無論是無意還是蓄意。它們會使組織更容易受到 zero-day 和勒索軟體攻擊。它們也可能破壞防火牆，並繞過入侵偵測與防毒系統。

如何偵測 Shadow IT？

您可以透過定期網路監控與驗證來偵測 Shadow IT。以下是一些方法：

• 您可以定期執行網路稽核，以識別在您的網路上執行的未授權應用程式與服務
• 您應實施網路流量監控，以發現異常資料傳輸或可疑連線
• 如果您有費用報告與採購資料，可以分析它們以找出未授權的軟體採購
• 您需要連接您的 SSO 與身分識別提供者，例如 Google Workspace 或 Azure Active Directory，以追蹤應用程式使用者
• 您可以部署探索代理程式與瀏覽器擴充功能，以找出端點上已安裝的應用程式
• 您應訓練員工回報他們正在使用但尚未獲得核准的新應用程式
• 如果您未能定期進行安全評估，Shadow IT 將持續在未被偵測的情況下成長
• 您可以監控雲端使用模式，以識別正在被存取的未授權雲端服務
• 在您實施任何解決方案之前，請先完整盤點所有已核准的應用程式
• 他們需要結合使用這些方法，才能達成完整可視性

如何預防與控制 Shadow IT？

以下說明您可以如何預防與控制 Shadow IT 風險：

• 使用 Shadow IT 探索工具 – 這些工具可協助您的公司找出並識別 Shadow IT 技術。它們可提供所有 Shadow IT 風險的全面概覽，並提供即時監控能力。您的 IT 部門將獲得迫切需要的可視性，並能迅速回應 Shadow IT 問題。
• 嘗試使用 Cloud Security Access Brokers (CASBs) – Cloud Security Access Brokers (CASBs) 可以為您公司的網路和 雲端安全 把關。它們可用於實施最佳加密通訊協定、存取控制，以及資料外洩防護 (DLP) 措施。您也可以藉由使用這些措施來防止資料外洩，並確保敏感資料持續受到保護，同時套用最佳的 SaaS 安全實務。
• 納入 Shadow IT 意識與風險管理訓練 – 這點不言而喻，但所有員工都需要接受訓練，無論他們是否了解 Shadow IT 作法。當每個人都具備一致認知，並了解最新的 Shadow IT 創新時，就較不容易受騙或被突發狀況打得措手不及。定期舉辦訓練課程並不時測試員工的知識非常重要。他們也應該知道，如果偏好其他解決方案，在必要時可以使用哪些 Shadow IT 替代方案。

Shadow IT 的好處

Shadow IT 工具確實能為使用者帶來一些好處：

• 當員工可直接存取所需軟體時，他們能更有效率地完成工作。
• Shadow IT 應用程式可讓檔案分享更容易，訊息傳遞更便利。它們可促進員工更快速地協作，並讓各部門之間的溝通效率大幅提升。
• Shadow IT 技術非常靈活且易於實作。您可以快速部署它們，而且它們可提供無縫整合。如果您的組織面臨任何效能低落或瓶頸問題，它們也能加以解決。
• Shadow IT 工具也具有高度可自訂性，這表示您可以依需求新增或移除功能。它們不像現成軟體那樣受限，也不像雲端服務那樣具有內建規則。有些 Shadow IT 技術完全是開放原始碼且免費，這也代表您可以節省成本。

Shadow IT 的風險與挑戰

以下是 Shadow IT 的一些風險與挑戰：

缺乏可視性

當員工使用未經授權的工具和雲端應用程式時，IT 部門不知道背景中發生了什麼事。他們會失去可視性，安全性管理也會變得困難。公司將無法追蹤最新的安全更新，也無法有效落實嚴格的安全措施。

資料安全性不佳

Shadow IT 工具可能導致敏感資料外洩或不安全的檔案分享。由於這些工具是由未經核准的供應商建立，因此無法預知由它們儲存和傳輸的資料會發生什麼事。這可能對組織的聲譽和財務造成嚴重損害。

造成合規缺口

Shadow IT 可能造成新的合規缺口，並違反現有的資料保護法規，例如 CIS Benchmark、NIST、HIPAA 或 GDPR。未經授權的工具不一定遵循產業標準，並可能讓公司更容易面臨法律罰款、訴訟及其他處罰。

低效率與零散的工作流程

Shadow IT 應用程式無法順暢整合至 IT 系統中。它們可能造成工作流程零散、資料不一致及營運中斷。最終，這些問題都會影響員工生產力，並在長期內對整個組織造成影響。

管理 Shadow IT 的最佳實務

以下是一些您可以在組織中實施、用來管理 Shadow IT 的最佳實務：

• 檢視並稽核組織內所有現有的使用者帳戶，同時檢查 SaaS 應用程式的使用情況，並確認它們是否符合您組織的使用需求與風險承受度要求。
• 您也應檢視存取控制，並確保符合法律與法規遵循義務。檢查所有與未核准應用程式相關的交易，對交易資料進行比較分析，並記錄其下載與上傳流量。
• 檢查您的安全參數，並確認您的組織是否採用最新的加密標準。此外，如果有任何系統未修補或缺乏更新的跡象，請立即著手處理。也建議建立動態政策並將其細緻化，以便您能有效控制應用程式與使用者之間的資料傳輸。
• 採用最小權限存取原則，並建立零信任網路安全架構。定期檢視您的政策，並蒐集終端使用者回饋，以了解其運作成效。
• 此外，也要建立例外機制，當您的組織不想選擇強制執行特定政策或控制措施時，這些機制將非常有價值。這將提供彈性，且不會強制要求使用 Shadow IT 技術與工具。

Shadow IT 的範例

以下是一些實際運作中的 Shadow IT 範例：

• Discord、Telegram、Signal 和 Slack 等第三方應用程式可用於加密通訊並散布未經授權的檔案分享。組織無法追蹤這些服務中的資訊流向，也無法監控它們。
• 未事先取得組織核准就下載專用軟體，可能會在公司網路中引入 Shadow IT 風險。員工也可能使用 Shadow IT 設計工具、CRM、帳戶及其他 SaaS 應用程式，而這些都可能造成合規挑戰與控制不足。
• 員工可能利用 Shadow IT 政策控制，在董事會成員與利害關係人不知情的情況下，自訂組織現有的安全政策。談到 BYOD（自帶裝置）政策時，他們可能選擇忽視這些政策，並攜帶個人筆記型電腦、手機和平板來工作，而這些裝置都未由 IT 部門管理，並引入多種 Shadow IT 網路安全風險。

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結論

以上就是您在組織中防止 Shadow IT 並阻止使用這些工具與技術的方法。我們並不是說所有 Shadow IT 都是不好的，但在大多數情況下，它們可能被證明是有害的。這一切都取決於您組織的需求、員工的心理狀態，以及每個人的工作表現。

透明的溝通是持續成功的關鍵，因此您應鼓勵公開回饋。您也可以為想表達疑慮但過於害怕的員工建立匿名通報管道。這將為他們提供一個表達想法的出口，而不必訴諸 Shadow IT 作法。